News
News

Travel Management: Wie Sie ruhigere Zeiten für Ihre Workflow- & Prozessoptimierung nutzen

Die Reisebranche erlebt gerade eine ruhige Phase. Für das Travel Management ist jetzt eine gute Zeit, Arbeitsabläufe und -prozesse anzusehen und zu optimieren. So sind Sie als Unternehmen gut gerüstet, sobald die Dienstreisen wieder voll durchstarten.
Travel Management: Wie Sie ruhigere Zeiten für Ihre Workflow- & Prozessoptimierung nutzen

Travel Manager können jetzt Arbeitsprozesse überdenken und optimieren

Auch wenn aktuell das Reiseverhalten weitestgehend eingestellt ist, werden wieder andere Zeiten kommen. Und gerade Geschäftsreisen werden als Allererstes aufgenommen werden. Seien Sie deshalb vorbereitet und bieten Sie Ihren Mitarbeitern verbesserte Prozesse an, sobald diese wieder reisen. Am Ende sparen gut funktionierende Arbeitsabläufe Ihrem Unternehmen viel Geld.

Haben Travel Manager bis vor kurzem Dienstreisen noch unter Zeitdruck abgearbeitet und blieb wenig Zeit für Aufgaben, die nicht höchste Priorität hatten, ist jetzt die optimale Zeit sich zu überlegen, welche Prozesse für die Zukunft optimiert werden könnten.

Überlegen Sie: Welche Schwierigkeiten treten bei der Organisation von Geschäftsreisen immer wieder auf? Welche Prozesse möchten Sie gerne verbessern und welche Tools oder Richtlinien brauchen Sie dafür? Travel Management hat viele Facetten – von der Kommunikation mit den Mitarbeitern, über Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen, Auswahl an Verbindungen und Übernachtungen sowie die komplette Abrechnung. Je weniger bei den einzelnen Bereichen schief geht, umso leichter werden Arbeitsprozesse und je mehr Zeit haben Sie für andere Aufgaben.

Travel Management: Gründe für eine Prozessoptimierung

Es gibt viele Gründe, die für eine professionelle Abwicklung Ihrer Dienstreisen sprechen: Sie agieren strategisch und müssen nicht immer wieder aufs Neue einzelne To-Dos planen und umsetzen. Sie können präzise alle Bereiche steuern sowie einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter verschiedene Stufen an Rechten zusprechen. Das Ergebnis ist ein reibungsloser Ablauf von der Buchung bis zur Abrechnung und Budgetübersicht.

70 Prozent der deutschen Firmen haben bis dato keine ausgearbeitete Travel Management Lösung im Einsatz und von den restlichen 30 Prozent sind ¾ unzufrieden. Wo gestern die Zeit für grundlegende Überlegungen fehlte, sollten Sie heute freigewordene Kapazitäten nutzen.

Viele Unternehmen wie Covivio profitieren von der Digitalisierung. Lesen Sie in unserer Kundenstory welche Vorteile die Optimierung des Travel Managements für das Unternehmen haben kann.

Wichtige Bereiche, die im Travel Management jetzt optimiert werden können

Um gerüstet zu sein, zukünftige Geschäftsreisen einfach und reibungslos zu managen, können Sie folgende Bereiche optimieren:

Reisebuchung

Wie viel Zeit investieren Sie in die Buchung, Umbuchung oder Stornierung von Reisen? Was würden Sie sich hier an Vereinfachungen wünschen?

Da aufgrund der großen Auswahl an Anbietern Reisebuchungen oft in vielen verschiedenen Portalen vorgenommen werden müssen, ist ein Travel Manager manchmal 3 bis 4 Stunden am Tag mit der Organisation einer Reise beschäftigt. 

Vordefinierte Partner, gespeicherte Favoriten bei Hotels und hinterlegte Reisedaten der Mitarbeiter vereinfachen die Buchung und sparen Zeit.  So dauert die Buchung einer Reise mit einem Travel Management System gerade einmal 5 bis 10 Minuten. Auch notwendige Änderungen während der Reise können durch die Optimierung im Travel Management zeitnah durchgeführt werden.

Reiseabrechnung bzw. Auslagenmanagement

Sind Sie einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, Belege zu sortieren, einzugeben und zu berechnen? Was brauchen Sie, um die Reiseabrechnung effizienter zu machen?

Definieren Sie ein Budget für Reisen und erlauben Sie Ihren Mitarbeitern über ein Travel Management System zu buchen. So haben Sie stets alle Ausgaben für Geschäftsreisen im Blick und können alle Kosten, Belege und Spesen einfach digital freigeben. 

