So können Office Manager ihre Mitarbeiter in einer Krise unterstützen

Viele Unternehmen mussten bereits im März auf die neuen Gegebenheiten reagieren und haben dementsprechend Vorkehrungen getroffen. So wurden während dem ersten Lockdown zum Beispiel Hygienekonzepte und neue Verhaltensstandards im Büro eingeführt, Zwangsdigitalisierungen vorgenommen, sowie teilweise Homeoffice oder Schichtdienste etc. – jedes Unternehmen hat seinen eigenen Weg gefunden mit den Herausforderungen umzugehen.

Das neuerliche Aufflammen des Virus lässt in Europa ein weiteres Mal Teile der Wirtschaft stillstehen. Firmen und Unternehmer müssen Mitarbeiter entlassen oder auf Kurzarbeit umstellen. Doch auch dort, wo der Betrieb weiterläuft, wird vermehrt auf Remote-Arbeit umgestellt. 

Fürsorgepflicht auch im Homeoffice

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer verpflichtet alles Notwendige zu veranlassen, dass seine Mitarbeiter vor Gefahren für Geist und Körper geschützt sind. Die Fürsorgepflicht greift jedoch nicht nur bei der Arbeit am Firmengelände, im Außendienst oder auf Geschäftsreisen. Auch im Homeoffice ist der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad verantwortlich.

Was können Office Manager nun tun, um die Sicherheit und das Wohlergehen der eigenen Kollegen sowohl im Büro als auch im Homeoffice zu gewährleisten und diese in einer Krise zu unterstützen?

Homeoffice Task Force

Wird vermehrt im Homeoffice gearbeitet, kann eine Arbeitsgruppe sinnvoll sein, die alle Mitarbeiter mit den notwendigen Dingen ausstattet und sich um deren Wohlbefinden kümmert. Eine Homeoffice Task Force hilft zudem schnell in Ausnahmesituationen zu reagieren und ermöglicht der Firma und den Mitarbeitern einen reibungslosen Übergang vom Büroalltag ins Homeoffice Leben. Sie fungiert somit als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen und stellt sicher, dass sowohl die nötigen technischen Komponenten vorhanden sind und funktionieren, als auch soziale Kontakte nicht zu kurz kommen. Unser Office erlaubt Mitarbeitern, die verstärkt im Homeoffice arbeiten ihr Arbeitsequipment, wie Bildschirm, Tastatur und co. mit nach Hause zu nehmen.

Bindung zum Unternehmen aufrechterhalten

Gerade wenn Mitarbeiter vorwiegend im Homeoffice oder remote arbeiten und nur selten bis nie ins Unternehmen kommen können, ist es besonders wichtig trotzdem eine stabile Bindung zu den Vorgesetzten und Mitarbeitern zu haben.

Im Office haben Mitarbeiter zwangsläufig ständig Kontakt zueinander und können sich schnell austauschen. Bei Angestellten, die nicht physisch anwesend sind, gestaltet sich das etwas schwieriger.

Wöchentliche Team Lunches stärken das Miteinander und helfen, den Kontakt aufrecht zu erhalten. Auch für die berufliche Zusammenarbeit und die Stärkung des Zusammenhaltes ist es wichtig, gemeinsam freie Zeit zu verbringen. Warum also nicht ein virtuelles Mittagessen einführen oder sich kurz zu einem virtuellen Kaffee treffen?

Bei Lanes & Planes haben wir wöchentlich abteilungsübergreifende kurze virtuelle Mittags- bzw Kaffeepausen eingeführt. Diese sind vor allem bei unseren neuen Mitarbeitern gern gesehen, da sie so das Team besser kennenlernen und intern Beziehungen aufbauen können.

