Lanes & Planes Verhaltenskodex

Als Lanes & Planes sind wir stolz auf unsere Vielfalt, unsere Individualität und unsere jeweiligen persönlichen und kulturellen Hintergründe. Als gemeinsame Orientierungshilfe unterstützt uns dieser Verhaltenskodex, in einer sich immer schneller wandelnden Welt Entscheidungen zu treffen, die im Einklang mit den Grundsätzen und Werten unseres Unternehmens stehen.

Wir verstehen Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt nicht nur als Werte, sondern als Grundlage unserer Zusammenarbeit und unseres gemeinsamen Erfolgs.

Für unsere Kunden, Geschäftspartner und auch unsere Lieferanten beschreibt der Verhaltenskodex, wofür wir als einer der in Deutschland führenden Anbieter für digitales Geschäftsreise- und Belegmanagement stehen und wo auf sie sich bei uns verlassen können.

Dieser Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeitenden von Lanes & Planes verbindlich, unabhängig von ihrer Funktion oder Hierarchie. Darüber hinaus haben alle Mitarbeitenden die jeweils geltenden Gesetze, Vorschriften sowie internen Regeln und Richtlinien zu beachten.

Führungskräfte aller Ebenen tragen eine besondere Verantwortung für unsere Unternehmenskultur. Sie leben die Werte von Lanes & Planes sowie Integrität und Chancengleichheit aktiv vor, unterstützen ihre Mitarbeitenden bei der Umsetzung dieser Grundsätze, schaffen psychologische Sicherheit, fördern eine offene Kommunikation und sprechen Fehlverhalten frühzeitig an.

Darüber hinaus definiert dieser Verhaltenskodex auch unsere Erwartungen an unsere Geschäftspartner.

Wir beobachten die unmittelbaren und mittelbaren Auswirkungen unserer geschäftlichen Tätigkeit auf Umwelt und Gesellschaft und sind bestrebt, die ökonomischen, ökologischen und sozialen Belange in einen angemessenen Interessenausgleich zu bringen.

Wir handeln im Einklang mit allgemein anerkannten Werten und Prinzipien, verhalten uns rechtskonform und beachten insbesondere die international anerkannten Menschenrechte und Arbeitsstandards, wie sie in diesem Verhaltenskodex beschrieben sind.

Wir stehen für die Ziele und Inhalte dieses Verhaltenskodexes und unternehmen im Rahmen unserer jeweiligen rechtlichen und tatsächlichen Möglichkeiten alle geeigneten und zumutbaren Anstrengungen, um dieser freiwilligen Selbstverpflichtung fortlaufend nachzukommen.

Der Schutz und Erhalt der natürlichen Lebensgrundlagen betrifft uns und verpflichtet uns alle. In diesem Bewusstsein üben wir unsere Geschäftstätigkeit ökologisch verantwortlich aus und bekennen uns zum Ziel einer klimaneutralen Zukunft.

Wir nehmen unsere ökologische Verantwortung wahr, indem wir die geltenden gesetzlichen Vorgaben und anerkannten Standards zum Schutz von Umwelt und Klima anwenden. Wir arbeiten daran, etwaige negative Auswirkungen unserer geschäftlichen Aktivitäten auf die Umwelt und das Klima kontinuierlich zu reduzieren.

Wir bei Lanes & Planes ergreifen hierfür u.a. die folgenden Maßnahmen, die sich an gesetzlichen und international anerkannten Standards orientieren. Wir halten unsere Mitarbeitenden an, hierzu aktiv einen Beitrag zu leisten:

Wir achten auf die international anerkannten Menschenrechte. Dazu zählen insbesondere das Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, die Einhaltung von Arbeitsschutzpflichten, die Achtung der Koalitionsfreiheit, angemessene und menschenwürdige Arbeitsbedingungen sowie das Verbot unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung. In allen Geschäftsaktivitäten sind wir bestrebt, Menschenrechtsverletzungen weder zu verursachen noch zu ihnen beizutragen. Diesen Anspruch stellen wir auch an unsere Kunden und Geschäftspartner.

Wir behandeln unsere Mitarbeitenden mit Wertschätzung und begegnen unseren Kolleginnen und Kollegen respektvoll. Dies zeigt sich in unserem täglichen Verhalten: Wir hören einander zu, lassen andere ausreden und geben konstruktives Feedback. Jede Form von rechtswidrigen Strafen, Missbrauch, Belästigung, Benachteiligung, Einschüchterung sowie diskriminierendem, grenzüberschreitendem, herabwürdigendem oder sonstigem unwürdigem Verhalten lehnen wir konsequent ab. Dies gilt auch für den digitalen Austausch, etwa in Chats, E-Mails oder Videokonferenzen. Unser Handeln richten wir an anerkannte internationale Arbeits- und Sozialstandards aus.

