Was Sie über Reisekostenmanagement in Unternehmen wissen müssen

Der Verpflegungsmehraufwand ist Teil der Reisekosten und betrifft die Ausgaben, die während einer geschäftlichen Reise für Essen und Trinken anfallen. Er ist im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt.

Die Idee ist: Wer auf einer Dienstreise ist, muss selbst für sein leibliches Wohl sorgen – und dafür gibt man in der Regel mehr Geld aus, als man es zuhause tun würde. Um diesen Mehraufwand auszugleichen, können Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Pauschalbetrag bezahlen. Dieser ist abhängig von der Reisedauer und dem jeweiligen Zielland.

Die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand (Spesen) und Übernachtung bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands bleiben auch 2026 gegenüber den letzten Jahren unverändert:

Bei Abwesenheiten von weniger als 8 Stunden steht keine Pauschale zu. Diese Pauschalsätze sind steuerfrei. Steuern fallen nur dann an, wenn der Arbeitgeber höhere Kosten erstattet, die in den firmeneigenen Reisekostenrichtlinien festgelegt sind.

Die Übernachtungspauschale ist ein Fixbetrag, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bezahlen, wenn diese aufgrund einer geschäftlichen oder dienstlichen Reise auswärts übernachten. Diese Pauschale ist für Reisende ebenfalls steuerfrei. In den Jahren von 2021 bis 2025 beträgt sie 20 Euro.

Hier finden Sie die Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für das Ausland.

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Die Tagessätze werden gekürzt, wenn Reisende für einzelne Kostpunkte nicht selbst aufkommen müssen. Dies ist z. B. der Fall, wenn im Hotel das Frühstück inbegriffen ist, oder sie von Geschäftspartner:innen zum Abendessen eingeladen werden. Die entsprechenden Kürzungen betragen: 

Sind Mitarbeitende länger als 3 Monate am gleichen Ort auswärts tätig, greift die Dreimonatsfrist, auch als „Dreimonatsregel” bekannt. Demnach können Mitarbeitende nur in den ersten 3 Monaten steuerfreie Verpflegungspauschalen vom Arbeitgeber erhalten (bzw. über die Einkommenssteuererklärung geltend machen). 

Die Dreimonatsfrist gilt nur dann, wenn die Mitarbeitenden ununterbrochen an demselben auswärtigen Ort tätig sind. Der Berechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Anreise und endet am Tag der Rückkehr.

Wird die berufliche Tätigkeit wegen Urlaub oder Krankheit für mehr als 4 Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut. Bei einer Unterbrechung von weniger als 4 Wochen läuft die Frist weiter.

Um herauszufinden, wie lange Sie Zeit haben, den Verpflegungsmehraufwand beim Arbeitgeber geltend zu machen, lohnt sich der Blick in die Reiserichtlinien des Unternehmens. Üblich ist eine Frist von 6 Monaten.

Nein. Laut Gesetz sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden jedoch die Auslagen aus Kulanz.

Wenn der Arbeitgeber die Auslagen nicht erstattet, können Mitarbeitende diese als Werbungskosten von der Einkommenssteuererklärung absetzen. Nachweise sind dafür nicht nötig. Zu beachten ist dabei, dass Reisende nur die vorgegebenen Pauschalbeträge absetzen können, nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung.
Auch Selbstständige und Freelancer können den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen in Anspruch nehmen. Im Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“ erfahren Sie, wie das funktioniert.

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