Reisen in unsicheren Zeiten: Wie Travel Manager ein sicheres Reiserisikomanagement umsetzen

2026 zeigt uns, wie schwierig Planbarkeit im Travel Management sein kann. Der Konflikt im Nahen Osten führte dazu, dass Flüge gestrichen und Routen verlegt werden mussten. Reisende konnten ihre Trips nicht wie geplant antreten oder steckten im Ausland fest – und Unternehmen waren plötzlich gezwungen, ihre Reisestrategie zu überdenken. 

Geopolitische Spannungen, Naturkatastrophen, Unfälle: Auf Geschäftsreisen kann einiges Unvorhergesehenes passieren. Für viele Unternehmen stellt sich deshalb die Frage: Wie gut sind wir wirklich vorbereitet, wenn es ernst wird? 

Die Fürsorgepflicht verpflichtet Arbeitgeber dazu, ihre Mitarbeitenden keinen unnötigen Risiken auszusetzen und im Notfall Hilfe zu leisten – auch auf Geschäftsreisen. An diesem Punkt kommt das Reiserisikomanagement (Travel Risk Management) ins Spiel.

Unter Reiserisikomanagement versteht man den Prozess, Risiken vor, während und nach Geschäftsreisen zu identifizieren, zu analysieren und mittels geeigneter Maßnahmen zu minimieren. Mit dem Ziel, im Ernstfall schnell und effektiv handeln zu können. 

Zu möglichen Risiken, die Arbeitgeber einkalkulieren müssen, zählen Krankheiten, Unfälle, politische Instabilität und rechtliche Einschränkungen vor Ort. 

Während sich das klassische Travel Management mit der Frage beschäftigt: „Wie buchen wir möglichst günstig?“, geht es beim Risikomanagement um: „Was tun wir, wenn etwas schiefgeht?“. 

Rechtlich gesehen ist das Reiserisikomanagement Teil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers: Unternehmen müssen Leben, Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden schützen – unabhängig davon, ob diese im Büro, im Homeoffice oder auf einer Dienstreise im Ausland sind. In Deutschland liefert der § 618 Abs. 1 BGB die rechtliche Grundlage für die Fürsorgepflicht.

Als internationaler Standard hat sich die ISO 31030 etabliert. Die Norm gilt als standardisierter Leitfaden für das Travel Risk Management, eine Zertifizierung ist allerdings nicht vorgesehen. Sie bietet einen strukturierten Ansatz, um: 

Mehr Informationen zur ISO 31030 finden Sie beim Verband Deutsches Reisemanagement (VDR).

Travel Risk Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der lange vor der eigentlichen Reise beginnt. Im Rahmen eines professionellen Reiserisikomanagements muss der Arbeitgeber Risiken systematisch bewerten, Mitarbeitende gezielt vorbereiten, ein funktionierendes Notfallmanagement einsetzen und für passenden Versicherungsschutz sorgen. Im folgenden Abschnitt gehen wir diese Punkte im Detail durch.

1. Risikobewertung des Reiseziels & der Reisenden

Ein gutes Travel Risk Management erfordert viel Vorbereitung. Bevor Mitarbeitende in Regionen mit erhöhtem Risiko reisen, muss der Arbeitgeber nach § 5 ArbSchG eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Diese prüft neben den allgemeinen Risiken bei der Ausübung der Tätigkeit besonders die Konditionen im Reiseland und die Eignung der reisenden Person:   

Zudem gibt es spezialisierte Sicherheitsdienstleister, die tiefergehende Analysen liefern. Eine sinnvolle Ergänzung können auch lokale Kontakte oder Partnerunternehmen vor Ort sein, die Einblicke aus erster Hand geben, die offizielle Berichte nicht immer abbilden. 

Prinzipiell sollte die Gefährdungsbeurteilung für alle Entsandten und alle Arbeitsabläufe durchgeführt werden. 

