Das gehört in einen Dienstreiseantrag: Online Vorlage

Welche Daten enthalten sein müssen und welche Vorlage sich am besten eignet, erklären wir in diesem Beitrag.

Dienstreise beantragen – warum ist das notwendig

Der genehmigte Dienstreiseantrag hat mehrere Funktionen, einerseits bestätigt er die Notwendigkeit der Reise im Sinne des Unternehmens. Auf der anderen Seite greift die Unfallversicherung nur, wenn der Antrag auch wirklich vom Vorgesetzten genehmigt wurde.

Auch für die Reisekostenabrechnung ist der Antrag relevant. So werden die zusätzlichen Kosten für Transfer, Übernachtungen und Verpflegung vom Arbeitgeber übernommen.

Die Höhe der Reisekosten hängt grundsätzlich von der Entfernung ab. Bei Inlandsdienstreisen gilt ein geringerer Satz als bei Reisen ins Ausland. Die jeweiligen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden laufend angepasst und richten sich an die durchschnittlichen Lebenshaltungskosten des Reiselandes.  Welche Kosten in welcher Höhe als Reisekosten gelten, regelt das steuerliche Reisekostenrecht.

Dienstreiseantrag – Gibt es arbeitsrechtliche oder gesetzliche Vorgaben? 

Fast jedes Unternehmen hat eigene Vorlagen für den Antrag einer Dienstreise, die im Bedarfsfall von den jeweiligen Mitarbeitern ausgefüllt und dem Vorgesetzten weitergeleitet werden können.

Für Dienstreiseanträge gibt es grundsätzlich keine formalen oder gesetzlichen Vorgaben, einige wichtige Grundinformationen sollten dennoch enthalten sein.

• Angaben zum Reisenden
• Reisedatum
• Reiseziel und Reisegrund
• Kostenstelle für die Zuordnung der Reisekosten
• Angaben zu den benötigten Reisedienstleistungen (Flug, Verkehrsmittel, Hotelzimmer, Mietwagen, Eintrittskarten)
• Geschätzte Kosten der Reise
• Zusätzliche Reiseunterlagen oder Seminarbeschreibungen

Allgemeine Daten zum Reisenden

Hier wird der vollständige Name der reisenden Person angeführt. Nehmen mehrere Personen an der Reise teil, können je nach interner Handhabung auch die Daten sämtlicher Mitreisenden angegeben werden.

Ob der Reiseantrag pro Reise oder für jeden Reisenden extra ausgefüllt werden muss, obliegt dem Unternehmen.

Zur einfacheren Zuordnung wird in der Regel auch die Personalnummer, die Funktion des Antragstellers in der Firma und die zugehörige Abteilung angegeben.

Reisedaten

Unbedingt anzuführen ist das geplante Anfangs- und Enddatum der Reise, sowie das Reiseziel. Auch der Zweck der Reise und die geplanten Verkehrsmittel, wie Flug, Bahn oder Auto sollten angegeben werden.

Voraussichtliche Kosten

Für die Genehmigung einer Dienstreise sind natürliche die voraussichtlichen Kosten nicht irrelevant. Sofern diese bereits im Vorfeld abgeschätzt werden können, sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Teilnahmegebühren an Veranstaltungen und sonstige Kosten bereits im Antrag anzugeben.

Zusätzliche Informationen und Formulare

Wurden im Vorfeld bereits notwendige Eintrittskarten für Messen oder Veranstaltungen besorgt, sind diese dem Antrag ebenso beizulegen, wie sämtliche die Reise betreffende Zusatzinformationen, die am Antrag selbst keinen Platz mehr finden.

Aktiver und passiver Reiseantrag

Es gibt unterschiedliche Formen des Dienstreiseantrages. Anfragen, die direkt freigegeben werden und Anträge, die nur bei Abweichungen genehmigt werden müssen.

Beim aktiven Reiseantrag wird vor Beginn der Reise ein Dienstreiseantrag gestellt. Die Buchung selbst darf erst nach erteilter Prüfung und Genehmigung durch einen Vorgesetzten durchgeführt werden.

In vielen Unternehmen ist es üblich Dienstreisen auch ohne vorherige direkte Genehmigung durchzuführen. Ein Dienstreiseantrag wird dennoch ausgefüllt, jedoch wird der passive Reiseantrag nicht direkt genehmigt. Der Vorgesetzte wird nur in Ausnahmefällen, etwa wenn die Reisekosten überschritten oder die Reiserichtlinien nicht eingehalten werden, informiert.

Für Mitarbeiter, die regelmäßig wiederkehrende Reisen an den selben Ort unternehmen, ist auch eine Dauerdienstreisegenehmigung für einen begrenzten Zeitraum möglich. 

Vorlage Dienstreiseantrag

Es gibt verschiedene Möglichkeiten mit der Vorlage für einen Dienstreiseantrag zu arbeiten. Oft handelt es sich hier um ein Excel Formular, welches ausgedruckt und ausgefüllt wird. In manchen Unternehmen ist es jedoch auch üblich, die Vorlage als PDF auszufüllen und erst dann auszudrucken.

Der manuelle Dienstreiseantrag mittels Excel Formular hat nur einen begrenzten Platz zur Verfügung. Umfangreichere Informationen zur Reise, wie Flugverbindungen, Hotelauswahl oder Veranstaltungen vor Ort, müssen zusätzlich in Papierform beigelegt werden.

Vorlagen oder Gratis Downloads für Dienstreiseanträge gibt es viele. Meist sind diese jedoch nicht für die unterschiedlichen internen Vorgaben der Unternehmen geeignet. Optimierte und für die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Dienstreiseanträge können über entsprechende Reisemanagementsoftwareanbieter kreiert werden.

Dienstreiseantrag online einreichen mittels TMS

Bei der Verwendung einer Reisemanagementplattform wird der Dienstreiseantrag online ausgefüllt und eingereicht. In der vordefinierten Eingabemaske können alle benötigten Daten ganz einfach erfasst werden. Oft werden nutzerspezifische Informationen, die bereits in der Datenbank hinterlegt sind, wie der Name und die Kostenstelle bereits automatisch hinzugefügt.

Auch reiserelevante Vorgaben im Rahmen der Reiserichtlinien des Unternehmens werden berücksichtigt.

Einen Dienstreiseantrag online über ein Travel Management System auszufüllen hat mehrere Vorteile. Zum einen ist die Fehlerquote weitaus geringer, da durch vordefinierte Formularfelder eine Falscheingabe nahezu ausgeschlossen ist. Auch die Bearbeitungszeit wird deutlich verkürzt. Sobald der Antrag ausgefüllt ist, wird dieser innerhalb des Systems an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Nach Prüfung kann der Antrag mittels Klick genehmigt werden. Etwaige Nachfragen laufen ebenfalls digital über die zentrale Plattform.

Das Fehlen von Informationen oder der Verlust von zusätzlichen Belegen sind somit Geschichte. Zudem ist keine Ablage in Papierform mehr notwendig, da alles digital gespeichert wird.

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