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Die wichtigsten Infos zum Thema Reisekostenabrechnung

Reisekostenmanagement der Zukunft
Reisekostenabrechnung leicht gemacht

Alles Wissenswerte zur Reisekostenabrechnung

Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen, werden in der Regel mittels Reisekostenabrechnung mit dem Unternehmen gegengerechnet. Oft kommt es hierbei zu Unstimmigkeiten, denn nicht immer hat der Reisende Anspruch auf Erstattung der Reisekosten.

Wir haben für Sie alles Wissenswerte rund um die Reisekostenabrechnung zusammengetragen und die wichtigsten Fragen beantwortet.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen. Hierzu zählen u. a. Transport- und Fahrtkosten, Kosten für Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten (Reisegepäckversicherungen, Mautgebühren udgl.)

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist die Aufschlüsselung durch eine Geschäftsreise entstandener Kosten und dient der besseren Übersicht und Transparenz über die Gesamtkosten einer Reise. Somit ist sie ein wichtiges Instrument im Controlling. Sie bildet jedoch auch die Grundlage für die Personalabteilung zur Lohnabrechnung der Mitarbeiter.

Was gehört auf eine Reisekostenabrechnung?

Für das Unternehmen zählen Reisekosten zu den Betriebsausgaben, eine aussagekräftige Auflistung über sämtliche Kosten der Reise ist daher wichtig.

Folgende Angaben sollten auf der Reisekostenabrechnung unbedingt enthalten sein:

Was gehört auf eine Reisekostenabrechnung Grafik
  1. Allgemeine Angaben
    Name, Datum, Dauer und Zweck der Reise, Reiseziel
  2. Steuerliche Zuordnung
    Aufgrund welcher Tätigkeit wurde die Reise durchgeführt
  3. Fahrtkosten
    Flugzeug, Bahn, Bus, Dienstwagen, Privatwagen, etc.
  1. Übernachtungskosten
    Wahl zwischen Abrechnung der tatsächlichen Kosten oder Pauschalen
  2. Verpflegungsmehraufwand
    Gesetzlich vorgegebene Pauschalen
  3. Reisenebenkosten
    Aufwendungen wie Parkgebühren, Eintrittsgelder oder Mautgebühren

Die angeführten Kosten der Abrechnung müssen durch Belege dokumentiert werden.

Formale Vorgaben bei der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen unterliegen grundsätzlich weder formalen noch gesetzlichen Richtlinien. Somit müssen sie weder auf speziellen Formularen erstellt werden noch ist eine Unterschrift des Antragstellers notwendig. Prinzipiell genügt eine formlose Auflistung auf einem normalen Blatt Papier, entweder handschriftlich oder digital.

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Grundsätzlich ist die Erstellung einer Reisekostenabrechnung nicht verpflichtend. Wenn die Abrechnung durch den Arbeitgeber nicht vereinbart ist, kann der Mitarbeiter die Aufwendungen im Zuge der Geschäftsreise über die Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Was gilt als Geschäftsreise?

Unter einer Geschäftsreise versteht man eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte

Daraus entstehende Kosten müssen vom Arbeitgeber getragen werden. Zudem steht das Unternehmen auch in der Fürsorgepflicht seinem Arbeitnehmer gegenüber. Er muss also sämtliche Vorkehrungen für den Schutz und die Sicherheit des Reisenden treffen. 

Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Die Herausforderung beginnt bereits bei der Buchung der Geschäftsreise.

  • Geht der Reisende in Vorleistung, muss er die entstandenen Kosten bei der Abrechnung einbringen. 
  • Bucht das Unternehmen, müssen die Auslagen mit den Ausgaben des Reisenden gegengerechnet werden, um einen Überblick über die Gesamtkosten zu erlangen. 
  • Die Belastung der Firmenkreditkarte verzögert die Abrechnung und bedeutet einen zusätzlichen Aufwand für die Finanzabteilung.
  • Fehlende Reiserichtlinien erschweren die Abrechnung. Hier gilt es diese zu optimieren und jedem Reisenden individuell anzupassen.
  • Bei Auslandsreisen ist die Berechnung des Mehrwertsteuerausweises teilweise mühsam und die Rückerstattung langwierig.

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Wer zahlt Reisekosten in einer KMU?

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten. Dieser kann die Aufwendungen als Betriebsausgaben bei der Steuer geltend machen.

Trägt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, kann der Arbeitnehmer die Reisekosten mit der jährlichen Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Dafür müssen sämtliche Belege vorgelegt werden.

