VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026: Mit smarten Strategien zum Erfolg trotz kleiner Budgets

Deutsche Unternehmen reisen mehr, aber geben weniger pro Reise aus. Das ist die Kernbotschaft der diesjährigen VDR-Geschäftsreiseanalyse.

Wir haben für Sie zusammengefasst, wie sich Geschäftsreisen 2025 verändert haben und welche Herausforderungen Travel Manager 2026 erwarten.

Es wird mehr gereist, aber gleichzeitig werden Budgets kleiner. Das sind unsere wichtigsten Empfehlungen für smartes Travel Management: 

116,1 Millionen Geschäftsreisen wurden 2025 in Deutschland unternommen. Das entspricht einem Anstieg von 8,3 % gegenüber dem Vorjahr. Gleichzeitig sanken die durchschnittlichen Kosten pro Reise auf 418 Euro (-4,8 %) . Die Gesamtausgaben wuchsen moderat auf 48,6 Milliarden Euro (+3,2 %).

Das heißt: Trotz wirtschaftlicher Unsicherheit und geopolitischer Spannungen reisen deutsche Unternehmen weiterhin und legen Wert auf Präsenz. Sie tun das allerdings mit spürbar knapperen Budgets: Das sorgt für kürzere Aufenthalte, dichtere Planung und günstigere Buchungskategorien. 

Getrieben wird dieses Wachstum vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen (10-500 Beschäftigte), die über drei Viertel aller Geschäftsreisen ausmachen. Ihre Reisetätigkeit stieg um 5,6 % (deutlich stärker als die der Großunternehmen mit +1,1 %). 

Den Grund erklärt der VDR so: Der schwierige Markt trifft KMU härter als große Unternehmen. Sie müssen neue Märkte erschließen und aktiv Kundenbeziehungen pflegen. Ohne persönlichen Kontakt wird das schwierig – und so wird die Anwesenheit vor Ort für KMU ein wichtiger Wirtschafts- und Wettbewerbsfaktor.

42 % aller Geschäftsreisen führten 2025 ins Ausland; im Vorjahr waren es nur rund ein Drittel (35 %). Dabei ist die Zunahme ausschließlich auf Europa zurückzuführen: Der Anteil europäischer Auslandsreisen stieg von 24 % auf 30 %. Reisen in den Rest der Welt blieben stabil.

Das ist kein Zufall: Kurze Distanzen, dichte Verbindungen und die Möglichkeit, mehrere Kundentermine in einem Trip zu bündeln, machen Europa zum bevorzugten Reisegebiet für Vertrieb, Projektarbeit und Beziehungsmanagement. Für Travel Manager bedeutet das: Europäische Strecken gewinnen an Bedeutung – und mit ihnen die Schiene.

Der Mobilitätsmix verschob sich 2025 deutlich. Im Inland steigt die durchschnittliche Nutzung der Bahn auf 52 % (2024: 44 %). Gleichzeitig gingen Inlandsflüge auf 13 % zurück (2024: 25 %). Ein ähnliches Bild zeichnet sich bei Auslandsreisen ab, auch hier überholte die Bahn erstmalig das Flugzeug. Grenzüberschreitende Bahnreisen nahmen zu (von 31 % auf 41 %), der Anteil an Flügen wurde kleiner (von 40 % auf 35 %). 

Auch der Firmenwagen erlebt eine Renaissance. Seine Nutzung im Inland stieg auf 25 % (2024: 13 %). Der PKW scheint besonders für schwer erreichbare Ziele oder lückenhafte Anbindungen beliebt zu bleiben. 

Beim Ausgabenanteil spiegelt sich dieser Trend wider: Die Bahn hält mit 46 % den größten Anteil, das Flugzeug liegt bei 27 %, der Firmenwagen bei 17 %.

Die Kostenstruktur veränderte sich spürbar. Während der Transportanteil auf 43 % sank (2024: 54 %), stiegen Übernachtungen auf 35 % (2024: 25 %) und Verpflegung auf 21 % (2024: 15 %). Der Kostenschwerpunkt verschob sich weg vom Transport, hin zum Aufenthalt vor Ort.

