Was Sie über Reisekostenmanagement in Unternehmen wissen müssen

Das Wichtigste auf einen Blick: 

Als Geschäftsreisen gelten generell alle berufsbedingten Reisen, die Mitarbeitende außerhalb ihres regulären Arbeitsortes durchführen. Gründe für die Reise können sein: 

Zusätzlich muss eine Reise mehr als 8 Stunden dauern und über die Grenzen des Wohnortes hinausführen, damit sie als Geschäftsreise gilt. Zum Beispiel zählt ein 3-stündiger Kundenbesuch in der gleichen Stadt nicht als Geschäftsreise, sondern als Dienstgang.

Reisekosten sind Ausgaben, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen. Dazu gehören: 

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen die oben genannten Transport- und Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Wichtig dabei: Diese Kosten müssen im Rahmen der Geschäftsreise anfallen, um als erstattungsfähig zu gelten. Kosten, die außerhalb der Arbeitszeit entstehen und nicht beruflich bedingt sind, müssen von den Reisenden selbst getragen werden.

Reisekosten ist der Oberbegriff für alle Kosten, die durch eine Geschäftsreise entstehen (Fahrt, Unterkunft, Verpflegung, Nebenkosten). Für Spesen gibt es keine eindeutige Definition: Manchmal wird der Begriff synonym zu Reisekosten verwendet, in anderen Quellen beschreibt er nur den Verpflegungsmehraufwand. 

Im allgemeinen Sprachgebrauch beziehen sich die beiden Begriffe in der Regel auf dasselbe: die Ausgaben im Rahmen einer Dienstreise. Deshalb verwenden wir die beiden Begriffe ebenfalls synonym.

Nein, Arbeitgeber sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Angestellten die Auslagen zu erstatten. 

Sollte das Unternehmen es ablehnen, die Reisekosten zu übernehmen, können Arbeitnehmende ihre Ausgaben in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das Finanzamt zahlt dann den Pauschalbetrag nicht zurück, sondern verrechnet ihn mit dem zu versteuernden Einkommen. Das verringert die Steuerlast für die Arbeitnehmenden. 

Übrigens können nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige Reisekosten steuerlich geltend machen. Im Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“ erfahren Sie, wie das geht.

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufschlüsselung der Kosten, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Sie bietet einen Überblick über die Gesamtkosten einer Reise und ist daher ein wichtiges Instrument des Controllings. Die Reisekostenabrechnung dient der Personalabteilung auch als Basis für die Lohnabrechnung der Mitarbeiter.

Eine Reisekostenabrechnung sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten: 

Es gibt keine formellen oder gesetzlichen Richtlinien für Reisekostenabrechnungen. Im Prinzip reicht eine formlose Auflistung, entweder handschriftlich oder digital. Am einfachsten lässt sich die Abrechnung digital mit einer Reisemanagement-Software erledigen.

Kurzer Hinweis: Wie Reisekosten gehandhabt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Der folgende Ablauf ist daher nur als grobe Orientierung zu verstehen. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens oder wenden Sie sich an Ihre Vorgesetzten oder die Buchhaltung. 

Es gibt keine einheitliche Frist, in der Reisekosten eingereicht und ausbezahlt werden müssen. Das Gesetz sieht eine Verjährungsfrist von drei Jahren vor (§ 195 BGB). In der Praxis jedoch legt der Arbeitgeber meist selbst eine kürzere Frist fest (darf nicht kürzer als drei Monate sein). Diese steht in der Regel in den unternehmensinternen Reiserichtlinien oder im Arbeitsvertrag und darf. Wichtig ist: Die unternehmensinterne Regelung hat Vorrang vor der gesetzlichen Frist. 

Ein Beispiel: Steht in den Reiserichtlinien des Unternehmens, dass Reisekosten innerhalb von sechs Monaten eingereicht werden müssen, dann gilt diese Frist. Wer also nach einem Jahr alte Belege findet und einreichen möchte, wird leider Pech haben: Die unternehmensinternen Regelungen gelten vorrangig, sodass die gesetzliche Frist von drei Jahren in diesem Fall nicht greift.

Es lohnt sich also, Reisekosten immer zeitnah einzureichen: Wenn Arbeitnehmende ihre Reisekostenabrechnung nicht innerhalb dieser vom Arbeitgeber genannten Frist einreichen, bekommen sie möglicherweise ihr Geld nicht zurückerstattet.

Mit einem gut durchdachten Reisekostenmanagement minimieren Unternehmen ihre Reisekosten, vereinheitlichen Prozessen und gewährleisten gleichzeitig Sicherheit und Komfort ihrer Reisenden. 

Es gibt aber noch weitere Gründe: 

Mit Lanes & Planes erledigen Sie Ihr komplettes Reisemanagement digital, von der Buchung bis zur Kostenrückerstattung: Dank integriertem Spesenmanagement scannen Sie Ihre Belege per App ein und laden sie für eine schnelle Abrechnung hoch. Papierchaos gehört der Vergangenheit an. 

Vereinbaren Sie noch heute Ihre persönliche Demo und erleben Sie den Unterschied!