“Dank Lanes & Planes haben wir einen weiteren Schritt Richtung Digitalisierung gemacht und unser Reisemanagement grundlegend modernisiert.”
SCHARR-Gruppe
Die SCHARR-Gruppe beliefert rund 250.000 Kunden mit Energieprodukten im B2B und B2C Bereich. Darüber hinaus wächst der technische, personalintensive Bereich seit Jahren sehr stark. Dementsprechend hoch ist die Anzahl der internen Geschäftsreisenden. Die Buchung und die finale Reisekostenabrechnung lief früher manuell ab und war aufwendig und fehleranfällig.
Die Assistentin der Geschäftsführung Julia Steimle verantwortete jahrelang das Travel Management des Unternehmens mit und hatte sich zum Ziel gesetzt, die umständlichen Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesse zu verbinden und diese in einer zentralen und modernen End-to-End Lösung zu bündeln.
In unserem Gespräch berichtet sie, wie der Mittelständler Lanes & Planes einsetzt und welche Vorteile sich dadurch ergeben.
Lanes & Planes erklärt – in nur 10 Minuten. Schauen Sie sich unser Demo Video an und überzeugen Sie sich selbst.
Vorher: Komplizierte und zeitaufwendige Prozesse
Die SCHARR-Gruppe beschäftigt rund 800 Mitarbeiter und unterteilt Geschäftsreisende in drei Kategorien. Zur ersten Gruppe gehören Führungskräfte, Vertriebsleiter und Mitarbeiter, die in Deutschland und Europa unterwegs sind und dafür viele Reisebuchungen vornehmen.
Die Monteure der Firma bilden die zweite Kategorie. Im Baugewerbe bestehen ihre Dienstreisen aus Tagesreisen und müssen über die Verpflegungspauschale abgerechnet werden. Außerdem gibt es Außendienstmitarbeiter, die täglich auf Kundenbesuch sind, keine Übernachtungen vornehmen, aber viele Auslagen einreichen. Alle drei Gruppen benutzten früher unterschiedliche Zahlungsmethoden. Daraus ergab sich eine Vielzahl an Formularen und Excel-Tabellen für jede einzelne Belegart.
Die Abrechnung und Prüfung kostete viel Zeit und war durch die Einreichung auf Postwegen und entsprechend hohem Belegvolumen extrem kompliziert und fehleranfällig. Das mittelständische Unternehmen wuchs und ineffiziente Prozesse erschwerten zunehmend die Workflows.
Eine moderne Lösung, welche endlose Tabellen und langwierige Postwege ersetzt, war nun dringend notwendig. Zudem hatte man schon länger geplant, die bis dato thematisch voneinander getrennten Bereiche Buchen und Abrechnen in einem digitalen Travel & Belegmanagement Tool zu bündeln. Im Zuge einer intensiven Recherche hat sich letztendlich Lanes & Planes gegen zahlreiche Wettbewerber durchgesetzt und wurde erfolgreich implementiert.
„Vorher war die Spesen- und Reisekostenabrechnung ein komplizierter und aufwendiger Prozess, den wir mit der Einführung von Lanes & Planes stark vereinfachen und damit den Zeitaufwand in allen Abteilungen reduzieren konnten.”
Einfache und persönliche Implementierung – ein Plus in Corona-Zeiten
Julia Steimle lobt insbesondere das passende Timing der Implementierung. Durch das reduzierte Reisevolumen während der Pandemie hatte man die wenigen Reisenden stets im Blick und konnte somit die neu eingeführten Prozesse gut kontrollieren.
Insgesamt verlief die Implementierung von Lanes & Planes sehr erfolgreich und wurde im Vergleich zu anderen Digitalisierungsprojekten deutlich schneller umgesetzt. Nach der Pilotphase war der Mehrwert der Lösung durch die einfache und schnelle Bedienung direkt spürbar. Das war auch der Grund für die rasche hohe Akzeptanz des neuen Tools innerhalb der Belegschaft.
Mit Lanes & Planes hat der Mittelständler einen regionalen Partner dazugewonnen, der ihm stets zur Seite steht. Als Familienunternehmen arbeitet man gerne mit Firmen zusammen, die eine ähnliche Struktur haben und in der Nähe ansässig sind.
„Mit Lanes & Planes haben wir einen professionellen und erfahrenen Dienstleister an unserer Seite, der uns umfassenden Service bietet. Somit profitieren wir sowohl vom Know-How des Anbieters als auch von der Effizienz des neuen Tools.”
Nachher: Zeitersparnis und Reduzierung des Belegvolumens
Das Ergebnis des Mittelständlers kann sich sehen lassen – komfortable und einfache Handhabung für sämtliche Abteilungen sowie weitere Vorteile:
Keine lästige Zettelwirtschaft unterwegs: Die Mitarbeiter sparen sich den Weg zur Post und Zeit beim Suchen & Sammeln der Belege, denn diese können jederzeit & von überall über die mobile App eingescannt und archiviert werden.
Voll digitalisiertes Belegmanagement: Papierrechnungen fallen komplett weg und das Belegvolumen wird automatisch reduziert.
Bessere Übersicht durch automatisierte Prozesse in der Buchhaltung: Die Finanzabteilung spart sich zudem aufwendiges manuelles Bearbeiten der Abrechnungen und hat nun auch in buchhalterischer Hinsicht eine bessere Übersicht.
Effiziente Prozesse ohne Fehler: Auch die Personalabteilung profitiert von der gesetzeskonformen Erfassung der Eingaben.
“Die Zeitersparnis, der Komfort und der umfassende Service für alle Abteilungen bieten viel Mehrwert im Arbeitsalltag. Ein Mehrwert ist auch am Gefühl der Anwender messbar. Uns war es sehr wichtig, ein neues Gefühl der Moderne, Fortschrittlichkeit und des Komforts zu vermitteln. Seit der Einführung haben wir in jeder Linie dazugewonnen...”
Strukturierte Richtlinien & einfache Genehmigungsverfahren
Einen weiteren Vorteil von Lanes & Planes sieht Julia Steimle darin, dass aktuelle Reiserichtlinien direkt im Travelmanagement Tool hinterlegt werden können. Dadurch werden interne Prozesse strukturiert und bieten allen Mitarbeitern stets einen Überblick über aktuelle Vorgaben. Die Freigabe aller Dienstreisen und Spesen wird dabei dank digitalem Genehmigungsprozess massiv beschleunigt.
Smarte Schnittstellen und einheitliche Zahlungsmethoden
Durch die Integration von Lanes & Planes zum bestehenden ERP-System läuft nun auch der Datenimport automatisch ab und minimiert den Aufwand beim Sammeln und Übermitteln von Rechnungen. Dadurch wurde die Abrechnungsarbeit auf nur zwei Hauptnutzer reduziert, was die Arbeitseffizienz positiv beeinflußt.
So kann man sich mehr auf andere Aufgaben fokussieren.
Das Ergebnis: Modernes Belegmanagement und Mehrwert für alle Abteilungen
Das Ergebnis kann sich sehen lassen – eine Kombination aus Zeitersparnis durch digitale Prozesse, intuitiver Bedienung in der modernen, benutzerfreundlichen App sowie schnelle Genehmigungsverfahren. All das vereinfacht den Arbeitsalltag des mittelständischen Unternehmens und bietet enorme Vorteile beim Reise- und Belegmanagement.
Let’s talk. Lernen Sie unsere Lösung kennen.
