Für Selbstständige und Freelancer gehören Geschäftsreisen oft zum Alltag – sei es für Kundentermine, Weiterbildungen oder für Networking-Veranstaltungen. Doch viele tun sich schwer mit der korrekten Abrechnung von Reisekosten.
In diesem Artikel erklären wir, worauf Selbstständige beim Reisekostenmanagement achten müssen: Welche Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden? Welche nicht? Wie läuft die Abrechnung?
Welche Reisekosten können Selbstständige geltend machen?
Genau wie Angestellte können auch Selbstständige und Freelancer Reisekosten geltend machen, die bei beruflichen Tätigkeiten anfallen. Dazu zählen Kosten für Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten.
Der Unterschied zwischen Angestellten und Selbstständigen liegt in der Art und Weise, wie sie die Auslagen erstattet bekommen: Selbstständige machen Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend. Angestellte lassen sich Reisekosten direkt vom Arbeitgeber erstatten oder setzen sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ab.
Sehen wir uns an, welche Reisekosten für Selbstständige erstattungsfähig sind:
Fahrtkosten richtig abrechnen als Selbstständige
- Sind Sie mit Flug, Bahn, Bus oder Mietwagen unterwegs, so können Sie die Kosten vollständig absetzen – nicht vergessen, die Tickets oder Rechnungen aufzubewahren.
- Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug für eine Dienstreise, werden die Kosten über die Kilometerpauschale abgerechnet. Diese beträgt:
- Nutzen Sie Ihr eigenes Fahrzeug für den regulären Arbeitsweg (z.B. ins Büro oder einen Co-Working-Space), werden die Kosten über die Entfernungspauschale abgerechnet. Diese wird auch Pendlerpauschale genannt. Die Pendlerpauschale beträgt:
- Die Pendlerpauschale gilt unabhängig davon, ob die Strecke mit dem Auto, Fahrrad, öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß zurückgelegt wird.
- Bei einer Reise mit dem Dienstwagen können Sie keine Fahrtkosten geltend machen. Die Ausgaben hierfür zählen ohnehin als Betriebsausgaben.
Verpflegungsmehraufwand abrechnen als Selbstständige
Geschäftsreisende können den Verpflegungsmehraufwand in Anspruch nehmen, um Mehrkosten bei der Verpflegung unterwegs auszugleichen. Die Idee dahinter: Auswärts zu essen ist teurer, als sich zu Hause zu verpflegen.
Für Deutschland gelten folgende Pauschalen: (Stand: 2025)
- Eintägige Dienstreise < 8h: 0 €
- Eintägige Dienstreise > 8h: 14 €
- Mehrtägige Dienstreise, An-/Abreisetag: 14 €
- Mehrtägige Dienstreise, ganzer Tag: 28 €
Die Pauschalbeträge werden gekürzt, wenn die Reisenden nicht selbst für alle Mahlzeiten sorgen müssen. Das ist z. B. der Fall, wenn das Frühstück im Hotelpreis inklusive ist oder der Geschäftspartner zum Abendessen einlädt. Die Kürzungen betragen 20 % fürs Frühstück und 40 % für Mittag- und Abendessen.
Im Ausland gelten andere Pauschalbeträge. Eine Liste gibt es in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.
Übernachtungskosten abrechnen als Selbstständige
Kosten für Hotel, Airbnb, Pension etc. können entweder in der tatsächlichen Höhe (nach Belegen) oder als Pauschale angerechnet werden.
- Um die tatsächlichen Kosten abzurechnen, müssen dem Finanzamt die entsprechenden Belege vorgelegt werden.
- Möchten Sie Ihre Übernachtungskosten nach Pauschalbeträgen abrechnen, ist das Reiseland entscheidend. Für Reisen innerhalb Deutschlands gilt eine Pauschale von 20 € pro Nacht. Außerhalb Deutschland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschbeträge (eine Liste gibt es in unserem Artikel zur Übernachtungspauschale).
Reisenebenkosten abrechnen als Selbstständige
Unter Reisenebenkosten fallen unter anderem Kosten für Parken, Maut, Gepäckaufbewahrung, Telefonate oder Trinkgelder. Diese können steuerlich geltend gemacht werden. Wie bei anderen Reisekosten, sind auch hier sind Belege als Nachweis nötig.
