Geschäftsreisen und Corona – 6 Tipps zur optimalen Vorbereitung

Wer 2021 geschäftlich reisen möchte, wird noch die Konsequenzen der Corona-Krise spüren und sich gründlich auf die Wiederaufnahme vorbereiten müssen. Auch wenn die Infektionslage sich derzeit stabilisiert, reichen die aktuell geltenden Sicherheitsmaßnahmen teilweise von verpflichtenden Corona-Tests über digitale Gesundheitsnachweise bis hin zu Quarantänevorschriften des jeweiligen Reiseziels.

Wie wird der Restart von Geschäftsreisen nach Corona aussehen? Unter den Pandemie-Bedingungen stellt sich die Frage nach der Zulässigkeit von Dienstreisen unter einem neuen Licht. Die aktuell noch bestehende Ansteckungsgefahr muss daher in die Abwägung mit einbezogen werden.

1. Dienstreisen und Corona: Reisegenehmigung & Reiserichtlinien

Aus diesem Grund müssen Travel Manager beim Neustart besonders hohe Sicherheitsmaßnahmen beachten, um die Gesundheit der Mitarbeiter unterwegs zu schützen. Bei der Reiseplanung in der Post-Corona-Zeit treten daher wichtige Fragen auf, so hat die Reisesicherheit auf Dienstreisen nun höchste Priorität. Wenn Sie sich jedoch gründlich auf die Wiederaufnahme von Geschäftsreisen vorbereiten, lösen Sie Hindernisse und minimieren für Ihre Kollegen mögliche Probleme bei der Einreise oder unterwegs.

Vorab sollten Sie mit der Personalabteilung, dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsarzt besprechen, wie die Neuregelung für Geschäftsreisen nach Corona aussieht und dafür einen neuen Genehmigungsprozess definieren. Dabei sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Legen Sie feste Kriterien und das Budget für Reisen während und nach Corona fest.
• Definieren Sie, ob Geschäftsreisen in Risikogebiete erlaubt sind.
• Was für einen Mehrwert bringt die geplante Reise und wie dringend ist diese?
• Wie hoch sind die jeweiligen Kosten?

Anhand der neuen Regelungen sollten Sie auch Ihre Reiserichtlinien aktualisieren und diese in Ihr Geschäftsreisemanagement-Tool integrieren. So müssen Sie diese nicht jedesmal eingeben und sparen sich viel Zeit bei der Reisebuchung.

2. Geschäftsreisen in Risikogebiete – Information ist die halbe Miete

Selbst erfahrene Geschäftsreisende sind möglicherweise derzeit unsicher, was die aktuellen Einreiseregeln und Sicherheitsmaßnahmen angeht. Je mehr Informationen und Unterstützung Sie bieten, desto eher sind Ihre Mitarbeiter bereit, wieder auf Geschäftsreisen nach der Corona-Phase zu gehen. Folgende Fragen sollten Sie bei der Vorbereitung beantworten:

• Herrscht derzeit ein Lockdown am Reiseziel? Ist das Ziel als Risikogebiet eingestuft?
• Wenn ja, besteht eine Testpflicht vor der Einreise?
• Wie sehen aktuelle Einreisebestimmungen und Quarantänepflichten aus?
• Wie sieht der Reiseablauf am Flughafen bzw. in der Bahn aus?

Am besten sollten Ihre Mitarbeiter einen Corona-Test vor der Abreise durchführen, um sicher zu gehen, dass ein negatives Ergebnis vorliegt. Kommunizieren Sie rechtzeitig, wo es Testmöglichkeiten gibt und wer die Kosten dafür übernimmt.

Vergessen Sie nicht, sich ebenfalls rechtzeitig über notwendige Dokumente für die Destination zu informieren. Folgende zusätzliche Nachweise wie eine Arbeitgeberbescheinigung, A1-Bescheinigung, EU-Meldebescheinigung oder ein (digitaler) Gesundheitspass können derzeit erforderlich sein.

