Geschäftsreisen leicht gemacht: Reisebüros als Lösung?

Reisebüros sind der Klassiker im Travel Management

Für Unternehmen mit einem hohen Reiseaufkommen waren Reisebüros in der Vergangenheit die Lösung, um die Arbeitsbelastung von internen Mitarbeitenden zu senken und die besten Konditionen zu erhalten. Die Reiseverkehrsfachleute kümmerten sich um Buchungen. Eine riesige Zeitersparnis, gerade bei komplexen Reisen über Landesgrenzen hinweg. Denn damit verbringen interne Mitarbeiter nicht selten mehr als eine Stunde Arbeitszeit.

Doch die Kosten für Reisebüros sind signifikant und Kosteneffizienz ist für Unternehmen angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheiten in den vergangenen drei Jahren zu einem wichtigen Faktor geworden. Die Inflation hat Preise für Hotels und Flüge in die Höhe getrieben und zusätzlich das Kostenbewusstsein in Unternehmen verändert. Travel Manager müssen ihr Reisebudget effektiver nutzen und suchen verstärkt nach digitaler Unterstützung.

Market Reseach Future erwartet ein Wachstum des „Travel Management Software“-Markts um rund 10 Prozent bis 2030. Der ehemalige Klassenbeste Reisebüro für die Buchung von Geschäftsreisen wird langsam, aber sicher zum Sitzenbleiber. Das Modell verliert den Anschluss und kann nicht mehr leisten, was Unternehmen heute zurecht erwarten.

Vorteile von Reisebüros für die Buchung von Geschäftsreisen

Beratungskompetenz: Womit Reisebüros immer noch punkten können, ist das fundierte Fachwissen ihrer Reiseverkehrskaufleute. Sie haben tiefe Einblicke, kennen rechtliche Rahmenbedingungen und finden auch Lösungen für anspruchsvolle Buchungsanforderungen.

Zeitersparnis: Es gibt keine Alternative, die Mitarbeitern mehr Entlastung bietet als die Buchung über Reisebüros. Ein Anruf oder eine E-Mail genügt und der persönliche Ansprechpartner recherchiert die besten Konditionen, während sich Mitarbeitende strategisch wichtigeren Aufgaben widmen können.

Kostenvorteile: Reisebüros verfügen oft über umfangreiche Netzwerke und Verbindungen zu verschiedenen Reisedienstleistern, was sie in eine bessere Verhandlungsposition bringt als einzelne Unternehmen. Sie können ihren Kunden so günstige Tarife und Rabatte für Flüge, Unterkünfte und Mietwagen anbieten.

Nachteile von Reisebüros für die Buchung von Geschäftsreisen

Hohe Kosten: Je nach Geschäftsmodell erheben Reisebüros Serviceentgelte, die Unternehmen in ihre Kostenkalkulation einbeziehen müssen. Reisebüros arbeiten in der Regel mit einer ausgewählten Zahl von Partnern zusammen, sodass Unternehmen nicht immer von den kostengünstigsten Optionen erfahren.

Fehlende Flexibilität: Da die Buchung an ein Reisebüro ausgelagert wird, haben einzelne Mitarbeiter wenig Einfluss und können individuelle Präferenzen schlecht einbringen. Da feste Workflows bestehen, sind kurzfristige Änderungswünsche schwerer zu realisieren.

Begrenzte Kontrolle: Unternehmen haben wenig Einblick in den Buchungsprozess und die Kriterien zur Auswahl von Dienstleistern, da diese Entscheidungen durch das Reisebüro getroffen werden.

Langsame Prozesse: Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen, den Reisenden und dem Reisebüro kann zu Missverständnissen oder Verzögerungen führen, insbesondere bei internationalen Reisen mit verschiedenen Zeitzonen.

Mangelnde Integration: Reisebüros übernehmen ausschließlich die Buchung, eine Vereinfachung oder Automatisierung von Spesen- oder Reisekostenabrechnung ist nicht abgedeckt. Auch die Auswertung der Reiseaktivitäten wird nicht von den Reisebüros übernommen. Unternehmen müssen sich intern kümmern, was die Entlastung der Mitarbeitenden relativiert.

Die bessere Alternative: End-to-End-Travelmanagement-Plattformen

Von den Vorteilen eines Reisebüros profitieren, ohne die Nachteile in Kauf nehmen zu müssen? Das können Unternehmen mit End-to-End-Travelmanagement-Plattformen.

End-to-End-Travelmanagement-Plattformen integrieren alle Bereiche des Reisemanagements – von der Reisebuchung über das Spesen- und Kostenmanagement bis zur Reisekostenanalyse. Mitarbeitende können Reisebuchungen selbst über die Plattform vornehmen, die ihnen Zugriff auf hunderte von Anbietern von Hotels, Mietwagen, Flügen und Bahnreisen bietet. Je nach angebundenen Buchungssystemen profitieren Unternehmen von attraktiven Rabatten und Treueprogrammen.

End-to-End-Travelmanagement-Plattformen lassen sich nahtlos in vorhandene Business-Anwendungen integrieren. Viele Daten, die Mitarbeiter bisher manuell eingegeben mussten, werden automatisch ins System gespielt, Auswertungen und Reports auf Autopilot erstellt.

Der Funktionsumfang von End-to-End-Plattformen stimmt zwar im Groben überein, im Detail unterscheiden sich die Lösungen jedoch erheblich was häufig erst im Praxiseinsatz auffällt und dann zu Frustration führt und kostspielige Nachbesserungen erforderlich macht.

Warum Lanes & Planes?

Lanes & Planes ist unsere End-to-End-Travelmanagement-Plattform. Die SaaS-Lösung stellt Nutzerkomfort und Kostenersparnis in den Mittelpunkt. Was uns von anderen Anbietern unterscheidet?

• Europas größtes Reiseportal für Business Travel: Während andere Anbieter mit kleinem Inventar arbeiten, bieten wir Unternehmen Zugriff auf mehr als 100 Reiseportale.
• Reisebuchung in nur 5 Minuten: Statt eine Stunde pro Buchung investieren zu müssen, buchen Mitarbeitende ihre Reise in wenigen Minuten selbst über eine intuitive Oberfläche.
• 24/7 Travel Support:  Per Chat, E-Mail oder Telefon unterstützen ausgebildete Reiseverkehrskaufleute Anwender jederzeit bei technischen und inhaltlichen Fragen.
• Automatisierte Workflows: Wir machen ihre Reise- und Belegmanagement papierlos und integrieren Ihr bestehendes Buchhaltungssystem in Lanes & Planes.
• Mobiler Reisebegleiter: Mit unserer mobilen App haben Reisende von unterwegs Zugriff auf Dokumente und Reiseinformationen, können Änderungen vornehmen und ihre Belege digitalisieren.

Wir haben den Praxistest gemacht. Das Ergebnis: Unternehmen sparen bis zu 30 Prozent ihrer indirekten und direkten Reisekosten mit Lanes & Planes.

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Vereinfachtes Reisemanagement und digitale Workflows

Eine digitale All-in-One-Lösung für Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sorgt für effiziente und reibungslose Abläufe im Travel Management.

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Mit der Digitalisierung unseres Travel Managements konnten wir den Buchungs- und Genehmigungsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Der Workflow ist nun tatsächlich digital.

Robin Ringhardt
Digital Coordinator bei Covivio