Reisekostentool vs. Travelmanagement Software – So treffen Sie die richtige Entscheidung

Was Tools zur Reisekostenabrechnung leisten 

Reisekostentools sind vergleichsweise günstig, sie versprechen mehr Mitarbeiterzufriedenheit und signifikante Kostenersparnis. Und es stimmt, sie sind ein Meilenstein für Unternehmen mit bis dato papiergebundenen Abrechnungsprozessen.  

• Statt digitale Buchungs- und Verpflegungsbelege auszudrucken und in Papierstapeln in die Buchhaltung zu schicken, können Mitarbeitende jetzt sämtliche Belege mit wenigen Klicks selbst ins System laden.  
• Ein semi-automatisierter Freigabeprozesses spart Bearbeitungskosten und Mitarbeiter freuen sich über eine deutlich schnellere Kostenerstattung. 
• Funktionen wie mobile Beleguploads oder smarte Analysen sind über die Jahre und je nach Preissegment hinzugekommen. 

Aber egal, ob Premium- oder Einsteigertool: Reisekosten Apps sind für die meisten Unternehmen heute nur die zweitbeste digitale Unterstützung. Ob Premium oder nicht. Mittlerweile gibt es Anwendungen, die wesentlich mehr Effizienz und Transparenz schaffen.  

Die Schwächen von Reisekosten Tools

Viele Reisekosten Tools machen das, was sie anbieten, sehr gut. Doch sie haben einen gravierenden Nachteil: ihr Leistungsspektrum ist beschränkt. Sie umfassen nicht den Prozessschritt, der für einen Großteil der administrativen Kosten im Reisemanagement verantwortlich ist: die Buchung von Hotels, Flügen und Mietwagen. Bei umfangreichen Reisen werden allein hierfür mehrere Stunden Arbeitszeit beansprucht.

Unternehmen müssen ihre Buchungen anderweitig organisieren. Häufig greifen sie auf Reisebüros zurück oder lassen ihre Mitarbeitenden selbst buchen. Reisebüros minimieren zwar den Aufwand, die Kosten sind aber vergleichsweise hoch. Der Support ist begrenzt und von einer digitalen Integration in interne Prozesse kann keine Rede sein. Wenn Mitarbeiter selbst im Netz buchen, verbringen sie, je nach Vorgaben, unwirtschaftlich viel Zeit mit der Recherche. Hinzu kommt die fehlende Transparenz im Buchungsverhalten und schlechte Kostensteuerung für Travel Manager.

Travelmanagement Software schließt die Lücken

Travelmanagement-Plattformen können als Weiterentwicklung der Reisekostentools betrachtet werden. Sie bilden nicht nur die Spesen- bzw. Reisekostenabrechnung ab, sondern optimieren auch die Buchung. Im Idealfall dienen sie als End-to-End-Plattform und bilden sämtliche Prozessschritte rund um Business Travel ab. Das Ergebnis: im  Durchschnitt 30% Kostenersparnis – allein in der Buchungsorganisation.

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Travelmanagement-Plattformen sind allerdings kein Wundermittel. Nicht für jedes Unternehmen führt die Integration zu den gewünschten Ergebnissen. Vor der Entscheidung für eine neue Travel Management Solution, sollten die Vor- und Nachteile einer Einführung abgewogen werden.

Vorteile

• Risiko von technischen Fehlern wird minimiert, weil kaum noch manuell konfigurierte Schnittstellen 
• Mitarbeitende können eigenständig buchen, ohne Transparenzverlust für Unternehmen
• Reiserichtlinien werden automatisch eingehalten, weil zentral in der Anwendung definiert
• Aufwand der Kostenerstattung minimal, da Belege automatisch in den Workflow gehen
• Reisende müssen nicht in Vorleistung gehen, da Unternehmen oder Plattform übernehmen
• Service und Support für Mitarbeitende während der Reise 
• Smarte Analysen zeigen Potenzial für Kostenersparnis auf

Nachteile

• Die höheren Kosten für eine Travelmanagement-Plattform rentieren sich in der Regel ab einem Reisevolumen von 30.000 Euro/Jahr 
• Inwieweit die Plattformen ihre Effizienz- und Kostenvorteile ausspielen, hängt vor allem davon ab, wie Mitarbeiter die neue Anwendung annehmen. Die beste Software nützt wenig, wenn Mitarbeiter nicht bereit sind, die bisher gewohnte Workflows zu verändern.

Die wesentlichen Unterschiede auf einen Blick

Stolperfalle: Das Label „Travel Management Software“

Nicht jedes Travel Management Tool bietet denselben Funktionsumfang – das ist beim Anbietervergleich mal mehr mal weniger offensichtlich. Auf welche Aspekte sollten Sie achten? 

• Features: Handelt es sich um eine echte End-to-End-Plattform? Sind alle Ihre Must-Have-Funktionen vorhanden?
• Innovation: Nutzt die Plattform smarte Technologien, um manuellen Aufwand zu minimieren? Wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt? 
• Integration: Lässt sich die Anwendung nahtlos mit Ihren ERP- oder Buchhaltungsprogrammen verbinden?
• Märkte: Bietet die Plattform Funktionen zur Abrechnung internationaler Reisen, wie Umsatzsteuer-Automatismen für EU-Länder oder weltweit?
• Reisepartner: Wie viele Buchungspartner sind an die Plattform angeschlossen? Können alle für Sie relevanten Unterkünfte und Verkehrsmittel gebucht werden, d.h. neben Hotels auch Airbnbs, neben Flügen auch Bahn- und Nahverkehrstickets? Ist eine flexible Kombination möglich?
• Richtlinien: Lassen sich Reiserichtlinien hinterlegen, die automatisch bei der Buchung durch Mitarbeitende angewendet werden?
• Freigaben: Werden Multi-Level Approvals oder nur einstufige Freigabe-Workflows unterstützt? 
• Service: Steht Mitarbeitenden ein Support durch die Plattform zur Verfügung? Entspricht die Erreichbarkeit Ihren Erwartungen (telefonisch? 24/7)?

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