Mit einer integrierten Schnittstelle zur Kostenübernahme müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr in Vorleistung gehen und die Bezahlung sämtlicher Kosten wird im Nachhinein an einen einzigen Rechnungssteller geleistet.

Reisende Mitarbeiter

Wissen Ihre Mitarbeiter, welche Richtlinien in Ihrem Unternehmen gelten? Falls es in Ihrem Unternehmen noch keine klar ausgearbeiteten Richtlinien gibt, ist jetzt der Zeitpunkt, welche zu erarbeiten. Unmissverständliche Reiserichtlinien sparen Ihnen zukünftig viel Arbeit und Energie.

Mit der Integration von Reiserichtlinien geben Sie klare Strukturen vor, die das Buchen und Managen von Reisen vereinfachen.

Viele Systeme haben eine mobile App integriert, womit Reisende immer alle notwendigen Dokumente und Tickets digital in nur einem Tool zur Hand haben.

Wenn Ihr Unternehmen Reisebuchungen und -abrechnungen noch selbst durchführt, könnten Sie jetzt über die Implementierung eines All-Inclusive Geschäftsreiseportals nachdenken, das auch dabei hilft Ihr komplettes Belegmanagement abzubilden. Mit dem Travel Management erhalten Sie alles aus einer Hand: Buchungen, Abrechnungen und Reporting – digital, einfach zu bedienen und kostensparend.

Prognose für die Zukunft – Wie geht es weiter?

Die Coronavirus-Pandemie hat uns völlig unerwartet und mit voller Wucht getroffen. Touristische Reisen und vor allem auch Dienstreisen sind fast vollständig zum Stillstand gekommen. Doch langsam scheint sich die Reisebranche zu erholen und nimmt wieder Fahrt auf.

Zaghafte Prognosen sehen eine positive Entwicklung. Vor allem in Deutschland nehmen Dienstreisen wieder zu. Inwieweit sich dieser Trend auch über die Grenzen und außerhalb von Europa durchsetzen wird, bleibt jedoch abzuwarten.

Auch wenn in den letzten Monaten Dienstreisen vorwiegend durch virtuelle Meetings ersetzt wurden, ist ein persönliches Aufeinandertreffen von Geschäftspartnern enorm wichtig für die Geschäftsbeziehungen. Wo es die Distanz erlaubt, greifen Dienstreisende daher vor allem auf den eigenen PKW oder die Bahn zurück. Auf diese Weise konnten seit Ausbruch des Corona-Virus bereits wieder wichtige Termine wahrgenommen werden.

Laut einer Umfrage des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) beschränken sich Reisen zu geschäftlichen Zwecken derzeit zu knapp 98 % auf Deutschland und Europa. Doch auch diese sind deutlich kürzer als vor Corona.

Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, dass sie der Meinung sind, dass Geschäftsreisen in Zukunft um etwa 30 % abnehmen werden. Sie glauben auch, dass die Notwendigkeit von Dienstreisen innerbetrieblich genauer geprüft und abgewogen werden wird.

Nutzen Sie die Zeit, um Ihren Workflow zu verbessern und interne Prozesse bei der Abwicklung von Geschäftsreisen zu optimieren.

Blog Travel Manager 01 07

Unternehmen: Reisesicherheit

Besonders jetzt sorgen sich viele Unternehmen vermehrt um die Reisesicherheit ihrer Mitarbeiter. Es gilt jegliches Risiko zu vermeiden und die Gesundheit und Sicherheit jedes einzelnen Mitarbeiters zu schützen. Sieht man sich dies anhand des Beispiels Corona an, kann eine einzige Ansteckung mit dem Virus in kurzer Zeit mehrere Mitarbeiter des Unternehmens treffen und große wirtschaftliche Einbußen bedeuten.

Die Aufgaben des Travel Management beinhalten nicht nur die Planung, die Organisation und die Durchführung von Geschäftsreisen, sondern auch das Treffen von Vorkehrungen zur Sicherheit der Reisenden. Dazu gehört sich laufend über die Gegebenheiten im Reiseland zu erkundigen, Informationen beim Auswärtigen Amt einzuholen und die Gefahren und Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.

Auch während der Reise müssen die Mitarbeiter über die aktuelle Lage auf dem Laufenden gehalten werden, um bei kurzfristigen Notsituationen entsprechend schnell reagieren zu können. Rasche Umbuchungen von Flügen und Hotels oder eine umgehende Evakuierung oder Rückholung aus einem Krisengebiet können jederzeit notwendig sein. Daher gilt es immer vorbereitet zu sein und auf kurze Entscheidungswege in der Prozessoptimierung zu setzen.

