Die wichtigsten Schritte zum erfolgreichen Travel Management

Das Travel Management bildet die Schnittstelle zwischen Reisenden, Reiseverantwortlichen, Finance & HR. Wie modernes Business Travel Management funktioniert und warum es wichtig ist die internen Reiseprozesse zu überdenken erfahren Sie in diesem Leitfaden.
Die wichtigsten Schritte zum erfolgreichen Travel Management

Laut Oxford Economics* sind rund 28% der erfolgreichen Geschäftsbeziehungen auf Geschäftsreisen zurückzuführen. Als fixer Bestandteil und ein strategisch wichtiges Werkzeug vieler national und international tätiger Unternehmen stärken sie Geschäftsbeziehungen, helfen beim Aufbau von Netzwerken und dienen der direkten Kundenkommunikation.

Dabei bildet das Travel Management die Schnittstelle zwischen Reisenden und verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Der Einsatz moderner Lösungen im Business Travel Management hilft Geschäftsreisen zeitsparend und kostensenkend zu organisieren.

Was ist Travel Management?

Travel Management beinhaltet sämtliche Aufgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen. Von der Suche nach preiswerten Angeboten über die Buchung bis hin zur Abrechnung. Dazu gehören auch die Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Reiserichtlinien und Mitarbeiterbetreuung während einer Reise.

Eine effiziente und kostendeckende Abwicklung steht hierbei  im Vordergrund. Zugleich dürfen jedoch auch die Bedürfnisse der Reisenden nicht außer Acht gelassen werden.

Was macht ein Travel Manager?

Der Travel Manager ist in der Regel ein Mitarbeiter des Unternehmens, der sich um die Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen kümmert. Je nach Unternehmensgröße übernimmt die Aufgabe des Travel Manager auch der Office Manager oder aber auch die HR Abteilung.

In seiner Funktion stellt der Reiseverantwortliche ein wichtiges Bindeglied zwischen Geschäftsreisenden, Vorgesetzten und der Finanzabteilung dar. Sein Wirkungsbereich ist sehr umfangreich und beginnt bereits vor der eigentlichen Reise. Zudem fallen die Nachbearbeitung und vorbereitende Buchhaltung in sein Aufgabengebiet.
Aufgaben im Detail:

  • operativer und strategischer Einkauf von Reisedienstleistungen und Sonderkonditionen
  • Planung und Organisation firmeninterner und -externer Veranstaltungen
  • Reisekostenabrechnung, Belegprüfung und Sicherstellung der Einhaltung des Reisekostenbudgets
  • Erstellung und laufende Optimierung firmeninterner Reiserichtlinien, Buchungs- und Reiseabläufe
  • Ansprechpartner für Dienstreisende bei Fragen rund um die Reise, Änderungen und Stornierungen
  • Fuhrpark-Management und -Koordination inkl. Fahrtenbuchkontrolle
  • Recherche, Analyse und Aufbereitung ergänzender Tools zur Unterstützung im Travel Management

Welche Unternehmen profitieren von Business Travel Management?

Welche Unternehmen von diesem Service profitieren hängt vom Reisevolumen und dem Budget ab. So können auch bereits sehr kleine Firmen ab einem Reisevolumen von etwa 30.000 € durch den Einsatz von Travel Management Lösungen einen Nutzen ziehen.

Mit der Integration von Reservierungsportalen oder End-to-End-Travel Management Lösungen können Geschäftsreisen besser gesteuert und kostensparender organisiert werden.

Klassische Branchen sind Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen. Dazu zählen:

  • Consultants 
  • Anwälte 
  • projektgebundene Branchen 
  • Medien 
  • produzierendes Gewerbe

Stakeholder im Travel Management

Reisemanagement ist vielfältig und komplex; es bedarf der Zusammenarbeit verschiedener Bereiche und Abteilungen u.a. mit dem Office Management, HR,  Geschäftsreisenden, der Finanzabteilung und externen Ansprechpartnern wie Reisebüros und dergleichen. Ihm obliegt die Organisation und Prozessoptimierung. Entscheidungsträger bleiben in der Regel jedoch Betriebsleiter und CEO.