Erschwerend kommt hinzu, dass die steuerfreien Pauschalen im Inland seit 2020 unverändert geblieben sind, während Hotelpreise und Restaurantkosten gestiegen sind. Die tatsächlichen Ausgaben lassen sich nicht mehr durch die Pauschalbeträge decken. Für Budgetierung und Forecasting wird es damit schwieriger, verlässliche Durchschnittswerte anzusetzen.

Strukturiertes Travel Management zahlt sich aus, das zeigen die Zahlen aus der Geschäftsreiseanalyse deutlich. 81 % der Befragten sahen den größten Mehrwert in Kostenkontrolle und -optimierung. Und das nicht ohne Grund: 59 % berichteten von 6-10 % Kostenersparnis durch zentralisiertes Travel Management, bei 11 % lagen die Einsparungen sogar bei 11-20 %.

Doch der Aufgabenbereich wächst. Das klassische Travel Management entwickelt sich zunehmend zum integrierten Travel- & Mobility-Management. 86 % der Befragten bestätigten, dass sich ihr Aufgabenprofil in den letzten Jahren deutlich verändert hat. Das sind die Bereiche, in denen Travel Manager:innen heute tätig sind: 

Bei der Kostenoptimierung setzten Unternehmen vor allem auf Planung, nicht auf Verzicht: 72 % nannten ein engmaschigeres Monitoring der Reiserichtlinie als wichtigsten Hebel, gefolgt von Travel-Management-Systemen (47 %) und der Verhandlung von Sonderkonditionen (45 %). Nur 19 % reduzierten die Anzahl der Reisen.

Bleisure und Workation sind in vielen Unternehmen beliebt, werden in der Praxis aber selten verbindlich geregelt. Bleisure (= eine geschäftliche Reise wird mit privaten Urlaubstagen oder Freizeitaktivitäten kombiniert) wird bei 53 % der Unternehmen toleriert, aber nur bei 39 % aktiv gefördert. Bei Workations zeichnet sich ein ähnliches Bild ab: 56 % tolerieren sie, 33 % fördern sie aktiv.

Das Problem ist: Wenn klare Reiserichtlinien fehlen, entstehen schnell Graubereiche beim Versicherungsschutz, der steuerlichen Einordnung und der Fürsorgepflicht. 70 % der Unternehmen geben an, dass Blended Travel noch nicht Teil der Reiserichtlinie ist, die Integration jedoch geplant sei. 2026 braucht es hier verbindliche Regelungen, um Haftungsrisiken zu vermeiden.

Künstliche Intelligenz ist im Travel Management angekommen, besonders im administrativen Kerngeschäft. Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie am häufigsten in der Reisekostenabrechnung (75 %), bei der Reiserichtlinie (73 %) und im Datenmanagement (68 %) ein. Die Effekte in den befragten Unternehmen sind messbar: weniger Offlinebuchungen (76 %) und mehr Self-Service (51 %).

Die Hürden liegen nicht bei der Bereitschaft der Mitarbeitenden (nur 20 % nennen das als Hindernis), sondern vielmehr in den Bereichen Governance und Technik: Datenschutz und IT-Sicherheit (49 %) sowie Systemintegration (29 %) sind die größten Herausforderungen. Unter den Unternehmen, die aktuell KI noch nicht nutzen, plant ein großer Teil, das in der nahen Zukunft zu tun: 33 % innerhalb von 6–12 Monaten und 34 % in 1–2 Jahren.

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 zeichnet das Bild einer Branche im Wandel. Mehr Reisen bei engeren Budgets – das ist die neue Realität auf dem Geschäftsreisemarkt. Travel Manager, die diesen Balanceakt erfolgreich meistern wollen, brauchen smarte Systeme, klare Prozesse und eine Reiserichtlinie, die die gelebte Realität abbildet.

Die drei zentralen Wegweiser für 2026: Steigendes Reisevolumen kosteneffizient steuern, Travel Management als integriertes Mobilitätsmanagement aufstellen und Blended Travel endlich verbindlich in den Richtlinien verankern.

Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026, 24. Ausgabe, Verband Deutsches Reisemanagement e.V.