Wenn das Unternehmen die Geschäftsreise bereits im Vorfeld bezahlt, können dennoch während der Reise Kosten entstehen, die der Reisende vorerst selbst zu tragen hat, wie etwa Verpflegung, Parkgebühren oder Messeeintritte. Diese werden im Nachhinein mittels Reisekostenabrechnung erstattet.

Rechnet der Arbeitnehmer die Reisekosten mit dem Arbeitgeber gegen, sind diese innerhalb rechtlicher Grenzen steuerfrei. 


Anmerkung: Das Absetzen der Reisekosten über die Einkommenssteuererklärung ist nur möglich, wenn diese nicht bereits mittels Reisekostenabrechnung abgegolten wurden.

Fahrtkosten

Sofern in den Reiserichtlinien nichts anderes vereinbart ist, steht dem Reisenden die Art des Verkehrsmittels grundsätzlich frei. Die jeweiligen Fortbewegungsmittel werden jedoch unterschiedlich in der Reisekostenabrechnung behandelt. 

Reist der Arbeitnehmer mit Mietwagen, Flugzeug oder anderen Verkehrsmitteln werden die entstandenen Kosten zur Gänze erstattet. Bei einer Reise mit dem Dienstwagen sind die Kosten in den Betriebsausgaben des Unternehmens enthalten. 

Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeuges kann entweder ein individueller oder ein pauschaler Kilometersatz angesetzt werden.

Fahrtkostenberechnung PKW mit einem individuellen Kilometersatz

Die jährlichen Kosten für das jeweilige Fahrzeug werden addiert und durch die Summe der pro Jahr gefahrenen Kilometer geteilt. Der daraus resultierende Wert wird als Kilometersatz für die Reisekostenabrechnung herangezogen.

Fahrtkosten Berechnung des individuellen Kilometersatzes anhand der jährlichen Fahrzeugkosten

Individueller Kilometersatz Berechnung Formel

Rechenbeispiel für den individuellen Kilometersatz

Fahrzeugkosten pro Jahr: 5.000 €, voraussichtliche gefahrene Kilometer pro Jahr: 14.000

5.000 € : 14.000 km = 0,3928 €/km

Der individuelle Kilometersatz für dieses Fahrzeug beträgt 0,39

Legt der Mitarbeiter bei einer Reise 200 Kilometer zurück, bekommt er 78 Euro erstattet (200 km x 0,39 €/km = 78 €)

Fahrtkostenberechnung PKW mit einem pauschalen Kilometersatz

Der pauschale Kilometersatz für ein Auto beträgt 0,30 €/km. Für die Reise mit einem motorisierten Zweirad oder einem Elektrofahrrad können 0,20 €/km verrechnet werden.

Berechnungsformel für die Fahrtkosten Berechnung mit pauschalem Kilometersatz

Reisekostenabrechnung pauschaler Kilometersatz Berechnung Formel

Rechenbeispiel für den pauschalen Kilometersatz

Bei einer geschäftlichen Reise von 200 km erhält der Reisende 60 Euro erstattet (200 km x 0,30 €/km = 60 €).

Legt der Reisende die Strecke mit dem Motorrad zurück, kann er 40 € über seine Fahrtkostenabrechnung beantragen (200 km x 0,20 €/km = 40 €).

Fahrtkosten Berechnung für einen Dienstwagen

Bei der Nutzung eines Firmenwagens werden die Kosten zur Gänze vom Arbeitgeber übernommen. In der Regel stellt das Unternehmen eine Tankkarte zur Verfügung. Die zurückgelegten Kilometer können anhand eines Fahrtenbuches dokumentiert werden, wobei jede Fahrt, egal ob beruflich oder privat, erfasst werden muss.

Führt der Reisende kein Fahrtenbuch, greift die 1 % Regel. Hier muss der Arbeitnehmer monatlich eine Summe in Höhe von 1 % des Listenneupreises (brutto) des Fahrzeuges versteuern. Somit ergibt das 12 % des Listenpreises des Wagens. Bei einem Listenpreis von 45.000 € inkl. Umsatzsteuer, ergibt dies eine Summe von 5.400 €, welche der Arbeitnehmer abführen muss.

Fahrtkosten Berechnung für einen Mietwagen

Für die Rückerstattung der Kosten eines Mietwagens müssen sämtliche Belege gesammelt und vorgelegt werden. Die Aufwendungen werden vom Unternehmen in voller Höhe rückerstattet.