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Die drei Eckpfeiler des modernen Business Travel Managements

Für einen reibungslosen Ablauf der Reiseprozesse, ist es essentiell komplizierte Buchungsvorgänge zu vereinfachen, den Kommunikations- & Zeitaufwand auf ein Minimum zu reduzieren und endlose Schleifen im Genehmigungsprozess zu eliminieren. Die folgenden 3 Eckpfeiler helfen Ihnen dabei Ihr Travel Management auf den neusten Stand zu bringen:

Transparenz & Vertrauen
Offen kommunizierte Rahmenbedingungen hinsichtlich Budget und Buchungsmöglichkeiten vereinfachen den Buchungsvorgang und bringen den eigenen Mitarbeitern Vertrauen entgegen.
Flexibilität & Sicherheit
Flexible Prozesse und optimierte Reiserichtlinien ohne Mikromanagement ermöglichen schnelle Genehmigungsprozesse und effiziente Buchungsvorgänge. Sie helfen Ihnen dabei die Sicherheit Ihrer Reisenden zu gewährleisten und um im Fall der Fälle schnell zu reagieren.
Auswirkungen & Messbarkeit
Um den Überblick über entstandene Kosten und die Wirtschaftlichkeit zu behalten, sind aussagekräftige Reportings unerlässlich. Kosten- & Ressourcenkontrolle helfen Ihnen dabei Ihre Ausgaben im Blick zu behalten und an der richtigen Stelle zu optimieren.

Herausforderungen und häufige Probleme im Travel Management

Mit der Globalisierung und dem Unternehmenswachstum ändern sich auch die Anforderungen an Geschäftsreisen & das Business Travel Management. Reiseverantwortliche müssen sich neuen Trends anpassen und mutieren vom Einkäufer von Reisedienstleistungen hin zum Prozessoptimierer.

Um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein, greifen viele Unternehmen zu externen Partnern oder digitalen Lösungen. Doch auch diese können oft nicht alle Probleme lösen.

