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Wertvolle Tipps zur Reiseplanung für Office Manager

Wertvolle Tipps zur Reiseplanung für Office Manager

Sind Sie für die Organisation der Geschäftsreisen in Ihrer Firma zuständig? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie stressig eine durchdachte Planung und flüssige Durchführung von Reisen sein kann. Die besten Angebote zu den passenden Zeiten finden, die schnellsten Verbindungen suchen und alle relevanten Daten einholen: Das kostet meist wertvolle Zeit und noch viel wertvollere Nerven. Wir geben Ihnen in unserem Blogpost praktische Tipps, damit die Reiseplanung in Zukunft ganz leicht von der Hand geht.

Schaffen Sie eine einheitliche Richtlinie, die für alle gilt

Viele Firmen verfügen über keinen standardisierten Prozess für Reisebuchungen. Manche Angestellte kommen in Ihrem Büro vorbei und bitten Sie vielleicht persönlich darum, ihre Reise zu planen. Andere schreiben eine E-Mail oder eventuell sogar eine Textnachricht. Manche sind detailliert in ihren Wünschen und geben Ihnen alle Informationen, bei anderen fehlt die Hälfte der wesentlichen Angaben oder sie teilen Ihnen Sonderwünsche erst später mit.

Wie dem auch immer sei – machen Sie sich das Leben leicht und legen Sie Ihre eigenen Standards fest, die sie klar und deutlich (schriftlich) formulieren und allen Personen aushändigen, für die Sie bei der Reiseplanung zuständig sind. Greifen Sie auf Checklisten zurück, die für Sie wichtig sind und die dann von den anderen bearbeitet werden können. Diese können zum Beispiel beinhalten, ob der Reisende ein bestimmtes Hotel oder eine bestimmte Fluggesellschaft bevorzugt, spezielle Essenswünsche hat oder ob die Buchungsdaten flexibel sind. Punkte, bei denen Sie immer wieder nachhaken müssen oder die ständig last-minute bei Ihnen ankommen, sollten Sie ebenfalls in Ihr Handout aufnehmen.

Hilfreich ist es zudem, wenn Ihre Kollegen angeben, ob die Reise schon in den nächsten Tagen gebucht werden kann oder ob sich eventuell noch etwas verändert. Damit vermeiden Sie Umbuchungsgebühren und können den günstigsten Tarif frühzeitig buchen.

Falls es in Ihrer Firma schwierig ist, dieses Handling bis in die Chefetage durchzuführen, können Sie auch eine Checkliste für sich selbst machen und die Informationen direkt einholen und eintragen. Besondere Annehmlichkeiten für Executives, wie extra Beinfreiheit im Flugzeug oder eine spezielle Restaurantbuchung sind hier schnell mit aufgenommen.

Speichern Sie persönliche Daten

Natürlich sichern Sie keine persönlichen Daten Ihrer Teamkollegen auf Seiten, die öffentlich zugänglich sind oder Unbefugten in die Hände gelangen können. Auf Reisebuchungsplattformen, wie Lanes & Planes können Sie alle relevanten Daten der Angestellten hinterlegen und jederzeit darauf zugreifen, wenn Sie das nächste Mal eine Reise buchen. Dies spart Ihnen selbst viel Zeit und Ihrer Firma außerdem Geld, da Sie Kapazitäten frei haben, andere Tätigkeiten zu erledigen.

Vermeiden Sie umständliche Reisekostenabrechnungen

Es kommt immer wieder vor, dass Angestellte Reisekosten sowie Spesen zunächst aus ihrer eigenen Tasche bezahlen und später zurück erstattet bekommen. Dies entwickelt sich schnell zur Quelle von Missverständnissen und umständlichen Auseinander-Dividieren nach der Reise. Zumal kommt es dadurch unter Umständen zu Ausgaben, die nicht vereinbart waren oder das vorgegebene Budget sprengen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie alle Reiseausgaben über das Firmenkonto laufen lassen, zum Beispiel indem Sie mit einer Firmen-Kreditkarte oder auf Rechnung Reisekosten bezahlen – so haben Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle.

Hotelbuchungen können sich als Zeitfalle entpuppen

Flüge, Züge, Busse: Bei Transportmöglichkeiten haben Sie zwar mitunter die Qual der Wahl, in der Regel ist das Angebot jedoch begrenzt und Sie finden schneller die richtige Verbindung zu einem guten Preis. Anders sieht es bei Hotels aus. Hier ist die Auswahl schier grenzenlos und Sie können Tage verbringen, sich durch Bewertungen, Angebote etc. zu arbeiten. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und gehen Sie effizient vor. Gibt es Hotels oder Hotelketten, die mit Ihrer Firma besondere Vereinbarungen haben? Mit einer Reisebuchungsplattform haben Sie außerdem den Vorteil, dass Sie auf besondere Deals mit Hotels zurück greifen können.

Geben Sie alle Reiseinformationen gesammelt heraus

Es ist nicht nur für Sie selbst weniger aufwändig, Daten und Informationen in einem gesammelten Dokument zu erfassen, sondern auch für die Reisenden. Erleichtern Sie sich selbst und Ihren Kollegen die Reisevorbereitung, indem Sie alle relevanten Informationen, wie Flug/Zug-Daten, Hotels und vieles mehr in einer einzige E-Mail sammeln oder auf einem PDF-Dokument zusammenfassen. Die Reisenden werden es Ihnen definitiv danken.

Mit unseren Tipps sparen wir Ihnen hoffentlich Zeit und Sie können stressfrei die Reisen für Ihre Firma buchen. Nutzen Sie dabei Entlastung wo Sie können. Eine Reiseplattform wie Lanes & Planes erleichtert Ihnen den Buchungs- und Abrechnungsprozess und ist Ihnen ein zuverlässiger Partner in allen Dingen rund um Geschäftsreisen.

 

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