Fahrtkostenabrechnung für Flugzeug, Bahn, Bus

Auch die Kosten für die Reise mit Bahn, Bus oder Flugzeug werden vom Arbeitgeber übernommen. Geht der Reisende in Vorleistung, werden die Aufwendungen mittels Belegen beim Arbeitgeber eingereicht.

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Christopher
Accountant bei Personio

Übernachtungskosten

Für Übernachtungen während der Geschäftsreise können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten oder eine Pauschale angesetzt werden. In der Regel ist das verfügbare Budget für Übernachtungen in den bestehenden Reiserichtlinien festgelegt. Die Kosten werden dann komplett erstattet. Zusätzliche Leistungen wie Spa oder Sauna sind dabei ausgeschlossen, jedoch können Wäscheservice und Internet enthalten sein.

Tatsächliche Übernachtungskosten

Für die Erstattung der tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten müssen alle Rechnungen vorgelegt werden. Gehen Belege verloren, können die Kosten auch geschätzt werden, die Übernachtung muss jedoch nachweislich stattgefunden haben.

Pauschale für Übernachtungskosten

Für die Übernachtung kann auch eine Pauschale angewendet werden. Diese fällt für das jeweilige Reisezielland in unterschiedlicher Höhe an. Die Pauschale ist auch hilfreich als Orientierungshilfe für das Selfservice bzw. zur Erstellung der Reiserichtlinien für Auslandsreisen. Buchende und Reiseverantwortliche wissen dadurch, welche Preise für das jeweilige Reiseland im Rahmen liegen.

Frühstück und Halbpension

Werden in der gewählten Unterkunft Mahlzeiten angeboten, dürfen die dafür entstandenen Kosten nicht zu den Übernachtungskosten hinzugerechnet werden.

In Deutschland gilt derzeit ein Pauschalsatz von 20 % für ein Frühstück und 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bietet das Hotel beispielsweise Übernachtung mit Frühstück an, müssen 20 % vom aktuellen Tagessatz für die Mahlzeit abgezogen werden (derzeit € 5,60). Wird auf der Rechnung das Frühstück nicht extra angeführt, sondern nur ein Gesamtbetrag ausgewiesen, wird der Betrag ebenfalls pauschal gekürzt. Das Gleiche gilt für Halb- oder Vollpension.

Beispiel

Wird zur Berechnung der Tagessatz in Höhe von 28 Euro herangezogen, muss für ein Frühstück (20 %) um 5,60 Euro gekürzt werden. Für ein Mittag- und Abendessen werden (40 %) 11,20 Euro angesetzt.

Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland

Kosten, die für die Verpflegung des Reisenden entstehen, zählen zum Verpflegungsmehraufwand und können mittels Verpflegungspauschale erstattet werden. Die gesetzlich geregelten Pauschalen sind je nach Dauer und Zielort der Reise gestaffelt. Alle aktuellen Verpflegungssätze für Deutschland und die Welt finden Sie in unserem Artikel.

Bei Inlandsreisen gelten folgende Sätze

Bei einer Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden, greift die kleine Pauschale in Höhe von 14 €. Dauert die Reise länger als 24 Stunden kommt die große Pauschale in Höhe von 28 € zum Tragen. Für den Tag der An- und Abreise können 14 € geltend gemacht werden.

Berechnung Verpflegungsmehraufwand auf Reisekostenabrechnung

Berechnung Verpflegungsmehraufwand auf Reisekostenabrechnung

Auslandspauschalsätze

Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland sind je nach Reisezielland unterschiedlich und werden ebenso in kleine Pauschalen, große Pauschalen und Übernachtungspauschalen gegliedert.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen etwa Parkgebühren, Eintrittskarten, Gepäckaufbewahrung am Flughafen, Taxikosten oder aber auch anfallende Kosten für berufliche Korrespondenz. Ebenso können Trinkgelder über die Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

Achtung: Trinkgelder können über einen Eigenbeleg geltend gemacht werden. Auf dem Beleg muss unbedingt der Ort, das Datum und die Art der Dienstleistung angeführt werden.

Anmerkung: Kosten, die für das private Vergnügen während der Geschäftsreise entstehen, können nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden. Dazu zählen u. a. die Minibar im Hotel, Pay-TV oder Massagen. 

3 Monatsregel Verpflegungsmehraufwand

Ist der Arbeitnehmer länger als 3 Monate auswärts tätig, können anfallende Verpflegungsmehraufwendungen nicht als Werbekosten über die Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.

