Online Booking Engine: Die richtigen Business-Hotels einfacher buchen  

Was ist eine Online Booking Engine?

Als Online Booking Engine (OBE, auch: Internet Booking Engine oder Hotel Booking Engine) werden verschiedene Services bezeichnet.

Software-Anbieter beschreiben Lösungen als OBE, mit der Hotels ein Buchungssystem auf ihrer Website integrieren, damit Kunden Zimmer im Vorfeld reservieren können.

Im Kontext von Geschäftsreisen ist der Begriff Online Booking Engine auf Anwendungen bezogen, die Unternehmen Zugriff auf Reisebuchungssysteme geben. Meist ist eine Anbindung an das Global Distribution System (GDS) im Standard gegeben, teilweise müssen Unternehmen über Schnittstellen die gewünschten Systeme selbst anbinden. Business Travel Manager können so aus einem zentralen Tool sämtliche Buchungen für Hotels, Mietwagen, Flüge und Bahnreisen vornehmen und profitieren von Businessfunktionen zum Berechtigungsmanagement, Buchungsanalysen und Reiserichtlinienintegration.

Wer nicht nur effizienter buchen möchte, sondern die Reisekostenabrechnung teilautomatisieren und Self-Services integrieren möchte, sollte sich eine All-in-One-Travel-Management-Lösung ansehen.

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Vor- und Nachteile von Internet Booking Engines

Unternehmen, die ihre Reisen bisher von Mitarbeitenden über verschiedene Portale haben buchen lassen, gewinnen mit Online Booking Engines Kostenkontrolle und Effizienz. Doch so überzeugend, wie sie auf den ersten Blick erscheint, ist die Lösung OBE nicht.

Vorteile

Geschwindigkeit: Statt sich mit einem Reisebüro abzustimmen und auf Rückmeldung zu warten, stehen Unternehmen mit einer Online Booking Engine jederzeit eine breite Vielfalt von Buchungsoptionen zur Verfügung.

Kontrolle: Mit Online Booking Engines kann die Einhaltung der Reiserichtlinien auf Autopilot gestellt werden. Einmal konfiguriert, können Anwender nur gemäß den Vorgaben buchen. Die Compliance ist gewährleistet, die Kosten sinken.

Kostenvorteile: Durch die Zentralisierung und die verbesserte Zugriffsregelung lassen sich weitere Kosteneinsparungen im Vergleich zu Buchungen über eigene Webrecherche oder Reisebüros realisieren.

Flexibilität: Je nach OBE können über Schnittstellen weitere Anbieter in das System integriert werden, sodass die Auswahl an Buchungsoptionen den individuellen Erfordernissen entspricht und der freien Webrecherche in nichts nachsteht.

Nachteile

Funktionsumfang: Online Booking Engines verstehen sich als reine Buchungstools und bieten meist keine umfassende Integration mit anderen Systemen, zum Beispiel zur Spesen- und Reisekostenabrechnung. Dies kann zu Inkonsistenzen in Daten und vermeidbarem Mehraufwand führen.

Usability: Die Oberflächen von OBE sind häufig nicht selbsterklärend. Der Buchungsvorgang für Mitarbeitende frustrierend. Wenn ihnen Fehler unterlaufen, können sie Stornierungen und Änderungen meist nicht einfach selbst vornehmen, sondern müssen sich an den Support wenden. Das führt dazu, dass einige Unternehmen für ihr Travel Management auf Self-Service durch Mitarbeitende verzichten und damit ihre Kostenvorteile untergraben.

Persönlicher Service: Mit der Entscheidung für eine Online Booking Engine geben Unternehmen auch den persönlichen Support auf, wie sie ihn von Reisebüros gewohnt sind. Ist eine Support Hotline vorhanden, beschränkt sich das Wissen der Mitarbeitenden häufig auf rein technische Fragen.

Workflows: Online Booking Engines können nicht tief in die digitalen Geschäftsprozesse von Unternehmen integriert werden. Buchungen über das Portal umgehen Freigabeprozesse und können die Compliance gefährden. Eine Transparenz über Bearbeitungs- bzw. Freigabestände lässt sich nur schwer und fehleranfällig umsetzen.

Analysen: Die integrierten Analyse-Funktionen von OBE sind in der Regel nur rudimentär. Wer wirklich daten basiert arbeiten möchte, muss reisebezogene Daten zu Kosten, Transportmitteln, Zeiträumen etc. im Kontext weiterer Unternehmensdaten auswerten. Hierfür reichen Online Booking Engines nicht aus.

Im Vergleich: Alternativen zu Online Booking Engines

Reisebüro

Die traditionelle Alternative zur Online Booking Engine ist das Reisebüro für Geschäftsreisen. Der Buchungsaufwand für Unternehmen ist hier minimal: Ein persönlicher Ansprechpartner nimmt die Anforderungen telefonisch auf und bucht sämtliche Vorgänge, auch für komplexe Reisen. Ansprechpartner sind meist aber nur zu den gewohnten Bürozeiten erreichbar. Wenn während einer Reise überraschend Schwierigkeiten auftreten, können die Reisebüros keinen Support leisten.

Die Kostenvorteile, die Unternehmen aus der Buchung durch Mitarbeiter (Self-Service) gewinnen, verlieren sie mit dem Weg über Reisebüros.

Ein nahtloser digitaler Workflow, eine automatisierte Dokumentation von Buchungen und detaillierte Analysen – auch auf die Vorzüge digitaler Plattformen müssen Unternehmen bei der traditionellen Alternative zu Online Booking Engines verzichten.

All-in-One Travelmanagement-Plattform

Die Schwächen von Reisebüros gleichen All-in-One Travelmanagement-Plattformen aus. Sie verbinden die Kosteneffizienz von Online Booking Engines mit dem persönlichen Service von Reisebüros und fügen eine Reihe weiterer Services zu ihrem Angebot hinzu. Aus unserer Sicht sind diese digitalen End-to-End-Lösungen daher die derzeit beste Möglichkeit, Geschäftsreisen zu managen.

Mit unserer Plattform Lanes & Planes sparen KMU in der Regel rund 30 Prozent ihrer direkten und indirekten Reiseausgaben. Der Schlüssel: Die Anwendung bildet sämtliche Schritte des Reiseprozesses ab:

• Buchung und Freigabe
• Stornierung und Erstattung
• Mobile Reisebegleitung und Ticket Wallet in einer App
• Reisekostenabrechnung und Belegmanagement
• Rechte und Reiserichtlinien,
• Reporting & Controlling

Über Lanes & Planes können Mitarbeitende ihre Reisen selbst buchen und bei Bedarf jederzeit auf den Support von ausgebildeten Reiseverkehrskaufleuten in Anspruch nehmen. Via Telefon, Chat, Mail.

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Verschaffen Sie sich selbst einen Eindruck, ob Lanes & Planes einer gewöhnlichen Online Booking Engine überlegen ist. Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Produkt-Demo mit einem unserer Consultants.

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Vereinfachtes Reisemanagement und digitale Workflows

Eine digitale All-in-One-Lösung für Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sorgt für effiziente und reibungslose Abläufe im Travel Management.

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Mit der Digitalisierung unseres Travel Managements konnten wir den Buchungs- und Genehmigungsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Der Workflow ist nun tatsächlich digital.

Robin Ringhardt
Digital Coordinator bei Covivio