Geschäftsreisen in Corona-Zeiten

[STAND: 06.05.2020 aktuelle Entwicklungen im Corona Information Center]

Viele Grenzen zwischen den europäischen Ländern sind für den Reiseverkehr geschlossen. Die Maschinen der meisten Airlines stehen auf dem Boden, Züge bleiben weitestgehend leer und Hotels geschlossen.

Geschäftsreisen in Corona-Zeiten und danach werden mit viel Bedacht und Rücksichtnahme auf andere langsam wieder aufgenommen. Ab Mai gibt es in Deutschland und auch in unseren Nachbarländern vereinzelte Lockerungen. Sollte die Zahl der Neuerkrankungen nicht dramatisch steigen, können wir wieder darüber nachdenken, wie der berufliche Alltag in der nächsten Zeit aussehen kann. Wie kommen Geschäftsreisen für Unternehmen zum Laufen?

Unternehmen, deren Mitarbeiter normalerweise viel unterwegs sind, müssen sich Gedanken machen, wie Geschäftsreisen in der Zukunft aussehen. Fakt ist, dass 2020 Geschäftsreisen anders und eingeschränkter als bisher durchgeführt werden.

Geschäftsreisen in Corona-Zeiten bleiben eingeschränkt

Geschäftsreisen sind zwar weiterhin erlaubt, aber faktisch schwer durchführbar. Vor allem über Landesgrenzen hinweg. Manche Länder haben zum Beispiel Quarantäne-Bestimmungen, die eine Einreise praktisch unmöglich machen. Bei Reisen ins Ausland wird es noch länger Einschränkungen geben. Auch wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter auf eine Dienstreise schicken dürfen, müssen sie im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht abwägen, ob eine Reise in Corona-Zeiten zumutbar ist. Aber: Einfach aus „Angst vor Corona“ dürfen Mitarbeiter eine Dienstreise nicht verweigern. Trotzdem ist es ein sensibler Bereich und erfordert Verständnis und Einfühlungsvermögen.

Auswirkungen auf Geschäftsreisen in Corona-Zeiten

Unternehmen müssen bezüglich Geschäftsreisen in der nächsten Zeit umdenken. Wie wird sich die Reisebranche verändern? Was ist unerlässlich, was ist möglich und was nicht?

Zunächst müssen Unternehmen vor jeder geplanten Reise wichtige Informationen einholen. Das Auswärtige Amt ist eine der Quellen, die aktuelle Reisewarnungen herausgibt. Zurzeit gilt eine weltweite Reisewarnung für “nicht notwendige, touristische Reisen ins Ausland”. Das ist nicht mit einem Reiseverbot gleichzusetzen.

Innerhalb von Deutschland sind Reisen möglich. Auch internationale Geschäftsreisen sind machbar, wenn das Zielland seine Grenzen nicht geschlossen hat und Reisende aus bestimmten Ländern einreisen lässt. Dies ist jedoch in der Praxis sehr schwierig. Viele Länder schicken Einreisende in 14-tägige Quarantäne oder lassen sie gar nicht erst einreisen.

Folgende Auswirkung hat die Corona-Pandemie auf Geschäftsreisen in der Zukunft:

Der Zeitpunkt

China ist uns hinsichtlich der Corona-Pandemie zwei bis drei Monate voraus und dort wurden die Restriktionen bereits aufgehoben. Einer Umfrage einer chinesischen Online-Reise-Plattform zufolge denken 61 Prozent der Befragten, dass sie frühestens im August wieder reisen möchten. 77 Prozent geben an, dass sie nur in Wohnortnähe reisen, um in einem Krisenfall schnell zurück zu sein. Auch wenn die Menschen in Deutschland weit weniger in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt wurden, bleibt momentan nur abzuwarten, wann Dienstreisen, insbesondere internationale, wieder uneingeschränkt möglich sein werden. 

Entwicklung der Airlines

Da momentan nur wenige Menschen reisen, sind die Auswirkungen vor allem auf die Fluggesellschaften enorm: Die Airlines sind nicht im Einsatz und die finanzielle Belastung steigt. Der Sparkurs könnte manches Flugunternehmen in die Insolvenz treiben. Es kommt eventuell zu einer Konsolidierung des Marktes. Das hat langfristig Auswirkungen auf die Marktsituation. Die Bestimmungen der Flughafen- und Flugsicherheit werden sich verändern. Viele Reisende könnten auf andere Reisemöglichkeiten, wie Bus, Bahn oder das eigene Auto umsteigen. Wie bei den Hotels kommt es zu einem Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage. Das führt zu einem eingeschränkten Angebot hinsichtlich Streckenauswahl und Frequenz. Zusammen mit den verschärften Schutzmaßnahmen verteuern sich wahrscheinlich die Flugpreise in Zukunft.