Wichtig ist, berufliche Ausgaben strikt von privaten Leistungen zu trennen, denn Privatausgaben zählen nicht zu den Reisenebenkosten. So können z. B. die Kosten für berufliche Telefonate abgerechnet werden, für private Gespräche jedoch nicht.
Für viele Aufwendungen, die unter Reisenebenkosten fallen, erhalten Sie in der Regel keine Belege oder Quittungen. Damit Sie dennoch nicht auf den Kosten sitzen bleiben, können Sie in diesem Fall einen Eigenbeleg ausfüllen (siehe nächster Abschnitt).
Was ist ein Eigenbeleg und was steht drin?
Alle Kosten, die steuerlich berücksichtigt werden sollen, müssen auch belegbar sein. Das bedeutet, dass Sie alle Ausgaben mit Belegen, Rechnungen oder Quittungen nachweisen müssen. Es gibt jedoch Situationen, in denen es nicht möglich oder üblich ist, einen Beleg zu erhalten, z. B. bei Parkgebühren oder Trinkgeld.
In diesem Fall können Selbstständige einen Eigenbeleg aufsetzen. Darin muss Folgendes angegeben werden:
- Zahlungsempfänger
- Art der Aufwendung
- Datum
- Kostendetails, wie Einzelpreis und Umsatzsteuersatz (wenn vorhanden, kann beispielsweise eine Preisliste beigefügt werden)
- Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
- Eigene Unterschrift
Welche Voraussetzungen müssen Selbstständige bei der Reisekostenabrechnung beachten?
Damit das Finanzamt eine geschäftliche Reise als solche anerkennt (und damit auch die entstandenen betrieblichen Ausgaben), müssen Selbstständige ein paar Vorgaben beachten:
- Der/die Reisende muss sich außerhalb des üblichen Arbeitsorts aufhalten, auch außerhalb der privaten Wohnung.
- Für die Reise muss eine gewisse Distanz zurückgelegt werden. In der Regel erkennt das Finanzamt Reisen an, die mindestens über die Stadtgrenzen hinaus führen.
- Die Reise muss einen geschäftlichen Anlass haben, wie zum Beispiel ein Kundenbesuch oder die Teilnahme an einer Weiterbildung.
- Es können nur Kosten eingereicht werden, die auch tatsächlich im Rahmen der beruflichen Tätigkeit angefallen sind. So zählt etwa eine Wellnessbehandlung nach Feierabend nicht dazu.
- Die Kosten waren notwendig und liegen in einer angemessenen Höhe. Eine Nacht in der Superior Suite wird das Finanzamt z. B. vermutlich nur akzeptieren, wenn nachgewiesen werden kann, dass weit und breit kein anderes Zimmer verfügbar war.
- Werden Privates und Berufliches vermischt (z. B. wenn der/die Partner:in mitreist oder man die Geschäftsreise um ein paar Tage Urlaub verlängert), dürfen dennoch nur die tatsächlich beruflich veranlassten Kosten in die Abrechnung einfließen. Ein Beispiel: Haben Sie als Paar ein Doppelzimmer gebucht, dürfen Sie nur die Kosten für ein Einzelzimmer abrechnen.
Wie rechnet man als Selbstständige:r Reisekosten richtig ab?
Freiberufler verbuchen ihre Geschäftsreisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Gewerbetreibende in der Gewinn- und Verlustrechnung (GUV). Dies wirkt sich direkt auf den Gewinn und somit auf die zu zahlende Einkommensteuer aus.
Welche Angaben gehören in eine Reisekostenabrechnung für Selbstständige?
Die Reisekostenabrechnung muss möglichst vollständig und nachvollziehbar sein. Sonst kann das Finanzamt Informationen nachfordern oder sogar Ansprüche verweigern.
Prinzipiell muss die Abrechnung folgende Informationen beinhalten:
- Name der/des Reisenden
- Reisedaten und -dauer
- Reiseziel
- Anlass
- Auflistung aller Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten)
- Steuerliche Zuordnung
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