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Jetzt kostenlos testenMal Hand aufs Herz: Wer erledigt gern Reisekostenabrechnungen? In den meisten Unternehmen lautet die Antwort vermutlich „absolut niemand“. Weder die Reisenden, die zerknitterte Belege sammeln müssen, noch die Buchhaltung, die unübersichtliche Excel-Tabellen pflegt.
Doch hinter der allgemeinen schlechten Laune am Monatsende verbirgt sich ein echtes strukturelles Problem. Unsere Umfrage unter Finanzentscheidern in Zusammenarbeit mit F.A.Z. Business Media zeigt: Die wahre Kostenfalle bei Geschäftsreisen sind nicht die Ticketpreise, sondern die Prozesse hinter den Reisen.
Fast eine Stunde Arbeitszeit pro Abrechnung
Die Umfrage unter Finanzteams ergibt: Im Schnitt fließen 55 Minuten Arbeitszeit in eine einzige Reisekostenabrechnung. Darin eingerechnet sind das Sammeln und Einreichen von Belegen sowie das Prüfen und Verbuchen der Kosten.
Auf den ersten Blick klingt das vielleicht nur nach „ein bisschen Admin-Arbeit“, nach „bürokratischem Kleinvieh“. Rechnet man die knappe Stunde Arbeitszeit in Personalkosten um, wird klar: Die Bearbeitung einer einzelnen Reisekostenabrechnung kostet Unternehmen 40 €*.
Die finanzielle Belastung wird deutlicher, wenn wir diese Zahlen auf ein ganzes Jahr hochrechnen:
- Bei 50 Abrechnungen pro Jahr fallen 2.000 € an Personalkosten an.
- Bei 100 Abrechnungen sind es schon 4.000 €.
- Bei 2.000 Abrechnungen sind es sogar 80.000 €.
Hinter dem „bisschen Admin“ steckt ein echtes Problem: Es vergeudet wertvolle Arbeitszeit und Projekte sowie Budget, die das Unternehmen voranbringen, bleiben auf der Strecke. „Bürokratisches Kleinvieh“ macht eben doch auch Mist.
Die größten Pain Points bei der Reisenkostenabrechnung
Warum ist das Ganze so zeitaufwändig? Die Umfrage-Ergebnisse zeigen drei klare Pain Points:
- Beleg-Chaos (42 %): Verlorene oder unleserliche Quittungen führen zu aufwendigen Recherchen und gefährden die Compliance.
- Unstimmigkeiten und Tippfehler (34 %): Müssen Daten manuell eingetragen werden, passieren leicht Fehler. Jede Unstimmigkeit bedeutet: Zurück auf Anfang und nochmal prüfen.
- Fehlender Überblick (26 %): Ohne zentrale Übersicht ist es fast unmöglich, Budgets und Reiserichtlinien in Echtzeit zu kontrollieren.
Die Digitalisierungslücke: Wenn Tools nicht miteinander sprechen
Ein weiteres großes Hindernis sind Insellösungen, die einzeln gepflegt und synchronisiert werden müssen. Über die Hälfte der Befragten (53 %) gibt an, dass die mangelnde Integration verschiedener Tools sie im Arbeitsalltag ausbremst.
Das hat Folgen: Wenn Daten händisch von A nach B geschoben werden müssen, verzögert sich am Ende die Rückerstattung für die Mitarbeitenden (bei 51 % der Unternehmen der Fall). Das sorgt nicht nur für Frust in der Buchhaltung, sondern auch bei den Reisenden, die so länger auf ihr Geld warten müssen.
Fazit: Arbeitszeit ist zu wertvoll für „busy work“
Die Ergebnisse der Umfrage machen eines deutlich: Manuelle Prozesse sind kein notwendiges Übel, sondern sorgen für einen massiven wirtschaftlichen Nachteil. Für über die Hälfte der Finanzexpert:innen (53 %) steht die Zeitersparnis durch digitale Lösungen daher ganz oben auf der Prioritätenliste.
Es geht dabei um mehr als nur Belege; es geht darum, Fachkräfte von repetitiven Aufgaben zu befreien und die Fehlerquote gegen Null zu senken. Durch eine konsequente Automatisierung dieser Abläufe können sich Unternehmen Tausende von Euro in verschwendeter Arbeitszeit sparen – und volle Power in ihre eigentlichen Projekte stecken.
* Durchschn. Arbeitskosten (inkl. Lohnnebenkosten) in Deutschland: 43,40 € (Stand 2024). 55 Min = 92 % einer Stunde; 43,40 € * 92 % = 39,93 €, hier aufgerundet auf 40 €
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