Wir schätzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und fördern eine Arbeitsumgebung, die Inklusion und Chancengleichheit ermöglicht. Jede Form von Diskriminierung oder Ungleichbehandlung aufgrund nationaler oder ethnischer Herkunft, sozialer Herkunft, des Gesundheitsstatus, einer Behinderung, der sexuellen Identität oder Orientierung, des Alters, des Geschlechts, der politischen Meinung, der Religion oder der Weltanschauung lehnen wir ab und gehen konsequent dagegen vor. Entscheidungen über Einstellung, Entwicklung, Vergütung und Beförderung treffen wir nachvollziehbar, fair und diskriminierungsfrei. Dieses Verhalten erwarten wir auch von unseren Kunden und Geschäftspartnern.

Unsere Führungskräfte achten besonders darauf, eine inkludierende und faire Arbeitsumgebung vorzuleben und aktiv zu fördern.

Wir beachten die international anerkannten Standards für Arbeits- und Gesundheitsschutz und fördern eine Kultur, in der wir Verantwortung für uns selbst und andere übernehmen. Durch die Vermeidung von Unfällen, Verletzungen und arbeitsbedingten Erkrankungen schaffen wir ein sicheres und gesundheitsförderliches Arbeitsumfeld. Gesundheit umfasst für uns sowohl das physische als auch das psychische Wohlbefinden. Deshalb fördern wir nachhaltiges Arbeiten und schaffen ein Umfeld, in dem Belastungen, Überforderung und Konflikte frühzeitig und offen angesprochen werden können.

Wir verfolgen ausschließlich legale Geschäftsziele und -praktiken und unterhalten nur mit seriösen Partnern Geschäftsbeziehungen. Gegenüber unseren Kunden und Geschäftspartnern verhalten wir uns fair und wertschätzend und respektieren unterschiedliche rechtliche, wirtschaftliche, soziale und kulturelle Hintergründe.

Unser unternehmerisches Handeln orientieren wir an allgemeingültigen ethischen Werten und Prinzipien, insbesondere an Integrität, der Achtung der Menschenwürde sowie dem Leistungsprinzip. Wir treten für einen freien und fairen Wettbewerb ein, dulden keine wettbewerbswidrigen Absprachen und handeln stets im Einklang mit den geltenden Gesetzen. Wettbewerbsvorteile durch unlautere Geschäftspraktiken lehnen wir konsequent ab.

Wir machen Geschäfte ausschließlich mit seriösen Partnern, deren Geschäftstätigkeit im Einklang mit dem geltenden Recht steht. Wir halten alle für uns geltenden gesetzlichen Vorgaben zur Geldwäscheprävention ein. Geldwäsche liegt insbesondere dann vor, wenn Bargeld oder andere Vermögenswerte aus kriminellen Handlungen in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf eingeschleust werden, um deren tatsächliche Herkunft zu verschleiern.

Unsere Mitarbeitenden sind verpflichtet, Anhaltspunkte oder Verdachtsmomente für Geldwäsche unverzüglich über die vorgesehenen internen Meldewege zu melden. Mitarbeitende in besonders betroffenen oder risikorelevanten Abteilungen werden regelmäßig anlassbezogen und entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen zu den Themen Geldwäscheprävention, Korruptionsbekämpfung und dem verantwortungsvollen Umgang mit Zuwendungen geschult.

Wir wenden uns gegen jede Form von Korruption sowie gegen Handlungen, die den Anschein einer unzulässigen Beeinflussung erwecken könnten. Mit Zuwendungen an Dritte, insbesondere Geschenken, Einladungen, Spenden und Sponsoring-Aktivitäten, gehen wir verantwortungsvoll, transparent und im Einklang mit den geltenden gesetzlichen sowie internen Vorgaben um.

Wir treffen unsere Entscheidungen frei von Interessenkonflikten ausschließlich zum Wohle von Lanes & Planes. Es ist jedem Mitarbeitenden untersagt, geschäftliche Entscheidungen aus persönlichen Interessen oder Vorteilen zu treffen. Private Interessen dürfen geschäftliche Entscheidungen nicht beeinflussen. Mögliche Interessenkonflikte – beispielsweise durch Nebentätigkeiten, persönliche Beziehungen oder finanzielle Interessen – legen wir transparent offen und sprechen sie frühzeitig an.

