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Wie sieht es bei Ihnen mit den Richtlinien für Geschäftsreisen aus?

Wie sieht es bei Ihnen mit den Richtlinien für Geschäftsreisen aus?

Menschen reisen unterschiedlich und haben ganz verschiedene Präferenzen, wenn sie unterwegs sind. Wer gewohnt ist, mit Rucksack und Zelt durch die Welt zu ziehen, kommt sicherlich mit weniger Budget aus, als jemand, der stets in 5-Sterne Hotels übernachtet. Privat reisen Sie wahrscheinlich lieber mit Menschen, die ähnliche Vorstellungen wie Sie selbst haben, was Komfort und Niveau betrifft.

In Ihrem Unternehmen haben Sie es mit Menschen zu tun, die ihre eigenen Gewohnheiten mitbringen. Wenn Ihre Mitarbeiter für Ihre Firma reisen, werden Sie feststellen, dass sie sich unterschiedlich auf Geschäftsreisen verhalten. Manch einer wird alles zufuß gehen, da er der Meinung ist, es wäre gesund, dafür aber ungern in Schnellrestaurants essen. Ein anderer nimmt gerne ein Taxi für jeden Weg, wobei für ihn die Art der Unterkunft zweitrangig ist.

Hinzu kommt noch, dass Serviceleistungen in verschiedenen Städten sehr variieren. Ein Taxi in Barcelona kostet einen Bruchteil von einem Taxi in München, ein Hotel in London ist sehr viel teurer als eines in Berlin.

Umso mehr Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geschäftlich verreisen müssen und je bunter die Reiseziele sind, desto größer ist die Herausforderung im Reiseplan zu bleiben, was Budget, Standard und Gleichbehandlung angeht. Es ist ausgesprochen sinnvoll, eine Richtlinie für ein Unternehmen zu verfassen, die solche Punkte berücksichtigt. Denn sie verhilft dem Unternehmen, klar und transparent zu sein und ist den Mitarbeitern eine klare Vorgabe.

Sie spart Ihnen am Ende Zeit und Geld, da weniger Abstimmungsprozessen nötig sind und standardisierte Vorgaben Missverständnisse vorbeugen.

Warum Transparenz und Vorgaben hilfreich sind

Ihre Mitarbeiter leben in einer digitalen Welt und sind es gewohnt, via PC oder Smartphone ihr Leben selbst zu organisieren und zum Beispiel ihre Reisen selbst zu buchen und zu verwalten. Sie sollten als Vorgesetzter Ihrem Team Autonomie geben und das möglichst viel. Jeder Mensch fühlt sich wohler, wenn er Ernst genommen wird und wenn er selbst entscheiden kann. Seien Sie deshalb klar und geben Sie transparente Vorgaben.

Wenn Sie Richtlinien zu Geschäftsreisen aufsetzen und formulieren, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob Ihre Mitarbeiter diese nachvollziehen und ihr zustimmen werden. Je größer die Akzeptanz, desto leichter deren Umsetzung.

Was sollten Ihre Mitarbeiter wissen?

Machen Sie eine Liste, welche Punkte in Ihrer firmeninternen Reiseplanung wesentlich sind und listen Sie die wichtigsten für Ihre Mitarbeiter auf.

  • Können Ihre Mitarbeiter selbst buchen und falls ja, auf welcher Plattform?
  • Welches Budget steht für welche Reise (Stadt) zur Verfügung?
  • Können Ihre Mitarbeiter das Budget selbst verwalten und entscheiden, wie viel sie für welchen Posten ausgeben?

Generell ist es wichtig, dass Ihre Richtlinien verständlich sind und zu Ihrem Unternehmen und deren Philosophie passen. Schreiben Sie deshalb nicht zu umständlich, unpersönlich und formell. Machen Sie es Ihrem Team so einfach wie möglich – das spart Zeit und Nerven. Legen Sie etwa Formulare zur Buchung oder Abrechung schon dazu – so haben Ihre Mitarbeiter alles in der Hand, um ihre Reisen zu managen und dabei zu wissen, woran sie sind.

Wie Ihr Unternehmen bei Geschäftsreisen sparen kann
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