  • Mitarbeiter nehmen das Travel Management häufig selbst in die Hand.
  • Travel Management für Vorgesetzte ist oftmals ein lästiges Übel.
  • Business Manager sind oft überfordert.
  • Der Aufwand für die Reisekostenabrechnung ist enorm.
  • Mitarbeiter sind während der Reise auf sich gestellt.
  • Fehlende Unterstützung bei Problemen während der Reise.
  • Mangelnde Flexibilität und lange Genehmigungsprozesse
  • Erschwerte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen.
  • Aufwändige Buchungsprozesse und hoher Kommunikationsaufwand bei der Organisation von Reisen.
  • Probleme bei der Erstellung und Einhaltung von Reiserichtlinien.
  • Wenig bis gar keine Kostentransparenz bzw. Kostenkontrolle.
Gängige LösungenDamit verbundene Probleme / HerausforderungenGeschäftsreisenderTravel Manager / ReiseverantwortlicherFinanzabteilung
Self-Service: Buchungsseiten Endverbraucher● Selbstbuchung durch Geschäftsreisende
● Zeitintensive Suche nach günstigen Preisen
● Fehlende Transparenz über entstandene Kosten
● Eigenständige Reisebuchung ohne automatisierte Richtlinien
● Zeitintensive Suche auf verschiedenen Portalen
● Mehrere Buchungsvorgänge bei unterschiedlichen Anbietern
● Reisender muss in Vorkasse
● Keine Unterstützung bei Problemen während der Reise
● Lange Genehmigungs- und Freigabeprozesse
● Reiseunterlagen in verschiedenen Apps bzw. in Papierform
● Hoher Organisations- & Kommunikationsaufwand
● Compliance schwer einzuhalten
● Hoher Stressfaktor bei kurzfristigen Änderungen oder Stornierungen
● Manuelle, zeitintensive Belegprüfung
● Manuelle, zeitaufwendige Reisekostenabrechnung
● Langwierige Abrechnung mit hoher Fehlerquote
● Fehlende Transparenz über entstandene Kosten
● Mühsame Abrechnung der Firmenkreditkarten bei fehlenden Belegen
Reisebüro● Ineffiziente Buchung per Telefon oder Mail
● Hohe Servicegebühren
● Support & Unterstützung nur während der Geschäftszeiten
● Starke Abhängigkeit vom Reisebüro
● Kurzfristige Änderungen nur schwer möglich
● Support und Unterstützung nur während Geschäftszeiten
● Kein mobiler Zugriff auf die Reisedaten in einer App
● Extrem hoher Kommunikationsaufwand
● Sehr langsame & zeitintensive Buchungsprozesse
● Hohe Servicekosten
● Preise höher als marktübliche Angebote
● keine Integrationsmöglichkeit in das firmeneigene Abrechnungssystem
● aufwendige Reisekostenabrechnung
Online Buchungstool für Geschäftsreisende (OBE)● Fehlender Support
● Reisekostenabrechnung durch Drittanbieter oder Excel
● Zusätzliche Kosten bei Sonderwünschen (Support)
● Geringe Akzeptanz unter Geschäftsreisenden
● Benutzerunfreundliche Bedienoberfläche
● Mangelnder Support
● Stornierungen und Umbuchungen nur über Support
● Eingeschränkte Verfügbarkeit von Verbindungen, Spezialpreisen und Angeboten
● Keine Kontrollfunktion, bei Buchungen außerhalb des Tools
● Keine Buchungen ausserhalb des Systems
● Keine integrierte Spesenabrechnung
● Kein Support
● Gebührenpflichtige Nutzung
● Fehlende Anbindung an firmeninterne Abrechnungssysteme
● Kein integriertes Belegmanagement
● Keine Kostenübersicht
● Manuelle Erstellung der Reisekostenabrechnung
Travel Management Companies● Vorrangig Reisen mit größerem Budget
● Hohe Gebühren
● Keine Reisekostenabrechnung
● Individuelle Betreuung selten gegeben
● Keine integrierte Spesenabrechnungen
● Hoher Kommunikationsaufwand
● Keine integrierte Reisekostenabrechnung
● Kostenpflichtiger Service
● Keine integrierte Spesenabrechnung
● Keine Transparenz & erschwerte Kostenkontrolle
● Viele einzelne Kreditoren und Rechnungssteller
● Unübersichtliche & fehleranfällige Abrechnung
● Wenig Flexibilität in der Abwicklung bzw. im Workflow Management
Reisekosten & Belegmanagement Tools● keine ERP-Anbindung oder direkte Schnittstelle zum internen Buchhaltungssystem
● Probleme bei Implementierung
● Keine Unterstützung beim Onboarding / keine Mitarbeiterschulungen
● Systembruch bei Nutzung unterschiedlicher Tools für Reisekosten & Buchungen (erschwerte Zuordnung entstandener Kosten)
● Keine Möglichkeit zur Auswahl passender Zahlungsmethoden
● Reisende müssen in Vorkasse
● Keine automatische Synchronisation mit der Finanzabteilung
● Fehlende Integration firmeninterner Reiserichtlinien
● Keine Transparenz bei buchhalterischer Prüfung und abschließender Freigabe
● Oft keine Schnittstelle zu gängigen Buchhaltungssystemen (ERP)
● Manueller Übertragung vorhandener Daten
● Keine automatisierten Genehmigungsprozesse bzw. Reiserichtlinien
● Keine Transparenz & erschwerte Kostenkontrolle
● Separate Abwicklung vom Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeldabrechnung

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Erfolgsfaktoren von Travel Management

Geschäftsreisen sollen dem Unternehmen einen Mehrwert bieten und somit auch gewinnbringend sein. Daher muss die Organisation und Buchung stets wirtschaftlich und bedarfsgerecht erfolgen.

Reisebuchung

Eine rasche und unkomplizierte Reisebuchung spart Zeit und Geld. End-to-End Travel Management Systeme bringen eine schnelle Übersicht des günstigsten Angebotes und vereinfachen die Organisation. So ist eine aufschlagsfreie Tür-zu-Tür-Buchung in nur 5 Minuten möglich. Auch kurzfristige Änderungen und Stornierungen lassen sich mithilfe geeigneter Lösungen rasch umsetzen.