Entwicklung der Hotels

Je länger der Lockdown andauert und je länger auch die Hotels geschlossen sind, werden durch die Unvermeidbarkeit zahlreicher Insolvenzen tiefe Einschnitte und Veränderungen am Hotelmarkt stattfinden. Vor allem Hotelbuchungen werden weiterhin rückgängig sein. So kommt es zu einer Asymmetrie der nationalen und internationalen Nachfrage. Am Ende gehen die Kosten für Hotelübernachtungen in die Höhe. Das Kontingent der Hotelzimmer wegen Hygiene- und Schutzmaßnahmen schrumpft, auch wenn die Nachfrage nicht steigt. Die Auswirkungen auf die Hotels sind schon aktuell signifikant. Laut Hotel News Now ist bereits jetzt in den USA ein dramatischer Einbruch der Buchungen zu verzeichnen. Die Folge sind Einbußen, die nicht mehr aufgefangen werden können. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zukünftig auf Geschäftsreisen schicken, sollten sich auf höhere Reisekosten bei den Hotelübernachtungen einstellen.

Unternehmen brauchen mehr Support

Geschäftsreisen kommen wieder – auch wenn vieles über Videokonferenzen besprochen werden kann. Wir haben das Bedürfnis uns persönlich zu sehen. Geschäftsbeziehungen und  -abschlüsse sind effektiver und erfolgreicher, wenn es zu einem persönlichen Treffen kommt. Für viele Unternehmen ist es zudem unerlässlich, in ihre Niederlassungen an anderen Standorten zu fahren. Manche Besprechung kann nur vor Ort geführt werden.

Trotzdem ist momentan die Unsicherheit groß. Wann können Geschäftsreisen wieder normal aufgenommen und wie werden diese dann durchgeführt? Für Unternehmen ist es jetzt besonders wichtig, ihre Mitarbeiter umfassend zu informieren, was Gesundheit, Sicherheit und Maßnahmen in Deutschland, aber auch über die Landesgrenzen hinweg, betrifft. Ein Plan, wie Reise-Szenarien ab Herbst oder Ende des Jahres aussehen könnten, verschafft Sicherheit. Er gibt Vorgaben, die verständlich sind und an denen sich die Mitarbeiter halten können. Eine Checkliste kann hier helfen.

Airlines, Hotels sowie andere in der Reisebranche tätige Anbieter müssen sich nach weiteren Lockerungen neu aufstellen. Es kommt mit Sicherheit erst einmal zu einer Phase der Neuorientierung, was zu einigen Komplikationen führt. So kann es etwa passieren, dass bei Flugumbuchungen der Rückflug vor dem Abflug von den Airlines gebucht wird. Servicestellen sind überlastet und daher nicht erreichbar, usw. Eventuell entstehen für Unternehmen viele Mehrkosten, da bei den Airlines und Co. niemand an der Hotline ist und die Buchung verfällt.

Warum Unternehmen jetzt Unterstützung brauchen:

• In verschiedenen Ländern gibt es unterschiedliche Bestimmungen und Maßnahmen. Firmen, die während und nach Corona-Zeiten ganz auf sich gestellt sind, benötigen viele Ressourcen, um die Aufgabe des Reisemanagements zu stemmen.
• Es wird ausschlaggebend für Unternehmen sein, in der Zukunft auf ein zuverlässiges Portal zurückgreifen zu können. Buchung, Umbuchung und Kundensupport werden von einer Stelle übernommen. Vor allem bei Preis-Angeboten ist ein Reisemanagement-Tool nützlich, um Kosten zu sparen.
• Ein Tool, wie Lanes & Planes, erlaubt Firmen zudem, mehr Kontrolle über die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu haben. Gerade bei nicht vorhersehbaren Preisen in der Reisebranche ist es hilfreich, wenn implementierte Tools zur Seite stehen. Sie beschränken Ausgaben und geben die Abrechnung jederzeit transparent weiter.

