Duty of Care – So definieren moderne Unternehmen Sorgfaltspflicht auf Reisen

Die Grundlagen des Duty of Care (Fürsorgepflicht) sind gesetzlich geregelt und jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, sämtliche Vorkehrungen zum Schutz seiner Mitarbeiter zu treffen. Darüber hinaus gibt es noch die erweiterte Sorgfaltspflicht, welche moderne Unternehmen freiwillig und zum Wohle seiner Mitarbeiter übernehmen. 

So können bereits vorhandene Reiserichtlinien überarbeitet und auf das „New Normal“ angepasst werden, damit Unternehmen und reisende Mitarbeiter auch in Not- und Krisensituationen bestens vorbereitet sind.

Denn was vielen nicht klar ist – “Duty of Care” beginnt bereits vor der Reise, dauert während der Reise an und geht noch über die Rückkehr hinaus.

Doch auch der Mitarbeiter hat dem Unternehmen gegenüber Pflichten. So sollte er die ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mittel und Möglichkeiten auf Reisen nutzen. Tut er dies nicht, handelt er auf eigene Gefahr.

Eine erweiterte Sorgfaltspflicht seitens des Arbeitgebers kann die positive Beziehung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen stärken. Besonders Geschäftsreisen bieten die Möglichkeit mit einfachen Schritten den Ablauf zu vereinfachen. Die Integration eines zentralen Travel-Management-Tools, die Sicherstellung der Kommunikation und die Kostenübernahme aller Reisekosten sind dabei nur einige Möglichkeiten.

Das Reiserisikomanagement hingegen betrifft eher die Maßnahmen, die die Einhaltung der Fürsorge gewährleisten. Dazu werden die Risiken bewertet, die eine Dienstreise mit sich bringen. Das betrifft nicht nur Umweltkatastrophen und gesundheitliche Risiken bei der Reise in fremde Länder. Auch alltägliche Risiken wie Unfälle im öffentlichen Verkehr oder Überfälle dürfen hier nicht vergessen werden.

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Impfpflicht bei Geschäftsreisen

In vielen Ländern werden Schutzimpfungen empfohlen, in einigen Ländern sind diese für die Einreise jedoch auch verpflichtend. Aufgrund der Coronapandemie hat sich in diesem Punkt einiges geändert.

Bei Aufenthalten im Ausland gelten meist besondere Vorschriften. Vor allem auf dem afrikanischen Festland sind oftmals Schutzimpfungen gegen Malaria, Gelbfieber oder Hepatitis notwendig. Auch Corona-Impfungen werden in vielen Ländern bereits gefordert.

Das Unternehmen hat seine Mitarbeiter über alle möglichen Risiken im Zusammenhang mit dem beruflichen Einsatz im Ausland zu informieren und notwendige Sicherheitsvorkehrungen wie Impfungen zu ermöglichen.

Derzeit besteht keine gesetzliche Impfpflicht für Arbeitnehmer in Deutschland. Wird der Mitarbeiter jedoch ins Ausland entsandt, wo ein Impfnachweis erforderlich ist, kann der Arbeitgeber auch eine Impfverpflichtung für seine Mitarbeiter aussprechen.

Reise-Risiko-Management als Unterstützung zur Einhaltung des Duty of Care

Wer seine Mitarbeiter auf Reisen schickt, setzt diese damit auch einer großen Bandbreite an Risiken aus, die oft unvorhergesehen eintreten können. Der Aufbau eines Risikomanagements für Geschäftsreisen kann sinnvoll und hilfreich sein, um dem Personal die notwendige Sicherheit zu geben und für Notfälle gewappnet zu sein.

Viele mögliche Gefahren lassen sich bereits im Vorfeld evaluieren und somit auch umgehen oder gar vermeiden, manche Risiken bleiben jedoch auch mit noch so guter Vorbereitung bestehen. Unfälle, der Ausbruch einer Pandemie, Diebstähle, Naturkatastrophen, politische Unruhen, Terrorismus und Streiks sind nur einige davon. Risiken und Gefahrenquellen bestehen auch außerhalb von Krisenregionen und Risikogebieten.