Vertrauliche Informationen teilen wir ausschließlich mit Personen, die diese zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nach den Grundsätzen der DSGVO, unsere Mitarbeitenden achten insbesondere darauf, dass die Verarbeitung zweckgebunden, vertraulich und sparsam erfolgt. Neben dem Schutz personenbezogener Daten achten wir auf eine hohe IT- und Informationssicherheit. Unsere Mitarbeitenden nutzen IT-Systeme, Passwörter und Zugänge verantwortungsvoll und melden verdächtige Sicherheitsvorfälle (z. B. Phishing, Datenverlust) unverzüglich an die IT-Sicherheit.

Wir schützen anvertraute Geschäftsgeheimnisse und sonstige vertrauliche Informationen unserer Kunden und Geschäftspartner vor unerlaubter Erlangung, Nutzung und Offenlegung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.

Wir respektieren das geistige Eigentum (z.B. Patente, Marken, Urheberrechte) unserer Kunden, Geschäftspartner und sonstigen Dritten und achten beim Austausch von Know-how und Technologien darauf, dass ausreichende Vorkehrungen zum Schutz der geistigen Eigentumsrechte vorgenommen werden.

Wir treffen geeignete Maßnahmen, um die Sicherheit und Qualität unserer Produkte oder Leistungen zu gewährleisten. Wir stellen sicher, dass unsere Produkte oder Leistungen den jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Wir stellen sicher, nicht gegen Sanktionen oder Vorschriften zur Exportkontrolle zu verstoßen.

Sanktionen sind behördliche Beschränkungen der Wirtschaftsbeziehungen gegenüber Staaten, Personen oder Unternehmen als Reaktion auf schwerwiegendes (völker-)rechtswidriges Verhalten. Bei Exportkontrollvorschriften beziehen sich die Beschränkungen auf Beschaffenheit und Eigenschaften von Handelsgütern.

Bei Lanes & Planes legen wir Wert auf gegenseitige Wertschätzung, ein respektvolles Miteinander, geschäftliche Integrität und rechtskonformes Verhalten. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex, gegen Gesetze oder interne Regelungen dulden wir nicht. Wenn unsere Mitarbeitenden auf einen möglichen Verstoß aufmerksam werden, haben sie die Möglichkeit, diesen an ihre Führungskraft oder über unser elektronisches Hinweisgebersystem an die interne Meldestelle zu melden. Über das elektronische Hinweisgebersystem ist auch eine vollständig anonyme Meldung möglich.

Unsere Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Unsere Mitarbeitenden müssen keine negativen Konsequenzen befürchten, wenn sie einen Hinweis melden oder wenn sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei ihrem Verdacht tatsächlich um einen Compliance-Verstoß handelt.

Lanes & Planes bekennt sich zu den gesetzlichen Vorgaben zum Schutz hinweisgebender Personen vor sämtlichen Repressalien und Benachteiligungen, die aufgrund der Meldung drohen könnten. Dazu gehören insbesondere Diskriminierung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Versagung einer Beförderung oder Abgabe einer negativen Beurteilung. Bereits die Androhung oder der Versuch einer solchen Benachteiligung ist untersagt. Verstöße gegen das Verbot von Repressalien und Benachteiligungen, das Vertraulichkeitsgebot sowie vorsätzliche Behinderungen bei der Abgabe von Hinweisen verfolgen und sanktionieren wir. Hinweisgebende Personen sind nur dann nicht geschützt, wenn sie das Hinweisgebersystem nachweislich durch Abgabe falscher Informationen vorsätzlich missbrauchen.

Jede eingehende Meldung wird durch die interne Meldestelle unverzüglich und vertraulich geprüft. Die Prüfung erfolgt unparteiisch, sachlich und unter Wahrung der Unschuldsvermutung und des rechtlichen Gehörs. Verstöße sanktionieren wir angemessen unter Berücksichtigung der Schwere des Verstoßes. Mögliche Konsequenzen können von einer Ermahnung über eine Abmahnung bis hin zur Kündigung reichen. Bei strafrechtlich relevanten Verstößen behält sich Lanes & Planes eine Strafanzeige vor.

Lanes & Planes GmbH

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Amtsgericht München HRB 235318