Reisekosten richtig abrechnen: Intelligente Workflows für Unternehmen

Müssen Unternehmen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter übernehmen?

Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Reisekosten ihrer Mitarbeitenden zu übernehmen. Dennoch ist dies gängige Praxis, da sie die Kosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen können. 

Möchten sie die Kosten nicht übernehmen, können Mitarbeitende sich die Ausgaben über die Steuererklärung zurückholen. 

Erfassung von Reisekosten

In welcher Form müssen Reisekosten erfasst werden? 

Für das Finanzamt müssen sämtliche Ausgaben korrekt in der Unternehmensbilanz verbucht und durch Belege dokumentiert werden, die rechtssicher aufzubewahren sind. 

Der Gesetzgeber stellt keine formalen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung. Theoretisch reicht es also aus, für jede Geschäftsreise eine einfache Liste mit den entstandenen Kosten anzulegen und die Rechnungen und Quittungen beizufügen. Für die bessere Zuordnung sollten folgende Angaben auf der Reisekostenabrechnung enthalten sein: 

• Name der reisenden Person und ggf. Mitarbeiternummer
• Reisedauer 
• Reisedaten (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
• Reiseziel 
• Reisezweck 
• Unterschrift

Wer erfasst die Reisekosten? 

Wenn Mitarbeitende ihre Reisen selbst organisieren und vorfinanzieren, müssen sie die Belege für Hotel- und Fahrtkosten sammeln und bei der zuständigen Stelle im Unternehmen (z.B. Teamleiter, Buchhaltung) zusammen mit einer Reisekostenauflistung einreichen. 

Das Problem bei diesem Vorgehen: Mitarbeiter in der Buchhaltung müssen die Daten nach der Freigabe der Reisekostenabrechnung manuell ins Buchhaltungssystem übertragen und kontieren. Dieser Aufwand ist unnötig. Wenn Unternehmen ihre Reisen über Travelmanagement-Plattformen buchen und dort Unternehmenskonten bzw. -kreditkarten hinterlegen, können Informationen zu Ausgaben und Belegen automatisch über Schnittstellen in das Buchhaltungssystem übertragen werden.   

Was ist mit Spesen, die nicht digital gebucht werden? Damit Belege zu Restaurant- und Taxirechnungen nicht eingescannt werden müssen, können Unternehmen Reisekosten-Software oder Travelmanagement-Plattformen nutzen, die Reisenden mobile Apps zur Verfügung stellen. Über diese können Nutzer ihre Belege bereits während der Reise hochladen. Das Risiko, dass Quittungen verloren gehen, geht gegen Null. Lange Scan Sessions entfallen. 

Wie sieht das Reisekostenmanagement der Zukunft aus? Informieren Sie sich in unserem Guide über die Next Best Practices der Branche. 

Software für Reisekostenabrechnung – Die wichtigsten Vorteile

Immer noch buchen einige Unternehmen ihre Reisekosten mithilfe von Excel-Listen. Der Prozess ist fehleranfällig und mühsam. Die Einführung einer Software für die Reisekostenabrechnung heißt für Mitarbeitende zwar, von bekannten Workflows Abschied zu nehmen, bringt aber mittel- und langfristig durch smarte Automatisierungen nur Vorteile.  

Schnelle fehlerfreie Bearbeitung 

In vielen Apps zur Reisekostenabrechnung lassen sich Genehmigungsworkflows definieren. Reisende und Sachbearbeiter können damit jederzeit einsehen, wie weit die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung ist. Die Dokumente müssen nicht mehr manuell an die zuständigen Freigeber weitergeleitet werden, sondern werden vom System, einmal konfiguriert, automatisch richtig verteilt. 

Manager haben im zentralen Dashboard eine gute Übersicht über sämtliche zu prüfende Abrechnungen. Die Genehmigungen erfolgen so nachweislich schneller und auch die Auszahlung an Mitarbeitende gelingt um einiges zügiger.

Rechtliche Absicherung

Die rechtlichen Regelungen zur Erstattung von Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand, die Kilometerpauschale und formelle Anforderungen ändern sich regelmäßig. Für Mitarbeitende in der Buchhaltung ist es schwer, den Überblick zu behalten. Auch hier macht Software zur Reisekostenabrechnung das Leben leichter: Sie prüft die eingepflegten Abrechnungen automatisch auf die aktuell geltenden steuerrechtlichen Vorgaben.

Auch unternehmensinterne Regelungen wie Reiserichtlinien können hinterlegt und ihre Einhaltung automatisiert geprüft werden. 

Effizienzgewinne und Kostenvorteile 

Software zur Reisekostenabrechnung ordnet Buchungen automatisiert den hochgeladenen Belegen zu, die Zuordnung zum richtigen Buchungskreis erfolgt ebenfalls ohne manuelles Eingreifen. Sachbearbeiter übernehmen vorwiegend eine Kontroll- und Prüffunktion und haben mehr Zeit für Aufgaben, die für die Wertschöpfung des Unternehmens relevanter sind.

Verbesserte Nachhaltigkeit 

Last not least kann sich der Wechsel auf eine digitale Reisekostensoftware positiv auf die Nachhaltigkeitsbilanz auswirken. Voraussetzung: Belege werden nicht mehr ausgedruckt, sondern direkt digital weiterbearbeitet. Dann ist das vollständig digitale Reisemanagement ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro und ein Baustein, um Ressourcen zu schonen. 

Woran erkennt man eine gute Reisekostensoftware? 

Sie haben Ihren eigenen Anforderungskatalog. Damit sich Ihre Investition in die neue Software für Reisekostenabrechnung aber lohnt, sollte die Anwendung mindestens ein paar Kernfunktionalitäten mitbringen. 

• Integration in ERP-System: Ein konsolidierter Export der Reisekostendaten spart Mitarbeitern jeden Monat mehrere Stunden Arbeitszeit.  
• Mobile Belegerfassung: Mitarbeiter laden Spesen noch während ihrer Reise über Smartphone oder Tablet in die Reisekostensoftware. 
• Analytics und Reporting: Die Reisekostensoftware bietet detaillierte Einblicke in Reiseausgaben und lässt sich mit unternehmensweiten Reporting Tools verbinden, damit weitere Optimierungspotenziale aufgedeckt werden können.
• Compliance Management: Reiserichtlinien, zum Beispiel zu Ausgabelimits, werden automatisch überwacht. Eine Missachtung wird technisch ausgeschlossen.
• KI-basierte Workflows: Reisekostenabrechnungen werden von künstlicher Intelligenz vorbereitet, die Organisation der Genehmigungsprozesse wird teilautomatisiert. 
• Mehrwährungsunterstützung: Ausgaben werden in verschiedenen Währungen mit aktuellen Wechselkursen dargestellt.

Lanes & Planes erfüllt diese und noch ein paar mehr Anforderungen. Unsere End-to-End-Travelmanagement-Lösung integriert Europas größtes Buchungsportal für Geschäftsreisen und schafft damit noch mehr Kostenersparnis und Effizienz. 

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Vereinfachtes Reisemanagement und digitale Workflows

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Mit der Digitalisierung unseres Travel Managements konnten wir den Buchungs- und Genehmigungsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Der Workflow ist nun tatsächlich digital.

Robin Ringhardt
Digital Coordinator bei Covivio

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