2. Schulung von Mitarbeitenden 

Bevor Mitarbeitende eine Dienstreise antreten, sollte das Unternehmen sie über die Inhalte der Gefährdungsbeurteilung informieren und ein entsprechendes Reisebriefing durchführen. Das bereitet die Reisenden bestmöglich auf eventuelle Krisensituationen in der Zielregion  vor. In einem Reisebriefing sollte stehen: 

Zusätzlich zum Reisebriefing ist es wichtig, dass das Unternehmen über klare Reiserichtlinien verfügt und diese den Mitarbeitenden kommuniziert. Neben Informationen zur Reisebuchung und Kostenabrechnung sollten die Richtlinien auch sicherheitsrelevante Hinweise enthalten, wie beispielsweise: Welche Sicherheitsstandards müssen Reisende einhalten? Welche Versicherungen hat das Unternehmen abgeschlossen und um welche müssen sich Mitarbeitende evtl. selbst kümmern? Wer sind die Ansprechpersonen im Notfall? 

Außerdem muss der Arbeitgeber vor jeder Auslandsreise sicherstellen, dass die Reisenden über die notwendigen Dokumente verfügen. Dazu gehören ein gültiger Reisepass sowie ggf. nötige Visa oder Transitvisa. Darüber hinaus müssen Mitarbeitende bei Reisen innerhalb der EU sowie in die Schweiz, nach Norwegen, Island und Großbritannien eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Sie weist nach, dass die Reisenden im Heimatland sozialversichert sind. Kommt es zu einer Kontrolle und die A1-Bescheinigung fehlt, drohen mitunter hohe Bußgelder. Auch Gesundheitsdokumente, wie Impfnachweise, können je nach Reiseland erforderlich oder zumindest empfehlenswert sein. 

3. Monitoring & Hilfe im Notfall

Sollte es zu einer Krise kommen, müssen Travel Manager nachvollziehen können: Wer ist betroffen und wo hält sich die Person auf? Lösungen dafür bieten spezialisierte Risikomanagement-Tools. Aber auch moderne Travel-Management-Plattformen wie Lanes & Planes bieten integrierte Echtzeittracking-Funktionen. So lässt sich auf einer interaktiven Karte nachvollziehen, wo sich Reisende gerade aufhalten. Wichtig für die Privatsphäre der Mitarbeitenden ist, dass das Tracking nicht auf GPS basiert, sondern auf den Buchungsdaten. 

Im Ernstfall ist proaktive Kommunikation entscheidend: Das Unternehmen muss seine Mitarbeitenden zum weiteren Vorgehen kontaktieren, nicht umgekehrt. Push-Nachrichten oder ein direkter Anruf durch eine dezidierte Kontaktperson sind weitaus effizienter als eine Notfall-Hotline, die Reisende in einer Stresssituation erst heraussuchen müssen. 

Um schnell und wirksam zu handeln, ist es wichtig, dass der Notfallkontakt Weisungsbefugnis hat – also in der Lage ist, Maßnahmen zu autorisieren, externe Dienstleister zu beauftragen und ggfs. eine Evakuierung einzuleiten. In der Regel bekleiden Travel Manager:innen oder HR diese Rolle. Wer die Kontaktperson ist, muss im Vorfeld klar geregelt sein, damit das Unternehmen im Krisenfall keine wertvolle Zeit mit internen Abstimmungen verliert. 

Ein vollständiges Notfallmanagement umfasst also mindestens: vordefinierte Eskalationsstufen, klare Zuständigkeiten und ein Evakuierungsprotokoll. Für besonders risikoreiche Reisen ist es außerdem sinnvoll, externe Sicherheitsdienstleister einzubinden, die rund um die Uhr erreichbar sind.

4. Versicherungen

Für Travel Manager ist es wichtig zu wissen, welcher Schutz wann gilt und wo Lücken bestehen. Denn die gesetzliche Unfallversicherung deckt längst nicht alles ab, was auf einer Dienstreise passieren kann. Ein Überblick darüber, was Unternehmen absichern sollten und worum sich Mitarbeitende evtl. selbst kümmern müssen.