Um Risiken und Gefahren besser einschätzen zu können, müssen detaillierte Informationen über das Reiseland gesammelt und ausgewertet werden. Die Kultur und deren Besonderheiten gehört ebenso durchleuchtet wie landesspezifische Sitten und Gebräuche. Auch die Infrastruktur, die Möglichkeit der schnellen medizinischen Versorgung und die derzeitige politische Lage gehören zur Evaluierung und Risikoeinschätzung.

Im Notfall die richtigen Entscheidungen zu treffen, kann Leben retten und vor möglichen gesundheitlichen, politischen und gerichtlichen Folgen schützen. Daher sollten bei der Ausarbeitung des Risikomanagements sämtliche Aspekte berücksichtigt und neben der Geschäftsleitung auch das betroffene Personal, Betriebsmediziner und Sicherheitsfachleute zurate gezogen werden.

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Duty of Care in Ausnahmesituationen

In Ausnahmesituationen oder im Eintreten von Krisen stellt Duty of Care das Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Hier muss der Arbeitgeber verstärkt sich selbst und auch den Mitarbeiter im Krisengebiet über aktuelle Meldungen und Geschehnisse am Laufenden halten. Zur Sicherstellung der Weiterleitung der notwendigen Informationen an den Arbeitnehmer müssen geeignete Kommunikationswege gefunden werden.

Falls möglich, sollten Geschäftsreisen abgesagt oder verschoben werden. Ist der Mitarbeiter bei Eintreten einer Ausnahmesituation bereits am Zielort, müssen umgehend entsprechende Schutzmaßnahmen gewährleistet werden. Dies kann die sofortige Rückholung, die Organisation von Schutzausrüstung oder wenn nicht anders möglich die Unterbringung an einem sicheren Ort sein.

Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Duty of Care

Jede neue Herausforderung bedeutet auch Weiterentwicklung und Anpassung. Duty of Care zeigt an und für sich die grundlegenden Aufgaben und Pflichten der Unternehmen seinen Mitarbeitern gegenüber auf.

Besonders in Zeiten wie diesen müssen Arbeitgeber zahlreiche Maßnahmen ergreifen, um deren Mitarbeiter zu schützen, dabei dürfen diese jedoch nicht unzumutbar sein. Sprich die Vorkehrungen und Anordnungen müssen sinnvoll und auch zweckdienlich sein. So kann einem Mitarbeiter mit Atemwegserkrankungen keine Maskenpflicht auferlegt werden oder Mitarbeiter aus gefährdeten Personengruppen auf Geschäftsreisen in Risikogebiete geschickt werden.

Unternehmen dürfen jedoch, sofern dies zum Wohl der Mitarbeiter dient, eine generelle Hygieneverordnung festlegen. Zahlreiche Verordnungen durch die Regierung und das Gesundheitsamt zwingen Unternehmer, Arbeitgeber und Selbstständige diese in ihren Betrieben umzusetzen, folglich müssen Richtlinien für Geschäftsreisen überarbeitet und angepasst werden.

Ziel der Überarbeitung von Verhaltensregeln im Unternehmen und auf Dienstreisen ist, das Infektionsrisiko so gering wie möglich zu halten und Mitarbeiter zu schützen.

Durch die Corona Pandemie ergeben sich viele Fragen rund um Geschäftsreisen, die es zu klären gilt. Hierbei müssen immer die jeweiligen Maßnahmen und Bestimmungen des betreffenden Reiselandes eingehalten werden beziehungsweise die Mitarbeiter in sicherheitsrelevanter und medizinischer Hinsicht unterstützt werden.

Es hat sich viel verändert und mit dem Abhaken einfacher Sicherheitsvorkehrungen ist es nicht mehr getan. Es ist Zeit neue Wege zu gehen und bereits vorhandene Maßnahmen grundlegend zu überdenken. Mit einem personalisierten Risiko-Management kann ein Unternehmen rascher und flexibler auf die sich ständig ändernden Vorgaben reagieren.

Wie Unternehmen Ihre Mitarbeiter gesund und sicher auf Dienstreisen schicken können, was Duty of Care eigentlich bedeutet und warum es heute wichtiger ist denn je. Darüber spricht unser CEO und Co-Founder Dr. Veit Blumschein in einer Masterclass von Personio’s digitaler Messe: H.U.G Digital 2020. Erfahren Sie in dieser 45 minütigen Masterclass wie moderne Arbeitgeber Fürsorgepflicht Ihres Unternehmens und die Treuepflicht Ihrer Mitarbeiter handhaben.

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