3. Auswahl der Unterkunft und Verkehrsmittel – was ist zu beachten?

Um die Reisesicherheit zu gewährleisten, führen auch die Reiseveranstalter neue Hygienestandards ein, um ihre Kunden anzulocken. Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Unterkunft und der Transportmittel achten?

• Erkundigen Sie sich im Hotel oder Apartment, und den Verkehrsmittel-Anbietern nach aktuellen Hygienemaßnahmen und kommunizieren Sie diese an Ihre Kollegen. 
• Bieten Sie den Reisenden vermehrt eine Anreise mit dem Mietwagen an, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren. 
• Bei erforderlichen Bahnreisen sollten Sie auf feste Sitzplatzreservierungen achten.

4. Flexibilität ist Trumpf – Tarife und Versicherungen

Vor allem wenn Ihre Kollegen während Corona geschäftlich reisen, kann es zu kurzfristigen Änderungen im Reiseablauf kommen. Um darauf flexibel reagieren zu können, ist es ratsam, flexible Tarife wie den Pay-As-You Fly Tarif der Lufthansa zu buchen.

Wenn Sie außerdem auf kostenfreie Stornierungsmöglichkeit der Unterkunft achten, können Sie entsprechend schnell reagieren und die Reise einfacher umdisponieren.

Unvorhergesehenes kann auch unterwegs passieren, daher sollten Sie Ihre Business Traveller auch während der Reise schützen. Am besten eignet sich ausreichender Versicherungsschutz, welcher verlängerte Quarantänezeiten, medizinische Notfälle vor Ort oder ggf. einen notwendigen Rücktransport bei Erkrankung abdeckt.

5. Kollegen entspannt auf Reisen schicken? Aber sicher!

Die jeweilige Reise ist genehmigt und vorbereitet und Ihre Mitarbeiter sind ready to go? Auch unterwegs sollten Sie Ihnen Hilfestellung leisten. Fassen Sie dafür die geltenden Verhaltensregeln des Bestimmungsortes in einem Dokument zusammen und teilen Sie dieses mit den Mitarbeitern.

Zur bestmöglichen Gesundheitsschutz sollten Sie Ihnen Gesundheitspakete inklusive Masken, ggf. Gummihandschuhen und Desinfektionssprays zur Verfügung stellen.

Für bestmögliche Reisesicherheit Ihrer Kollegen sollten Sie stets den Überblick über den Aufenthaltsort Ihrer Business Traveller im Auge behalten, beispielsweise über eine interne Company Travel Map. Lanes & Planes bietet eine interaktive Risikokarte für Dienstreisende. Über eine Live-Schnittstelle zum Auswärtigen Amt sind Sie und Ihre Reisenden stets über die länderspezifische Sicherheitslage informiert.

6. Geschäftsreisen in Corona-Zeiten – Verhalten im Notfall

Neben oben aufgeführten Maßnahmen sollten Sie Ihren Business Travellern eine Möglichkeit bieten, schnell mit Ihnen in Verbindung zu treten. Richten Sie sich dafür eine bestimmte Notfall-Nummer ein.

Wenn sie außerdem regelmäßig E-Mails mit kritischen Updates und notwendigen Handlungsempfehlungen verschicken, sind Reisende bestens informiert, was am Reiseziel derzeit wichtig ist.

Mit diesen Schritten sind Sie und Ihre Kollegen bestens vorbereitet, um sicher und entspannt wieder mit Dienstreisen durchzustarten – ohne Angst um Ihre Gesundheit und vor unvorhergesehenen Situationen in der Corona-Zeit zu haben.

Geschäftsreisen und Corona: Business Travel bleibt weiterhin wichtig

Insgesamt werden Dienstreisen auch in Zukunft bestehen bleiben und für Unternehmen eine wesentliche Rolle spielen. Grund dafür ist der persönliche Kontakt bei Business Trips, der Vertrauensaufbau fördert und so geschäftliche Kooperationen voranbringt.

Es lässt sich zwar noch nicht genau vorhersagen, wann sich der Business Travel Sektor vollständig erholt, führende Experten gehen aber davon aus, dass spätestens im Jahr 2024/25 wieder im üblichen Maße gereist werden kann.

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