Als Reisenebenkosten gelten alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen und nicht unter die klassischen Reisekosten wie Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung fallen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten absetzbar sind und wie Sie sie richtig abrechnen, um kein Geld zu verlieren.
Was zählt zu den Reisenebenkosten?
Reisenebenkosten sind alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen und nicht unter die Kosten für Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung fallen. Beispiele für Reisenebenkosten sind:
- Park- oder Mautgebühren
- Trinkgelder
- Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen
- Telefongebühren für geschäftliche Gespräche
- Diebstahl oder Beschädigung von Gepäck
- Gebühren für Gepäckaufbewahrung
Diese Auslagen zählen nur als Reisenebenkosten, wenn sie nachweisbar beruflich bedingt sind. Wie auch bei anderen Reisekosten sind für die Abrechnung Originalbelege und Quittungen nötig. Daraus sollten Datum, Ort sowie Art und Höhe der Kosten ersichtlich sein.
Belege als Nachweis für Reisenebenkosten
Das Thema Belege kann sich bei Reisenebenkosten schwierig gestalten: bei Kosten für Parken, Maut oder Gepäckaufbewahrung erhalten Reisende oft nicht automatisch eine Rechnung oder Quittung. Es lohnt sich aber danach zu fragen, ansonsten können diese Kosten nicht abgerechnet werden. Es gibt jedoch Situationen, in denen es schlichtweg unmöglich ist, einen Beleg zu bekommen. Damit Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben, können Sie in diesem Fall einen Eigenbeleg ausfüllen (siehe nächster Abschnitt).
Ausnahmeregelung für private Telefonate
In der Regel werden nur die Kosten für beruflich veranlasste Telefongespräche als Reisenebenkosten gewertet. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Dauert die Auswärtstätigkeit eine Woche oder länger, so gelten auch die Gebühren für private Telefongespräche als Reisenebenkosten. Somit können Mitarbeitende sich diese Kosten entweder vom Arbeitgeber erstatten lassen oder in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten angeben.
Was ist ein Eigenbeleg und was steht drin?
Erhalten Sie keinen Beleg für eine Auslage, z. B. im Parkhaus oder beim Trinkgeld, haben Sie die Möglichkeit, einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser muss folgende Informationen enthalten:
- Zahlungsempfänger
- Art der Aufwendung
- Datum
- Kostendetails, wie Einzelpreis und Umsatzsteuersatz (ggf. Preisliste, falls vorhanden)
- Begründung für die Notwendigkeit des Eigenbelegs
- Eigene Unterschrift
Was zählt NICHT zu den Reisenebenkosten?
Nur Kosten, die zur Ausübung der geschäftlichen Tätigkeit nötig sind, können als Reisenebenkosten angerechnet werden. Ausgaben für private Zwecke oder während der Freizeit fallen nicht darunter.
Ebenso sollten Reisende die Verhältnismäßigkeit der Kosten im Auge behalten: Wer etwa unangemessen hohe Trinkgelder im Restaurant bezahlt, muss u. U. damit rechnen, dass der Arbeitgeber diese nicht übernimmt.
Beispiele für Ausgaben, die NICHT zu den Reisenebenkosten zählen:
- Kauf eines neuen Koffers oder neuer Kleidung vor/während einer Geschäftsreise
- Pay-TV oder Wellnessbesuche im Hotel
- Trinkgeld nach einem privaten Essen mit Bekannten während der Reise
- Unverhältnismäßig hohe Trinkgelder nach Geschäftsessen
- Verlust von privatem Eigentum
- Private Telefonate (hier kann es Ausnahmen geben, etwa bei sehr langen Aufenthalten)
Müssen Arbeitgeber Reisenebenkosten erstatten?
Nein, per Gesetz sind Arbeitgeber nicht zur Erstattung von Reisenebenkosten verpflichtet. Viele Unternehmen übernehmen die entstandenen Kosten aber dennoch aus Kulanzgründen ganz oder anteilig.
Im Übrigen können nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige, Unternehmer:innen und Freelancer ihre Reisenebenkosten geltend machen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“.
Wie werden Reisenebenkosten abgerechnet?
Unternehmen können festlegen, welche Reisenebenkosten sie in welcher Höhe übernehmen. In der Regel wird dies in den Reiserichtlinien verankert. Reisende sollten sich vor Beginn der Reise informieren, welche Regelung in ihrem Unternehmen gilt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Reisenebenkosten zu erstatten:
- Arbeitgeber erstattet die Kosten (ganz oder anteilig): Die Erstattung ist für Arbeitgeber steuerfrei, da sie Reisenebenkosten als Betriebsausgabe absetzen können.
- Kosten in der Steuererklärung geltend machen: Sollte der Arbeitgeber die Reisenebenkosten nicht erstatten, heißt das nicht, dass Mitarbeitende auf ihren Kosten sitzen bleiben. Sie können die Ausgaben in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
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