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Verpflegungsmehraufwand – Neue Pauschalen für 2021

Jeder Person, die im Rahmen einer geschäftlichen bzw. dienstlichen Ausübung Reisen unternimmt, stehen Leistungen zur Deckung des Verpflegungsaufwandes zu. Diese sind den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Reiseziellandes angepasst.
Verpflegungsmehraufwand – Neue Pauschalen für 2021

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind allgemein auch unter dem Begriff Reisekostenpauschale bekannt. Sie sollen die Kosten für die Verpflegung auf Dienstreisen ausgleichen, welche in der Regel höher ausfallen als der Aufwand für Mahlzeiten zu Hause.

Vor allem im Ausland kann ein Restaurantbesuch mitunter zu höheren Ausgaben führen als in Deutschland. Darum sind die Pauschalen auch an die unterschiedlichen Bedingungen der einzelnen Länder abgestimmt.

Verpflegungsmehraufwand 2021 für Reisen innerhalb Deutschlands

Der Verpflegungsmehraufwand wird in zwei Pauschalen gesplittet. Ist der Dienstreisende zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs, greift die kleine Pauschale. Bei einer ganztägigen Abwesenheit, also mindestens 24 Stunden, kommt die große Pauschale zum Einsatz. Die Pauschalen gelten jeweils für einen Kalendertag. Für den An- und Abreisetag kann jeweils die kleine Pauschale verrechnet werden.

Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands vom 01.01.2021 – 31.12.2021:

Kleine Pauschale – für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden – 14 Euro

Große Pauschale – für Dienstreisen ab 24 Stunden – 28 Euro

Tag der An- und Abreise – 14 Euro

Bei Abwesenheiten von weniger als 8 Stunden steht keine Pauschale zu.

Beispielrechnung für eine Dienstreise

Für eine dreitägige Dienstreise innerhalb Deutschlands können folgende Pauschalen geltend gemacht werden:

Tag 1 – Anreisetag: 14 Euro

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 28 Euro

Tag 3 – Rückreise: 14 Euro

Laut der Rechnung 14€ + 28€ + 14€  können bei einer 3 tägigen Geschäftsreise also insgesamt 56 Euro steuerfrei erstattet werden.

Bei einer dreitägigen Reise nach Schweden, kommen folgende Pauschalen zum Tragen:

Tag 1 – Anreisetag: 33 €

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 50 €

Tag 3 – Rückreise: 33 €

33€ + 50€ + 33€ = 116€

Übernachtungspauschale: 2 x 168 € – 336 € 

Gesamt können (116€ + 336€) 452 Euro steuerfrei erstattet werden. 

Die Anwendung der Übernachtungspauschale

Übernachtungspauschalen dürfen nur im Zuge der Arbeitgebererstattung zur Anwendung kommen.

Grundsätzlich dürfen bei Übernachtungen im Ausland keine Pauschalbeträge für Übernachtungen sondern nur die tatsächlichen Kosten ohne Verpflegung angesetzt werden. Auch Arbeitnehmer, die angefallene Reisekosten über die Steuererklärung geltend machen, müssen die tatsächlichen Kosten anführen.

Der Arbeitgeber hingegen kann jedoch entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die für das jeweilige Reiseland geltenden Pauschalen abziehen. Werden die tatsächlichen Kosten angesetzt, gilt der Nachweis über die Höhe mittels Rechnungen. Dabei zählt die ausländische Vorsteuer zu den Kosten und darf nicht abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwand ist steuerfrei absetzbar

Für den Arbeitnehmer ist der Mehraufwand für Verpflegung auf Dienstreisen steuerfrei, jedoch nur bis zur Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschalen. Wird der Verpflegungsmehraufwand nicht direkt vom Arbeitgeber erstattet, können Dienstreisende die Pauschalen auch über die jährliche Steuererklärung als Werbekosten geltend machen.

Kürzung der Pauschalsätze

Nicht immer kann der vorgegebene Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand genutzt werden. Stellt der Arbeitgeber seinem dienstreisenden Mitarbeiter einzelne Mahlzeiten, muss die anzuwendende Pauschale dementsprechend gekürzt werden.

Folgende Prozentsätze nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EstG sind pro Mahlzeit abzuziehen:

20 % für ein Frühstück

40 % für ein Mittag- oder Abendessen

Beispiel:

Bei einem Tagessatz von 28 Euro ergibt sich eine Kürzung für ein Frühstück um 5,60 Euro (20 %) und für ein Mittag- oder Abendessen um 11,20 Euro (40 %).

Kürzungen kommen oft bei Hotelübernachtungen mit Frühstücksleistungen zum Tragen. Ist die Verpflegung im Übernachtungspreis des Hotels inkludiert, muss die Pauschale um den jeweiligen Prozentsatz gekürzt werden.

Auflistung der ab 1. Januar 2021 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Die aktuell geltenden Pauschalen werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen angepasst und aufgelistet.