Auf Dienstreisen sind Mitarbeitende über die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt – aber nur bei Aktivitäten, die in direktem Zusammenhang mit ihrer betrieblichen Tätigkeit stehen. Dazu zählen z.B. Messen, Meetings, Kundenbesuche oder Geschäftsessen sowie die direkten Wege zum Ziel und zurück. 

Für den privaten Teil einer Geschäftsreise, wie z.B. den Aufenthalt im Hotel, Sightseeingtouren, private Abendessen oder Bleisure-Aufenthalte, besteht kein Versicherungsschutz über die gesetzliche Unfallversicherung. Dort greift die gesetzliche Krankenversicherung der Mitarbeitenden. 

Je nach Reiseland ist aber Vorsicht geboten: Die European Health Insurance Card (EHIC) gilt nur in der EU/EWR und einigen weiteren Staaten mit bilateralen Abkommen. Daher sollten sich Mitarbeitende vor eine Reise immer über ihren Versicherungsstatus im Zielland informieren und im Zweifel eine eigene private Auslandskrankenversicherung abschließen. Das ist in vielen Fällen ohnehin sinnvoll, da die EHIC nur den Basisschutz abdeckt. 

Reiserücktrittsversicherungen, Reiseabbruchsversicherungen oder Reisegepäckversicherungen können eine sinnvolle Ergänzung sein: 

Wenn das Unternehmen zusätzliche Versicherungen für seine Reisenden abschließt, sollte es die Mitarbeitenden auch darüber informieren. Diese sollten die Versicherungsunterlagen auf Reisen dabei haben, am besten nicht nur digital, sondern in ausgedruckter Form.

Reiserisikomanagement bezeichnet den systematischen Prozess, Risiken vor, während und nach Geschäftsreisen zu identifizieren, zu bewerten und durch geeignete Maßnahmen zu minimieren. Es ist kein optionales Extra, sondern Teil der gesetzlichen Fürsorgepflicht: Arbeitgeber sind nach § 618 BGB und § 5 ArbSchG verpflichtet, ihre Mitarbeitenden vor vorhersehbaren Risiken zu schützen – auch auf Auslandsreisen. Wer das vernachlässigt, riskiert nicht nur die Sicherheit seiner Mitarbeitenden, sondern auch Haftungsklagen und Reputationsschäden.

Eine Gefährdungsbeurteilung für Auslandsreisen bewertet zwei Dimensionen: das Reiseziel und die reisende Person. Zum Zielort werden politische Lage, Kriminalität, Gesundheitsrisiken, kulturelle Besonderheiten und die medizinische Infrastruktur vor Ort geprüft. Als Quellen eignen sich die Hinweise des Auswärtigen Amts sowie spezialisierte Sicherheitsdienstleister. Auf Seiten der reisenden Person spielen Vorerkrankungen, Reiseerfahrung, kulturelle Kenntnisse und die Zugehörigkeit zu potenziell gefährdeten Gruppen eine Rolle. Ergänzend müssen alle notwendigen Dokumente geprüft werden: gültiger Reisepass, Visa, A1-Bescheinigung und je nach Destination auch Impfnachweise.

Im Krisenfall zählt vor allem eines: schnell und effizient zu handeln. Dafür muss das Unternehmen zuerst wissen, wo sich seine Reisenden aufhalten. Moderne Travel-Management-Plattformen ermöglichen das auf Basis von Buchungsdaten, ohne GPS-Tracking. Entscheidend ist außerdem, dass das Unternehmen proaktiv auf betroffene Mitarbeitende zugeht und nicht wartet, bis diese sich melden. Die zuständige Kontaktperson (in der Regel aus dem Travel Management oder HR) braucht dafür echte Weisungsbefugnis: Sie muss Maßnahmen autorisieren, externe Dienstleister einschalten und im Extremfall eine Evakuierung einleiten können. All das sollte vorab klar geregelt und in einem Notfallplan festgehalten sein.