CSRD und Geschäftsreisen: Was jetzt auf Unternehmen zukommt und wie sie vorbereitet sein können

Die neuen Berichtspflichten treten schrittweise in Kraft. Seit dem Geschäftsjahr 2024 müssen Unternehmen Bericht erstatten, die bereits unter die Vorgängerrichtlinie NFRD fielen – also große, kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden sowie bestimmte Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen. 

Ab dem Jahr 2025 gilt die CSRD auch für alle anderen großen Unternehmen, die bisher nicht erfasst waren. Darunter fallen Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen: eine Bilanzsumme über 20 Millionen Euro, einen Nettoumsatz über 40 Millionen Euro oder mehr als 250 Beschäftigte.

Ab 2026 wird die Berichtspflicht zudem auf kapitalmarktorientierte kleine und mittlere Unternehmen ausgeweitet. Ab dann werden auch bestimmte Unternehmen aus Drittstaaten mit relevanten EU-Umsätzen berichtspflichtig.

Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (EU) 2022/2464, kurz CSRD, hat die Europäische Union neue Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung geschaffen. Unternehmen müssen künftig ihre Auswirkungen auf Umwelt, Gesellschaft und Unternehmensführung nach einheitlichen Kriterien offenlegen – basierend auf den European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

Ein zentraler Bestandteil ist die CO₂-Bilanz. Neben direkten Emissionen (Scope 1 und 2) sind auch indirekte Emissionen aus Scope 3 zu erfassen. Dazu zählen unter anderem Dienstreisen, Logistikprozesse oder eingekaufte Dienstleistungen.

Als übergeordnetes Rahmenwerk dient die geplante EU-Omnibus-Initiative, die die ESG-Berichterstattung in Europa harmonisieren soll. Dadurch könnten Berichte künftig auch für andere Regelwerke genutzt werden, etwa für die EU-Taxonomie oder die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Das Ziel ist ein integriertes und konsistentes ESG-Reporting-System.

Scope-3-Emissionen entstehen außerhalb des direkten Einflussbereichs eines Unternehmens, beispielsweise bei extern beauftragten Dienstleistungen wie Geschäftsreisen. Auch wenn die Emissionen durch Airlines, Bahn- oder Mietwagenanbieter verursacht werden, müssen sie im Nachhaltigkeitsbericht berücksichtigt werden.

In vielen Organisationen machen Geschäftsreisen einen erheblichen Anteil am gesamten CO₂-Fußabdruck aus – besonders durch Flugreisen. Entsprechend wichtig ist es, Reiseprozesse und Richtlinien künftig eng mit der ESG-Strategie zu verknüpfen.

Mit der CSRD steigen die Anforderungen an die Qualität und Nachvollziehbarkeit von Emissionsdaten. Unternehmen müssen künftig offenlegen, wie sie CO₂-Emissionen aus Geschäftsreisen berechnen, welche Datenquellen sie nutzen und nach welchem Standard die Bilanzierung erfolgt. Möglich sind zum Beispiel das GHG Protocol oder die ISO 14064.

Pauschale Schätzwerte genügen nicht mehr. Die Daten müssen digital, konsistent und revisionssicher vorliegen. Für viele mittelständische Betriebe bedeutet das, ihre Datenerfassung neu zu strukturieren und technische Schnittstellen zu schaffen, um Nachhaltigkeitsdaten automatisiert zu integrieren.

Über die Travel-Management-Plattform von Lanes & Planes können Unternehmen ihre Geschäftsreisen vollständig digital abbilden – von der Buchung bis zur Abrechnung. In Zusammenarbeit mit dem ClimateTech-Unternehmen SQUAKE werden bereits bei der Buchung die CO₂-Emissionen des gewählten Transportmittels angezeigt.

Die Berechnungen basieren auf anerkannten Emissionsfaktoren und internationalen Standards. So werden Scope-3-Daten effizient und fehlerfrei erfasst. Unternehmen sparen dadurch manuelle Aufwände und können die Daten direkt für Nachhaltigkeitsberichte nach CSRD, interne ESG-Analysen oder Kompensationsmaßnahmen nutzen.

Auch wenn die EU-Omnibus-Initiative künftig Erleichterungen bringen soll – etwa durch klarere Fristen und abgestimmte Berichtsinhalte – sollten Unternehmen die Zeit bis 2026 aktiv nutzen.

Geschäftsreisen bieten einen leicht zugänglichen Ansatzpunkt, um Emissionen strukturiert zu erfassen und gezielt zu reduzieren. Schon kleine Maßnahmen können Wirkung zeigen, etwa:

Wer seine Reisedaten frühzeitig digitalisiert und auswertet, erleichtert nicht nur die künftige Berichterstattung, sondern leistet zugleich einen aktiven Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit im Geschäftsalltag.

Mit der CSRD wird die Emissionserfassung bei Geschäftsreisen zu einer zentralen Aufgabe. Unternehmen, die ihre Travel- und ESG-Daten frühzeitig miteinander verknüpfen, sichern sich einen klaren Vorteil – durch effizientes Reporting, transparente Prozesse und glaubwürdige Nachhaltigkeit.