Europa

(Länder der EU sind fett hervorgehoben)

 Kleine PauschaleGroße PauschaleÜbernachtungspauschale
Albanien1827112
Andorra284191
Belgien2842135
Bosnien + Herzegowina162375
Bulgarien1522115
Dänemark3958143
Estland202985
Finnland3350136
Frankreich (Lyon)3653115
Frankreich (Marseille)3146101
Frankreich (Paris)3958152
Frankreich (Departements 92-94)3958152
Frankreich (Straßburg)345196
Frankreich (Rest)2944115
Griechenland (Athen)3146132
Griechenland (Rest)2436135
Großbritannien (London)4162224
Großbritannien + Nordirland (Rest)3045115
Irland3928129
Island3247108
Italien (Mailand)3045158
Italien (Rom)2740135
Italien (Rest)2740135
Kasachstan3045111
Kosovo162357
Kroatien243576
Lettland243576
Liechtenstein3756190
Litauen1726109
Luxemburg3247130
Malta3146114
Mazedonien202995
Moldau (Republik)162488
Monaco2842180
Montenegro202994
Niederlande3247122
Norwegen5380182
Österreich2740108
Polen (Breslau)2233117
Polen (Danzig)203084
Polen (Krakau)182786
Polen (Warschau)2029109
Polen (Rest)202960
Portugal2436102
Rumänien (Bukarest)213292
Rumänien (Rest)182789
Russland (Jekatarinburg)192884
Russland (Moskau)2030110
Russland (St. Petersburg)1726114
Russland (Rest)162458
San Marino233475
Schweden3350168
Schweiz (Genf)4466186
Schweiz (Rest)4364180
Serbien132074
Slowakische Republik162485
Slowenien223395
Spanien (Barcelona)2334118
Spanien (Kanarische Inseln)2740115
Spanien (Madrid)2740118
Spanien (Palma de Mallorca)2435121
Spanien (Rest)2334115
Tschechische Republik243594
Türkei (Istanbul)1726120
Türkei (Izmir)202955
Türkei (Rest)121795
Ukraine172698
Ungarn152263
Vatikanstaat3552160
Weißrussland132098

Außereuropäische Länder

 Kleine PauschaleGroße PauschaleÜbernachtungspauschale
Albanien1827112
Afghanistan203095
Ägypten2841125
Äthiopien2639130
Äquatorialguinea2436166
Algerien3451173
Angola3552299
Argentinien2435113
Armenien162459
Aserbaidschan203072
Australien (Canberra)3451158
Australien (Sydney)4568184
Australien (Rest)3451158
Bahrain3045180
Bangladesch3350165
Barbados3552165
Benin3552115
Bolivien203093
Botsuana3146176
Brasilien (Brasilia)3857127
Brasilien (Rio de Janeiro)3857145
Brasilien (Sao Paulo)3653132
Brasilien (Rest)345184
Brunei3552106
Burkina Faso2538174
Burundi2436138
Chile2944154
China (Chengdu)2841131
China (Hongkong)4974145
China (Kanton)2436150
China (Peking)2030185
China (Shanghai)3958217
China (Rest)3248112
Costa Rica324793
Côte d’Ivoire4059166
Dominikanische Republik3045147
Dschibuti4465305
Ecuador294497
El Salvador2944119
Eritrea335091
Fidschi233469
Gabun3552183
Gambia2740161
Georgien24>3588
Ghana3146148
Guatemala233490
Guinea3146118
Guinea-Bissau162486
Haiti3958130
Honduras3248101
Indien (Bangalore)2842155
Indien (Chennai)213285
Indien (Kalkutta)2435145
Indien (Mumbai)3350146
Indien (Neu Delhi)2538185
Indien (Rest)213285
Indonesien2436134
Iran2233196
Israel4466190
Jamaika3857138
Japan (Tokio)4466233
Japan (Rest)3552190
Jemen162495
Jordanien3146126
Kambodscha253894
Kamerun3350180
Kanada (Ottawa)3247142
Kanada (Toronto)3451161
Kanada (Vancouver)3350140
Kanada (Rest)3247134
Kap Verde2030105
Katar3756149
Kenia3451219
Kirgisistan182774
Kolumbien3146115
Kongo (Republik)4162215
Kongo (Demokratische Republik)4770190
Korea (Demokratische Volksrepublik)192892
Korea (Republik)3248108
Kuba3146228
Kuwait3756241
Laos223396
Lesotho1624103
Libanon4059123
Libyen4263135
Madagaskar233487
Malawi3247123
Malaysia233488
Malediven3552170
Mali2538120
Marokko2842129
Marshall Inseln4263102
Mauretanien2639105
Mauritius3654220
Mexiko3248177
Mongolei182792
Mosambik2538146
Myanmar2435155
Namibia2030112
Nepal2436126
Neuseeland3756153
Nicaragua243681
Niger2842131
Nigeria3146182
Oman4060200
Pakistan (Islamabad)1623238
Pakistan (Rest)2334122
Palau3451179
Panama2639111
Papua-Neuguinea4060234
Paraguay2538108
Peru2334143
Philippinen2030107
Ruanda3146141
Sambia2436130
Samoa202985
São Tomé (Príncipe)324780
Saudi-Arabien (Djidda)2538234
Saudi-Arabien (Riad)3248179
Saudi-Arabien (Rest)324880
Senegal2842190
Sierra Leone3248161
Simbabwe3045140
Singapur3654197
Sri Lanka2842100
Sudan2233195
Südafrika (Kapstadt)1827112
Südafrika (Johannisburg)2029124
Südafrika (Rest)152294
Südsudan2334150
Syrien2538140
Tadschikistan1827118
Taiwan3146143
Tansania3247201
Thailand2538110
Togo2639118
Tonga263994
Trinidad + Tobago3045177
Tschad4364163
Tunesien2740115
Turkmenistan2233108
Uganda2841143
Uruguay324890
USA (Atlanta)4162175
USA (Boston)3958265
USA (Chicago)3654209
USA (Houston)4263138
USA (Los Angeles)3756274
USA (Miami)4364151
USA (New York City)3958282
USA (San Francisco)3451314
USA (Washington D.C.)4162276
USA (Rest)3451138
Usbekistan2334104
Venezuela3045127
Vereinigte Arabische Emirate4465156
Vietnam284186
Zentralafrikanische Republik314674
Zypern3045116

Bildnachweis:
Shutterstock/Little Pig Studio

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