Gerade jetzt in ruhigeren Reisezeiten können sich Unternehmen gut aufstellen und zukünftig die Vorteile eines gut organisierten und überschaubaren Reisemanagements nutzen. Wenn das Reisen wieder beginnt, sind sie dafür gerüstet den Überblick zu haben. Sie können Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter effizient und kostensparend managen.

Maßnahmen für Unternehmen

Für Mitarbeiter ist es am wichtigsten, dass sie sich geschützt fühlen und ihre Sorgen wahrgenommen werden. Falls Mitarbeiter früher selbst ihre Reisen gebucht haben, ist es für 2020 besser, wenn diese Aufgabe das Unternehmen übernimmt.

Ein Travel Manager braucht nun ein transparentes Kommunikationsmanagement. Er sollte die Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen am Reisemarkt fortlaufend informieren sowie über Schutzmaßnahmen aufklären. Selbstbucher sollten in ihren Buchungsfreiheiten eingeschränkt werden, da ein Travel Manager ein implementiertes Tool professionell handeln kann. Er bleibt über kurzfristige Änderungen stets informiert. Reiserichtlinien helfen einem Unternehmen jetzt erheblich, die Geschäftsreisen zukünftig zu planen. Denn: Ist die Reisebuchung zentralisiert, erlangen sie volle Kontrolle über alle Aspekte.

Für die Buchhaltung und Finanzabteilung eines Unternehmens ist es nun essenziell, auf die sich ändernde Reisebranche zu reagieren. Das garantiert die Liquidität des Unternehmens. So sollten Reisen nur gebucht werden, wenn sie kostenlos umbuch- und stornierbar sind. Zahlungsziele können mit Anbietern der Reisebranche neu verhandelt werden, sodass es auch zu günstigeren Hotel- und Transport-Raten kommt. Ein Tool, über die das Unternehmen Buchungs-, Raten- und Abrechnungsprozesse digital und zentral verwaltet, ist hier ein zuverlässiger und langfristiger Partner. So können Firmen Travelprozesse und Reporting einfach, schnell und übersichtlich abwickeln.

Weitere Handlungsempfehlungen intern

Travel Manager sollten die ruhigere Zeit jetzt nutzen und für das gesamte Unternehmen überlegen, wie das Reiseverhalten im zweiten Halbjahr 2020 und im ersten Halbjahr 2021 aussehen könnte. Folgende Punkte sind hier wichtig:

• Notwendigkeit: Welche Reisen sind unbedingt notwendig? Wohin gehen die Reisen und wer nimmt teil?
• Durchführung: Noch viel wichtiger ist, welche Reisen können überhaupt durchgeführt werden? Welche Länder sind so sicher, dass sie unter Einhaltung der Schutzmaßnahmen besucht werden können? Hier ist es hilfreich, eine Liste zu führen, um aktuelle Maßnahmen einzutragen und zu aktualisieren.
• Kosten: Ebenso elementar ist die Budgetverwaltung und -planung. Welche Reisen sind innerhalb der Budgetrichtlinie möglich und wo können Einsparungen erfolgen? Können Reisen vermieden und durch andere Prozesse online ersetzt werden? Ist es möglich andere Anbieter als bisher zu frequentieren? Wie optimieren sich Prozesse intern hinsichtlich der Kosten?
• Reiserichtlinien: Es ist wichtig, dass Mitarbeiter Einblick in alle wesentliche Prozesse haben. Adaptieren Sie deshalb Ihre Reiserichtlinien mit neuen Budgetgrenzen, Buchungsfristen und Hygienevorschriften. Auch Maßnahmen für Notfälle gehören in die aktuelle Reiserichtlinie. Was passiert in einem Notfall im Ausland, wie einer Erkrankung oder Ausfällen. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team darüber. Ein Dashboard über Corona – und alle anderen Entwicklungen – gehört hierher.

Geschäftsreisen nach Corona

Unternehmen können jetzt die Krise als Chance nutzen. Zum Beispiel mit Blick auf die Reisekosten und -frequenz. Geschäftsreisen werden mittelfristig wieder zunehmen. Eventuell kommt es sogar zu einem Nachholeffekt. Eine Umfrage des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) ergab, dass für 57 Prozent der Befragten eine Beschränkung von Geschäftsreisen eher unwahrscheinlich ist. 70 Prozent gaben aber auch an, dass sie künftig sorgfältiger prüfen, ob eine Geschäftsreise notwendig ist.

Bildnachweis:
https://www.pexels.com/photo/man-in-maroon-suit-walking-on-sidewalk-beside-train-3839236/
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