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Sparen bei Business-Trips? Was Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen können (und was nicht).

Business-Trips sind Freude und Leid in einem: Man entdeckt neue Städte, Länder, Plätze und lernt interessante Menschen kennen; trotzdem sind Geschäftsreisen kein Urlaub und Reisestrapazen müssen mit Business verbunden werden. Eine Geschäftsreise sollte sich für Mitarbeiter möglichst angenehm gestalten – letztendlich kommt es dem Unternehmen zugute, wenn sich die Reisenden wohlfühlen. Aber nicht immer sind alle gewünschten Annehmlichkeiten finanziell umsetzbar. Wo Sie Ihren Mitarbeitern Premium Class und Priority Boarding gönnen können, ja müssen, und wo die Grenzen sind, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Sparen bei Business-Trips? Was Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen können (und was nicht).

Öffentliche Transportmittel in Großstädten

Ein Kostenpunkt auf Geschäftsreisen sind Fahrten vom Hotel zum Meeting oder vom Meeting zum Bahnhof. Taxis können in Großstädten das Budget in die Höhe treiben – vor allem zu Stoßzeiten. Die meisten Städte verfügen jedoch über gut ausgebaute öffentliche Verkehrsnetze, die oft auch mit einer praktischen App verbunden sind. Verbindungen, Ticketkauf etc. sind schnell und einfach abrufbar und unterwegs immer mit dabei.

Geld sparen mit flexiblen Reisedaten

Es kann Ihrem Unternehmen viel Geld sparen, wenn eine Reise nicht an bestimmte Tage gebunden ist. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter deswegen möglichst flexibel bei Geschäftsterminen zu sein. Findet in einer Stadt parallel gerade ein wichtiger Kongress statt, kostet eine Buchung mitunter mehrere hundert Euro mehr. Denken Sie nur an das Münchner Oktoberfest oder den Mobile World Congress in Barcelona.

Bonus für Sparfüchse

Es kann Wunder wirken, wenn Sie sparsame Mitarbeiter belohnen. Führen Sie in Ihrem Unternehmen Belohnungen für Mitarbeiter ein, die unter dem festgesetzten Reise-Budget bleiben. Jeder freut sich über einen Bonus oder eine besondere Vergünstigung. Bieten Sie Sparfüchsen zum Beispiel an, einen Teil der Einsparung als Bonus zu behalten.

Richtlinien für Geschäftsreisen

Klare Vorgaben für das Budget von Geschäftsreisen helfen Unternehmen transparent zu sein und sind für den einzelnen Mitarbeiter eine Orientierungshilfe. Ein Portal für die Buchung von Geschäftsreisen wie Lanes & Planes hilft Ihnen klare Reiserichtlinien festzulegen.

Das Recht auf ein Einzelzimmer

Wenn mehrere Kollegen zusammen auf einem Bussiness-Trip sind oder Ihr Unternehmen ein Firmen-Retreat veranstaltet, mag es vielleicht verlockend sein, an den Kosten für die Unterbringung zu sparen. Davon sollten Sie absehen. Was zu Schul- und Studienzeiten noch zumutbar war, ist im Arbeitsbereich ein absolutes No-Go. Jeder Mitarbeiter hat ein Anrecht auf Privatsphäre und gerade bei wichtigen Geschäftsterminen ist eine ungestörte Nachtruhe das A und O.

Last-Minute Trips vermeiden

Je früher Sie eine Reise buchen, desto mehr Geld können Sie sparen – vor allem bei Flügen, Zugtickets und Hotelbuchungen. Sie sollten deshalb kurzfristige Reisen, die Flüge und lange Zugreisen beinhalten, nicht zur Gewohnheit werden lassen. Nehmen Sie in Ihre Richtlinien mit auf, dass kurfristige Reisen gestattet werden müssen, sollten Ihre Mitarbeiter die Reisen bei Ihnen selbst buchen.

Sonderkonditionen für Führungskräfte

Sie sollten die Position Ihrer Mitarbeiter in Ihrer Budgetvergabe bei Geschäftsreisen auf jeden Fall berücksichtigen. Executives reisen gewöhnlich mehr und sollten bestimmte Vorzüge genießen, wie zum Beispiel Priority Boarding. Gerade bei kurzen Flügen muss es nicht gleich die Business Class sein: Sie können zum Beispiel einen Platz in der Economy Class am Notausgang mit mehr Beinfreiheit buchen oder gegen Aufpreis einen der vorderen Sitze in der Maschine reservieren.

Eine Reiseplattform wie Lanes & Planes erleichtert Ihnen den Buchungs- und Abrechnungsprozess für jede Geschäftsreise – für jeden Anlass die passende Buchung.

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