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Travelmanagement:
Warum eine Door-to-Door-Reiseplanung besser klappt

Travelmanagement ist eine Herausforderung und birgt vor allem Faktoren, die Unternehmen gerne vermeiden möchten: Es ist zweitaufwendig, störanfällig und dadurch verbraucht es relativ viel Ressourcen wie Arbeitszeit und Geld.
Travelmanagement:<br> Warum eine Door-to-Door-Reiseplanung besser klappt


Wie häufig fühlen sich Planung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen so an als würde vieles schief laufen? Es wundert nicht, dass Reisen oft die zweitgrößte Ausgaben eines Unternehmens darstellen. Wie kommt das?



Mitarbeiter nehmen das Travelmanagement häufig selbst in die Hand

Häufig planen und buchen Mitarbeiter ihre Reisen selbst. In Zeiten der Digitalisierung mag dies einfach und überschaubar erscheinen, in der Realität heiβt das oftmals vorprogrammiertes Chaos. Denn: Viele Mitarbeiter haben nicht alle einzelnen Positionen ihrer Reise parat und buchen innerhalb ihres Budgets und ihrer Reiserichtlinien lediglich die wichtigsten Punkte, wie etwa ihren Flug, ihre Bahnfahrt und/oder das Hotel. Alleine dafür besuchen sie mehr als eine Webseite und vergleichen Preise und Angebote.

Dass etwa noch eine Busfahrt, ein Weg mit dem Taxi oder andere Schritte notwendig sind, bleibt hier meist auf der Strecke. Zudem beschäftigen sich Mitarbeiter selten mit Stornobedingungen, Umbuchungsgebühren und anderen Unabwägbarkeiten, was unter Umständen teuer werden kann. Dies macht sich bis zur Reisekostenabrechnung bemerkbar: Es wurde eine private Kreditkarte benutzt, es herrscht Chaos durch Zettelwirtschaft oder bestimmte Ausgaben waren gar nicht genehmigt. Nicht zu vergessen, dass manche Enttäuschungen bezüglich der Zimmerausstattung im Hotel, des verpassten Termins wegen fehlender Planung bis zum Endstandort oder wegen eines unbeabsichtigten Sprints zum Zug nicht ausbleiben.



Travelmanagement für Vorgesetzte ist oftmals ein lästiges Übel

Auch Vorgesetzte geraten beim Travelmanagement an ihre Grenzen. Sie müssen sich zum Teil durch unzählige E-Mails und Papiere arbeiten, um einen guten Überblick über alle Geschäftsreisen des Unternehmens oder der Abteilung zu erhalten. Reisen Vorgesetzte selbst, auch wenn sie ihre Reise nicht selbst mikromanagen, sind sie allein gelassen mit einer Flut an Bestätigungs-E-Mails oder anderen Benachrichtigungen. Sie hängen dann vielleicht selbst in Telefon-Warteschleifen, wenn es zu Problemen während ihrer Reise kommt oder müssen sich selbst relevante Nummern unter Zeitdruck besorgen. Dies alles führt zu Stress und Unmut.



Business Manager sind häufig überfordert

Die Aufgaben von Business Managern sind die Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen in Unternehmen. Oftmals müssen sie sich ihre Aufgaben jedoch selbst erarbeiten und scheitern an nicht automatisierten Genehmigungsprozessen oder warten ewig auf Freigaben von Vorgesetzten. Bis diese dann kommen, haben sich Preise und Konditionen oftmals schon wieder geändert und der Planungs- und Buchungsprozess beginnt von vorne. Nicht selten müssen sie Abrechungsbelegen ihrer Kollegen hinterherrennen und verlieren viel Zeit beim Sortieren und dem Nachvollziehen einer lückenlosen Dokumentation von Spesen. Dass dies zu einem Zeit- und damit auch einem Geldfresser wird, ist klar.



Business Trips sollten sich nicht wie ein lästiges, überteuertes Übel anfühlen, die zu Stress, Überforderung und einem gewaltigen Mehraufwand führen.

Ein implementiertes Travelmanagement vereinfacht dagegen alle Prozesse, von der Planung bis zur Abrechnung – von Tür zu Tür: mehr Überblick, mehr Freiheit, mehr Kontrolle. Alles an einem Ort, ein einheitliches und simples System von verschiedenen Endgeräten jederzeit abrufbar und verwaltbar mit ständig verfügbarem Kundenservice – probieren Sie es aus!






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