Zudem haben wir alle 6 Wochen ein All-Hands-On-Deck Meeting, unser so genanntes “Lunch & Learn”. Vor der Corona Pandemie, hatten wir ein gemeinsames Mittagessen im Büro, das vom Unternehmen gesponsert wurde. Seit März ist das zu einem virtuellen Mittagessen geworden, an dem unser CEO mit uns über die wichtigsten internen Ereignisse spricht und andere Mitarbeiter interne Bereiche und Prozesse vorstellen. Das Mittagessen wird dabei von jedem einzelnen Mitarbeiter online bestellt und über unser eigenes Lanes & Planes Belegmanagement System eingereicht und abgerechnet. Einfacher geht’s nicht. 

Auch Online Meditation Sessions bringen die Mitarbeiter näher zusammen. Ein auf freiwilliger Basis geführter Gruppenkurs hat mehrere positive Effekte. Zum einen verbringen die Kollegen miteinander Zeit bei gemeinsamen Aktivitäten und sei es nur über den Bildschirm, zum anderen hilft Meditation, Stress abzubauen und fördert die geistige Gesundheit.

All diese Zusammentreffen müssen nicht zwangsläufig nur unter direkten Kollegen stattfinden, auch bereichsübergreifende Beschäftigungen und Treffen schweißen zusammen und fördern den Zusammenhalt.

Kommunikation ist in Krisenzeiten das A und O

Krisen, egal welcher Art, führen schnell zu Verunsicherung. Um dies vorzubeugen, muss die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen stets sichergestellt sein und von beiden Seiten her gut funktionieren.

So sollte für Kollegen außer Haus immer eine aktive Verbindung zum Unternehmen bestehen. Die Mitarbeiter müssen wissen, wer für sie zuständig ist und wie dieser Kollege erreichbar ist. Sprich, die telefonische oder schriftliche Erreichbarkeit eines oder mehrerer Ansprechpartner muss zu jeder Zeit gewährleistet sein. Bei Lanes & Planes kommunizieren wir vorrangig über Slack. Das Messaging Tool hilft uns bei direkter, sowie themenspezifischer Gruppenkommunikation. Außerdem haben wir mit Notion ein internes Wiki, unser “Lanes & Planes Intranet” aufgebaut, das die wichtigsten Themenpunkte abdeckt.

Interner Newsletter für Kollegen

Nicht nur Remote Mitarbeiter haben häufig das Gefühl, nicht genügend Informationen über die Vorgänge im Unternehmen zu erhalten, auch Mitarbeitern im Büro entgeht so manches. Wo persönliche Gespräche nicht immer möglich sind, können regelmäßige Rundmails über Neuerungen und aktuelles Geschehen informieren.

Auch interne Newsletter für Kollegen haben sich bereits bestens bewährt. So bleiben alle Mitarbeiter, egal ob im Unternehmen vor Ort oder im Homeoffice stets gleichermaßen auf dem Laufenden.

Kleine Aufmerksamkeiten machen Freude

Vor allem in großen Betrieben geht der einzelne Mitarbeiter oft unter und fühlt sich nicht wahrgenommen. Office Manager haben in der Regel mehr Verbindung zu ihren Kollegen und kennen diese persönlich.

Kleine Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen oder manchmal auch einfach nur so machen Freude. Zudem zeigt es die Anerkennung, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern entgegenbringt. Je glücklicher die Mitarbeiter sind und je mehr sie sich als Teil des Unternehmens sehen, desto eher sind sie bereit auch alles dafür zu geben.

Sie arbeiten nachweislich effektiver und sind erfüllter in ihrem Job.

Sorgenhotline – weil Reden hilft

Eine interne Sorgenhotline als erste Anlaufstelle bei Problemen oder Ängsten kann auffangen und beruhigen. Dabei sollten sich die Mitarbeiter jedoch unbedingt auch anonym melden können. Denn oft spricht es sich leichter, wenn man seine Identität nicht preisgeben muss.