Reiseabrechnung bzw. Auslagenmanagement

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist ein Zeitfresser und fehleranfällig. Mit der Buchung über Travel Management Systeme können sämtliche Belege und Ausgaben bereits während der Reise digital erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Zudem haben Sie zu jeder Zeit den vollen Überblick über die Kosten der jeweiligen Reise. Die Anbindung an ein bestehendes ERP-System vereinfacht den Workflow und beschleunigt den Abrechnungsprozess.

Reiserichtlinien

Klar definierte Reiserichtlinien geben einen Rahmen vor, indem sich der Reisende frei bewegen kann, schaffen Vertrauen und Transparenz. Dadurch entfallen häufiges Nachfragen und langwierige Genehmigungsprozesse. Dies beschleunigt den Buchungsprozess und gibt Sicherheit und Struktur. Automatisierte Reiserichtlinien sind einfach zu erstellen und 100% compliant – für mehr Vertrauen und Transparenz ohne Mikromanagement.

Prozessoptimierung

Die Automatisierung manueller Prozesse ermöglicht einen effizienteren Workflow, gibt mehr Struktur und erlaubt einen besseren Überblick. Lange Wartezeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten fallen weg, was sich zeit- und kostensparend auswirkt. Eine Prozessoptimierung im Travel Management bringt mehr Compliance & Effizienz.

Reisende Mitarbeiter

Die Betreuung der Mitarbeiter während der Reise ist ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg. Mobile Apps, die alle notwendigen Unterlagen digital gespeichert und jederzeit abrufbereit halten, ersparen das Mitführen zahlreicher ausgedruckter Mails mit Informationen und Tickets. Auch das Auslagenmanagement kann so papierlos, von unterwegs aus erledigt werden.

Vereinfachte Reisekostenabrechnung & digitalisierte Workflows

Vordefinierte Reiserichtlinien & beschleunigte Genehmigungsprozesse sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Travel Management und der Finanzabteilung.
“Mit der Digitalisierung unseres Travel Managements konnten wir den Buchungs- und Abrechnungsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Der Workflow ist nun tatsächlich digital.”
Robin Ringhardt
Digital Coordinator bei Covivio

In 6 Schritten zum erfolgreichen Travel Management 

Ein professionelles und effizient arbeitendes Business Travel Management hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wichtig ist es die Abläufe so zu setzen, dass die Mitarbeiter im Reisemanagement entlastet werden, was letztendlich die Produktivität steigert.

Schritt 1 – Passendes Travel Management System
Wählen Sie eine geeignete Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. So wird der Buchungsprozess unterstützt und vereinfacht. Ihr Travel Management wird entlastet und kann kosteneffizient arbeiten.

Schritt 2 – 24/7 Support für reisende Mitarbeiter
Ein 24/7 Support seitens des gewählten Travel Management Systems ist unerlässlich, um bei Notfällen immer einen Ansprechpartner zu haben. 

Schritt 3 – Optimieren Sie die firmeninternen Reiserichtlinien
Optimierte Reiserichtlinien, die im System hinterlegt werden können, schaffen Struktur und vereinfachen Abläufe. 

Schritt 4 – Automatisierung der Reisekostenabrechnung
Ein integriertes Auslagen- und Beleg Management beschleunigt die Reisekostenabrechnung und schafft Transparenz über entstandene Kosten. 

Schritt 5 – Leicht bedienbare Oberfläche
Eine einfache und intuitive Bedienoberfläche  ist essentiell, damit das neue Travel Management System von den Mitarbeitern rasch akzeptiert und auch genutzt wird. 

Schritt 6 – Unterstützung bei der Implementierung
Die Integration des neuen Business Travel Management Systems in die IT-Landschaft des Unternehmens sollte von Fachexperten unterstützt werden. Persönliche Ansprechpartner, die beim Onboarding begleiten und die Mitarbeiter einschulen zeigen wie das neue System optimal genutzt werden kann.

*Quellenangabe: Oxford Economics – US Travel Association- ROI on US Business Travel

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