Wie Reiserichtlinien bei der Optimierung im Travel Management helfen können

Wer schon einmal eine Geschäftsreise gebucht hat, weiß wie viele unterschiedliche Aspekte hier zu berücksichtigen sind. Oft investiert man unnötig viel Zeit in die Abklärung von unwichtigen Details. Gut durchdachte Reiserichtlinien helfen dem Reisenden die Vorgaben des Unternehmens einzuhalten und trotzdem flexibel und eigenverantwortlich zu agieren.

Das fängt bei der Buchung an. In der Regel ist der Reisende flexibel was die Buchung seines Business Trips angeht, solange er sich an die Vorgaben der Reiserichtlinien hält. Viele Unternehmen geben bei Flügen und Bahnfahrten die zu buchende Klasse vor, gewähren bei der Auswahl des Hotels jedoch mehr Spielraum.

Auch die Reisekosten können im Vorfeld klar definiert werden. Je nach Reiseziel und Aufenthaltsdauer kann das zur Verfügung stehende Budget vorgegeben werden. Der Mitarbeiter sammelt dabei alle Belege digital an einem Ort, dies ist auch bei der Reisekostenabrechnung vorteilhaft.

Mit einem Travel Management System hat jeder Beteiligte die volle Kontrolle. Der Geschäftsreisende hat einen klar definierten Spielraum, in dem er sich frei bewegen kann und das Unternehmen sieht sofort, ob die Reiserichtlinien eingehalten wurden.

Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität. Änderungen sind jederzeit mit wenigen Klicks möglich, ohne umständlich und zeitraubend neue Freigaben einzuholen.

Werden die Richtlinien nicht eingehalten, erfolgt eine Meldung des Systems an die zuständige Stelle. So kann schnell nachgefragt und abgeklärt werden, was der Grund für die Nichteinhaltung ist.

Effiziente Prozesse im Travel Management bringen Zeitersparnis

Bisher bedeutete das Buchen von Dienstreisen oft einen enormen Aufwand für den Reiseverantwortlichen. Flüge und Hotels mussten recherchiert und Preise ausgehandelt werden. Jede kleine Änderung im Buchungsvorgang musste separat bearbeitet und zur Freigabe vorgelegt werden.

Der Einsatz eines geeigneten Reisemanagementsystems bringt eine enorme Zeitersparnis. In der Regel bucht der Mitarbeiter seine Geschäftsreise vollkommen selbstständig. Das Eingeben der Daten entfällt, da diese bereits im System gespeichert sind. Das Travel Management prüft lediglich, ob die vorgegebenen Reiserichtlinien eingehalten wurden. Somit kann der Zeitaufwand für das Buchen von Reisen um bis zu 80 % reduziert werden.

Auch die Reisekostenabrechnung raubt Unternehmen ohne den Einsatz eines optimierten Travel Managements produktive Arbeitszeit. In einem Travel Management System werden alle Belege und Reisekosten automatisch hinterlegt und zugeordnet, sodass diese nur noch vom zuständigen Vorgesetzten freigegeben werden müssen. Das vereinfacht das Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen wie Travel Manager und Buchhaltung enorm.

Blog In Corona Travel Policy 03 04


Ähnliche Artikel

Spesenabrechnung & Auslagen Management – Das sollten Sie wissen
Management

Spesenabrechnung & Auslagen Management – Das sollten Sie wissen

Sind Ihre Mitarbeiter oft im Außendienst unterwegs oder auf Dienstreisen? Oder sind Ihre Kollegen im Home Office? Dann hilft Ihnen ein gut durchdachtes und digitalisiertes…
Mehr lesen
Sammelrechnungen und Zahlungsavis – mit Lanes & Planes kein Problem
Management

Sammelrechnungen und Zahlungsavis – mit Lanes & Planes kein Problem

Verwendet Ihr Unternehmen viel Zeit darauf, einzelne Rechnungen zum gleichen Rechnungssteller zu akkumulieren und zu prüfen? Dies muss nicht sein. Mit so genannten Sammelrechnungen, die…
Mehr lesen
Mitarbeiter auf Dienstreise – Arbeitszeit und Rechtliches
Business Travel

Mitarbeiter auf Dienstreise – Arbeitszeit und Rechtliches

Wenn Ihre Mitarbeiter für Ihr Unternehmen unterwegs sind, ist es oft schwer, die Arbeitszeit von der Freizeit zu trennen. Was können Sie Ihren…
Mehr lesen
Lanes & Planes in der kostenlosen Demo

Jetzt noch mehr erfahren, in nur 30 Minuten

Jetzt Demo-Termin vereinbaren
Ihre individuelle Lösung • keine Installation notwendig • kostenlose Demo & Beratung
nach oben