Die 3 Monatsregel greift nur dann, wenn der Arbeitnehmer durchgehend am selben auswärtigen Ort arbeitet. Der Berechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Reise und endet mit der Rückkehr. 

Wird die berufliche Tätigkeit für mehr als 4 Wochen wegen Urlaub oder Erkrankung unterbrochen, beginnt die 3 Monatsfrist erneut. Bei einer Unterbrechung von weniger als 4 Wochen läuft die 3 Monatsfrist weiter.

Beispielrechnung für eine Unterbrechung

Herr Böhm arbeitet vom 01.09.2020 bis zum 31.12.2020 auswärts. Aufgrund einer Erkrankung unterbricht er seine Tätigkeit vom 10.10.2020 bis zum 15.11.2020. Da der Krankenstand länger als 4 Wochen gedauert hat, beginnt die 3 Monatsfrist erneut mit 16.11.2020.

Wäre Herr Böhm nur von 10.10.2020 bis zum 20.10.2020 erkrankt, würde die 3 Monatsfrist ohne Unterbrechung weiterlaufen und mit 01.12.2020 enden.

Reisekostenabrechnung: Vorlage oder gleich eine Software?

Mitarbeiter, die auf Geschäftsreisen gehen, möchten die entstandenen Kosten auch abrechnen. Doch die Erstellung einer Reisekostenabrechnung kann mitunter sehr umfangreich und langwierig sein. 

Eine Reisekostenabrechnung Vorlage hilft bei der Berechnung. Für Unternehmen mit einem hohen Reiseaufkommen kann sich die Anschaffung einer Software für Reisekostenabrechnungen auszahlen.

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Manuelle Reisekostenabrechnung: Vor- und Nachteile

Manche Firmen nutzen Excel- oder Word-Vorlagen zur Abrechnung der Reisekosten. Damit können alle angefallenen Kosten der Geschäftsreise aufgeführt und abgerechnet werden. 

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist oft mit einem erheblichen Aufwand verbunden, kostet Zeit und somit auch Geld. Diese Variante der Abrechnung wird vor allem in Kleinstbetrieben und Unternehmen mit sehr geringem Reiseaufkommen verwendet.

Vorteile:

  • Keine Anschaffungskosten für eine Software
  • Keine laufenden Gebühren
  • Auch von Laien durchführbar

Nachteile:

  • Belege müssen gesammelt und aufbewahrt werden.
  • Reisekostenabrechnung muss händisch ausgefüllt werden.
  • Zeitaufwendig
  • Fehleranfällig
  • Lange Genehmigungsprozesse.
  • Manuelle Kontierung und Verbuchung
  • Keine Transparenz
  • Belegchaos
  • Lange Wartezeit bis zur Rückerstattung

Digitale Reisekostenabrechnung: Vor- und Nachteile

Für Firmen mit einem hohen Reiseaufkommen empfiehlt sich die Reisekostenabrechnung mit einer Software. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Anbietern, die für jedes Unternehmen die passende Lösung anbieten. 

Vor allem eine All-Inklusive-Lösung, mit der jeder Schritt einer Geschäftsreise von der Planung bis zur Abrechnung durchgeführt werden kann, erleichtert die Abläufe.

Vorteile:

  • Zeitsparende Erfassung und Abrechnung
  • Digitale Erfassung sämtlicher Belege auch während der Reise
  • Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes und der Pauschalbeträge
  • Speicherung aller erfassten Daten für eine spätere Bearbeitung
  • Rasche Genehmigungen dank automatisierter Prozesse
  • Automatische Zuordnung, Kontierung und Buchung der Rechnungen 
  • Rasche Auszahlung der Reisekosten
  • Möglichkeit Reiserichtlinien zu hinterlegen
  • Sammelrechnungen
  • Papierlose Abrechnung
  • Transparente Übersicht über noch ausstehende Rechnungen

Nachteile:

  • Mitunter höhere Anschaffungskosten
  • Eventuell laufende Nutzungsgebühren
  • Einarbeitung und Einweisung der Mitarbeiter

Fazit – Digitale Reisekostenabrechnung spart Zeit

Mit der Anschaffung einer Softwarelösung zur Reisekostenabrechnung kann diese mit geringem Aufwand effizient und fehlerfrei durchgeführt werden. Manuell erstellte Abrechnungen hingegen sind meist sehr zeitraubend und fehleranfällig.

Bei Vielreisenden oder mehreren Reisenden im Unternehmen lohnt sich die Anschaffung einer Reisekostenabrechnungs-Software.

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