Hier angesprochene Sorgen, Anliegen oder Ängste können mit der Erlaubnis der Mitarbeiter anschließend mit der Geschäftsführung oder den zuständigen Vorgesetzten besprochen werden. Die Sorgenhotline kann somit auch als Hilfe und Anregung dienen, um zukünftige Krisen sicher und für die Mitarbeiter angstfreier bewältigen zu können.

Die Unternehmensleitung kann aufgrund der aufkommenden Fragen zukünftig besser reagieren oder bereits im Vorfeld gezielte Maßnahmen setzen, um Ängste gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Auch in Krisenzeiten, wo gefühlt ganz Deutschland aus dem Homeoffice agiert (Stichwort Corona Lockdown 2.0), gibt es hin und wieder vereinzelt Mitarbeiter, die ohne ihre tägliche Routine nicht oder nur mäßig funktionieren. Jeder Mitarbeiter ist anders und hat seine eigenen Vorlieben, was die Arbeitsatmosphäre angeht. Manch einer liebt es von zu Hause aus zu arbeiten, während andere im Homeoffice eingehen bzw. Konzentrations- oder Motivationsprobleme haben. Für diejenigen, die das soziale Umfeld um sich herum bzw. einen Arbeitsortwechsel benötigen, sollten Unternehmen wenn möglich einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Gesonderte Verhaltensregeln sollten hierbei im Vorfeld geklärt werden, wie zum Beispiel das einhalten der AHA Regeln und Hygienevorschriften.

Betreuungspflichten in Krisenzeiten

Krisen bedeuten oft auch besondere Herausforderungen für Eltern oder andere betreuungspflichtige Personen. Wenn Schulen und Kindergärten schließen, stehen Mütter und Väter vor einem Problem – wer kümmert sich um den Nachwuchs?

In diesen Fällen können Office Manager mit der Geschäftsführung sprechen und spezielle Deals aushandeln. Manche Mitarbeiter haben aufgrund ihrer Tätigkeiten nicht die Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten, benötigen aber dennoch Zeit für die Aufsicht und Betreuung ihrer Kinder.

Mehr Freizeit oder zusätzlicher Betreuungsurlaub wären Maßnahmen, die das Unternehmen zur Unterstützung ihrer Mitarbeiter setzen könnte. Dies zu vereinbaren und betroffene Kollegen zu vertreten liegt im Aufgabenbereich der Office Mitarbeiter.

Hygienekonzept im Office

Kann die Arbeit im Büro fortgeführt werden, sollten unbedingt auch hier die Maßnahmen zur Vorsorge überarbeitet werden. Die der jeweiligen Situation angepassten Hygiene Standards können somit schnell umgesetzt werden und schützen im Notfall vor Ansteckungen oder Infektionen.

Doch auch für die Mitarbeiter auf Reisen muss vorgesorgt werden. In den Reiserichtlinien für Geschäftsreisen sollte ein Passus für die Hygiene-Maßnahmen auf Reisen enthalten sein. Ist etwas unklar, bieten die Richtlinien eine sichere Hilfestellung bei offenen Fragen.

Kollegen im Homeoffice können ebenfalls durch die Zurverfügungstellung von notwendigen Hygieneartikeln unterstützt werden. Die Einschulung zur Anwendung erfolgt durch das Unternehmen, die Durchführung und Umsetzung der Standards liegt im Bereich der Mitarbeiter.

Office Manager als Bindeglied zwischen Unternehmen und Mitarbeitern

Office Manager sind viel mehr als nur die administrative Unterstützung im Office, sie sind vielmehr ein wichtiges Bindeglied zwischen dem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitern.

So sehen viele Vorgesetzte auch einen Teil ihrer Arbeit darin, Kollegen in schweren Zeiten zu unterstützen und sich um das Wohlergehen dieser zu kümmern. Eine Art Happiness Manager, der sich neben der Verwaltung auch um die Versorgung des Teams kümmert.

Mit dem direkten Draht zur Geschäftsleitung können sie einen großen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter darstellen und eine wertvolle Stütze in Krisenzeiten sein.

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