Arbeitszeit auf Dienstreisen: Was gilt wirklich?

Ob Reisezeit als Arbeitszeit gewertet wird, hängt maßgeblich vom genutzten Verkehrsmittel, der Art der Reise und evtl. Absprachen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden ab.

Reisen Mitarbeitende innerhalb ihrer regulären Arbeitszeit, gilt das grundsätzlich als Arbeitszeit, ganz unabhängig vom Verkehrsmittel. Dabei ist es nebensächlich, ob der/die Mitarbeiter:in arbeitet oder nicht. In beiden Fällen zählt die Zeit als Arbeitszeit. 

Bei An- und Abreise außerhalb der Arbeitszeit ist die Sachlage etwas komplizierter. Hier kommt es auf das Verkehrsmittel an und darauf, was der/die Reisende während der Fahrt tut. 

Reisen Mitarbeitende in ihrer freien Zeit mit dem Auto, gilt das als Arbeitszeit. Die Logik dahinter: Wer Auto fährt, kann sich währenddessen nicht erholen. Für Beifahrer gilt diese Regelung allerdings nicht; sie können ja während der Fahrt entspannen. Entsprechend gilt ihre Zeit nicht als Arbeitszeit. 

Auch Bahnfahren oder Fliegen außerhalb der festen Arbeitszeiten gilt als Arbeitszeit, solange Mitarbeitende dabei arbeiten (z.B. Präsentationen vorbereiten oder E-Mails beantworten). Gibt es keine konkrete Arbeitsanweisung und Mitarbeitende nutzen die Zeit für Privates, zählt die Reise nicht als Arbeitszeit. 

Ein interessanter Sonderfall: Wenn das Unternehmen Mitarbeitende anweist, außerhalb ihrer Arbeitszeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu reisen und die Mitarbeitenden sich stattdessen entscheiden, mit dem Auto zu fahren, gilt das ebenfalls nicht als Arbeitszeit. Die Begründung dahinter ist, dass der/die Reisende sich bewusst dafür entscheidet, die Gelegenheit zum Entspannen nicht zu nutzen. 

Ist die Anreise geregelt, stellt sich als Nächstes die Frage, was vor Ort gilt. Prinzipiell greifen auf einer dienstlichen Reise die gleichen Regelungen wie im normalen Berufsalltag. Sehen wir es uns im Detail an: 

Auch auf Dienstreisen dürfen Angestellte die gesetzlich festgelegte Arbeitszeit von 8 Stunden nicht überschreiten. In Ausnahmefällen kann diese auf 10 Stunden ausgeweitet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeitenden die durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden pro Arbeitstag über einen Zeitraum von 6 Monaten (bzw. 24 Wochen) nicht überschreiten.

Auch die übliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitstagen muss eingehalten werden. Bei einer Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden stehen Mitarbeitenden mindestens 30 Minuten Pause zu. Bei mehr als 9 Stunden sind es 45 Minuten. So sieht es das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor. Nutzt das Unternehmen bereits eine digitale Zeiterfassung, ist es sinnvoll, diese auch auf Geschäftsreisen weiterzuführen. So behalten Sie den Überblick über die tatsächlichen Arbeitsstunden.

Ob die Wartezeit zwischen Terminen auf Geschäftsreisen als Arbeitszeit gilt, hängt davon ab, ob Reisende diese Zeit nach eigenem Ermessen nutzen können oder ihrem Team zur Verfügung stehen müssen. 

Treffen sich Mitarbeitende nach Feierabend mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen, zählt das als Arbeitszeit – vorausgesetzt, das Ganze erfüllt einen beruflichen Zweck. 

Das ist zum Beispiel gegeben, wenn bei einem Netzwerktreffen wichtige Kontakte gepflegt oder beim Abendessen Geschäftsangelegenheiten besprochen werden. Handelt es sich dagegen um ein rein privates Treffen, zählt das nicht als Arbeitszeit. 

Bei Geschäftsreisen mit Übernachtung gilt die Zeit nach Dienstschluss als Freizeit. Die Übernachtung zählt nicht als Arbeitszeit, selbst wenn sie aus beruflichen Gründen notwendig ist. Auch hier haben Mitarbeitende Anspruch auf eine Ruhezeit von 11 Stunden, bevor es am nächsten Tag weitergeht. 

Wie Reisende ihren Feierabend auf Geschäftsreise verbringen, liegt in ihrem eigenen Ermessen. Nach dem Arbeitstag noch eine Stunde die Stadt erkunden oder an den Strand, das geht dank Bleisure Travel. Wichtig ist nur, dass diese Zeit als Freizeit gewertet wird, nicht als Arbeitszeit. 

Eine Reiserichtlinie schafft verbindliche Regeln für alle Mitarbeitenden. Darin werden u.a. Informationen rund um Arbeitszeit, Überstunden und Notfälle festgehalten. Statt vor jeder Dienstreise die gleichen Diskussionen zu führen, lassen sich damit viele rechtliche Fragen vorab klären. 

Für das Thema Arbeitszeit auf Dienstreise sollte die Reiserichtlinie konkret mindestens folgende Punkte abdecken: Wie werden Reisezeiten und Überstunden erfasst und ausgeglichen? Welche Transportmittel sind vorgesehen und was gilt jeweils für die Reisezeit? Wer ist im Notfall erreichbar und wie wird im Krisenfall kommuniziert?

Der entscheidende Schritt ist dabei, die Richtlinien nicht als PDF abzulegen, das kaum jemand liest, sondern sie direkt ins Buchungssystem zu integrieren. Mit Lanes & Planes hinterlegen Sie Ihre Reiserichtlinien einmalig in der Plattform; Bei jeder Buchung wird automatisch geprüft, ob alle Vorgaben eingehalten werden. Verstöße werden direkt angezeigt, ohne dass jemand manuell nachkontrollieren muss.

Wie eine vollständige Reiserichtlinie aufgebaut sein sollte und was sie im Detail regeln kann, lesen Sie in unserem Artikel „Warum klare Reiserichtlinien für Unternehmen unverzichtbar sind“.

Die rechtlichen Regeln zur Arbeitszeit auf Dienstreisen sind eindeutiger, als viele denken: Arbeits- und Pausenzeiten und wie Reisezeit gehandhabt wird, all das ist rechtlich klar geregelt. 

Dasselbe gilt für die Fürsorgepflicht: Sie beginnt bereits bei der Reiseplanung und nicht erst, wenn etwas schiefläuft. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden gut vorbereiten, erreichbar bleiben und im Notfall schnell handeln können, erfüllen damit nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern stärken auch das Vertrauen ihrer Teams.

Am Ende ist eine Reiserichtlinie der praktischste Schritt, um all das verbindlich zu regeln. Und im besten Fall verstaubt sie nicht im Archiv, sondern ist direkt in den Buchungsprozess integriert.