Alles, was Sie über den Verpflegungsmehraufwand wissen müssen

Sie benötigen die Pauschalen für ein bestimmtes Jahr? 

Die Zahlen, insbesondere für Auslandsreisen, ändern sich jedes Jahr. Hier finden Sie die aktuellen Pauschalen: 

Der Verpflegungsmehraufwand (oft auch Spesen genannt) zählt zu den Reisekosten und deckt die Mehrausgaben für Mahlzeiten und Getränke ab, die während einer Geschäftsreise entstehen. Die steuerrechtliche Grundlage dafür bildet das Einkommensteuergesetz (EStG).

Die Idee dahinter: Auf einer Dienstreise sind die Kosten für Verpflegung höher als zuhause. Deshalb haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden einen Pauschalbetrag zu erstatten, um diesen finanziellen Mehraufwand auszugleichen. Die Höhe dieser Pauschale richtet sich nach der Dauer der Reise und dem Zielland.

Die Pauschale steht Mitabeitenden zu, die länger als acht Stunden geschäftlich unterwegs sind. Bei mehrtägigen Aufenthalten gilt sie zudem auch am An- und Abreisetag. Bei Abwesenheiten von weniger als acht Stunden steht Reisenden keine Pauschale zu.

Die Übernachtungspauschale ist ein Fixbetrag, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bezahlen, wenn diese aufgrund einer geschäftlichen Reise auswärts übernachten. Diese Pauschale ist für Reisende steuerfrei. Voraussetzung für die Zahlung der Pauschale ist, dass die Geschäftsreise mind. 24 Stunden dauert und eine Übernachtung notwendig macht. 

Die Höhe der Übernachtungspauschale richtet sich nach dem jeweiligen Ort bzw. Land. Für Reisen innerhalb Deutschlands beträgt die Übernachtungspauschale seit einigen Jahren unverändert 20 € (Stand 2026). Für Ziele im Ausland passt das Bundesfinanzministerium die Pauschalen in der Regel jedes Jahr an – bei Inlandsreisen kommt es seltener zu Anpassungen.

Anspruch auf Spesen haben Arbeitnehmer:innen dann, wenn sie eine Auswärtstätigkeit ausüben – das heißt, wenn sie vorübergehend außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel das Büro oder der Betriebssitz des Arbeitgebers, dem die Mitarbeitenden zugeordnet sind. Die Abwesenheit muss zudem mehr als acht Stunden dauern. 

Typische Fälle für Auswärtstätigkeiten, die einen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand begründen, sind klassische Dienstreisen zu Schulungen oder Konferenzen, Kundenbesuche oder Montage-/Projekteinsätze. Bei mehrtägigen Reisen stehen Mitarbeitenden zusätzlich auch an den An- und Abreisetagen Spesen zu. 

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder zu einem festgelegten Sammelpunkt gelten nicht als Auswärtstätigkeit. Mitarbeitende können dafür keine Verpflegungspauschalen geltend machen. 

Bei Handwerker:innen, Monteur:innen oder Bauarbeiter:innen, die keinen festen Büroarbeitsplatz haben, gelten folgende Sonderregeln:

Werden Arbeitnehmende vom Arbeitgeber dauerhaft einem Sammelpunkt (z.B. dem Betriebshof) zugeordnet, von dem aus sie die verschiedenen Einsatzorte anfahren, gilt dieser Sammelpunkt als erste Tätigkeitsstätte. Hier entfällt der Verpflegungsmehraufwand.

Werden die Arbeitnehmenden jedoch nicht einem Sammelpunkt, sondern einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (z.B. einem Landkreis) zugeordnet, gilt keine dieser Orte als erste Tätigkeitsstätte. Die Mitarbeitenden gelten dann grundsätzlich als auswärtig tätig und die Pauschalen können gezahlt werden.

Wenn Reisende ihr Frühstück gestellt bekommen, muss der Verpflegungsmehraufwand für diesen Tag um 20 % gekürzt werden. Ausgehend von der vollen Tagespauschale von 28 € beträgt die Kürzung 5,60 € (= 20 % von 28 €). 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Frühstücksbüffet im Hotel handelt oder belegte Brötchen im Seminarraum – beides zählt gleichermaßen als Frühstück und zieht eine Kürzung der Pauschale nach sich (siehe auch nächster Absatz „In welchen Fällen kann der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden?“).

Wenn Reisende für einzelne Kostpunkte nicht selbst aufkommen müssen, müssen die Tagessätze gekürzt werden. Dies ist z. B. der Fall, wenn im Hotel das Frühstück inbegriffen ist, oder sie von Geschäftspartner:innen zum Abendessen eingeladen werden. 

Die entsprechenden Kürzungen betragen: 

Wichtig: Die Kürzung der Pauschale wird immer auf Basis des vollen Tageshöchstsatzes (28 € innerhalb Deutschlands) berechnet, auch bei kürzeren Aufenthalten. Die Pauschale kann maximal auf 0 € reduziert werden.

Herr Wilke ist von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 17:00 Uhr auf Geschäftsreise. Das Frühstück ist im Preis für die Hotelübernachtung inbegriffen. Für alle weiteren Mahlzeiten kommt Herr Wilke selbst auf. 

Frau Rothmeier ist von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr (= 12 Stunden Abwesenheit) bei einem Kundentermin. Der Kunde lädt Frau Rothmeier zum Mittagessen ein. 

Die Dreimonatsfrist besagt: Sind Mitarbeitende länger als drei Monate am gleichen Ort auswärts tätig, können sie nur für die ersten drei Monate Spesen geltend machen. Andere Reisekosten, wie für Transport oder Übernachtung, fallen nicht unter die Dreimonatsregel und werden gesondert behandelt.  

Die Dreimonatsfrist (auch als Dreimonatsregel bekannt) greift, wenn Mitarbeitende längere Zeit ununterbrochen außerhalb der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt werden. Der Berechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Anreise und endet am Tag der Rückkehr.

Wird die berufliche Tätigkeit wegen Urlaub oder Krankheit für mehr als 4 Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut. Bei einer Unterbrechung von weniger als 4 Wochen läuft die Frist weiter.

Das regelt meist der Arbeitsvertrag oder die Reiserichtlinie. In vielen Unternehmen ist eine Frist von 6 Monaten üblich. Alternativ können Reisende ihre Spesen auch in der nächsten Steuererklärung geltend machen. 

Ja, der Verpflegungsmehraufwand ist für Arbeitgeber steuerfrei, jedoch nur bis zur Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalsätze. Diese Erstattungen sind für den Arbeitgeber Betriebsausgaben und mindern somit den zu versteuernden Gewinn.

Nein. Laut Gesetz sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden jedoch die Auslagen aus Kulanz.

Wenn der Arbeitgeber die Auslagen nicht erstattet, können Mitarbeitende diese als Werbungskosten von der Einkommenssteuererklärung absetzen. Der Freibetrag bei Werbungskosten liegt derzeit bei 1.230 € (Stand Dez. 2025). Das bedeutet, dass Kosten bis zu dieser Höhe nicht mit Belegen nachgewiesen werden müssen, sondern pauschal berücksichtigt werden.

Aber Achtung: Reisende können nur die vorgegebenen Pauschalbeträge absetzen, nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung.

Auch Selbstständige und Freelancer können den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen in Anspruch nehmen. In unserem Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“ erfahren Sie, wie das funktioniert. 

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