“Der Vorteil von Lanes & Planes ist, dass ALLES aus einem Tool kommt”

Robin Ringhardt von Covivio

Stories

Robin, Digital Coordinator bei Covivio

„Der Workflow ist nun tatsächlich digital“

Covivio

Eines der größten Immobilienunternehmen in Europa. Covivio entdeckt Räume neu, verbindet Arbeiten, Reisen und Wohnen miteinander und entwickelt zeitgemäße Konzepte des Zusammenlebens.

Industrie

Immobilien

Reisebudget

450.000 € pro Jahr

Buchungsmodell

Vorher: Selbstbuchung über Firmenkreditkarte & Reisebüro
Jetzt: Lanes & Planes

Ergebnisse

15min Buchungsaufwand pro Reise
strukturierte und digitalisierte Prozesse
50% weniger Nutzung von Firmenkreditkarten
schnelle und einfache Reisekostenabrechnung

Covivio fährt dank Lanes & Planes ein voll digitalisiertes Geschäftsreisemanagement. In dieser Customer Story erfahren Sie wie das Immobilienunternehmen seine Prozesse strukturiert, seine Kreditkartenausgaben minimiert und seine Freigabeprozesse automatisiert hat.

Covivio ist eines der größten Immobilienunternehmen in Europa. Ob Büroimmobilien in Italien und Frankreich, Hotels in vielen europäischen Ländern oder Wohnungen und Gewerbeeinheiten in Deutschland: Covivio entdeckt Räume neu, verbindet Arbeiten, Reisen und Wohnen miteinander und entwickelt zeitgemäße Konzepte des Zusammenlebens.

Mit fünf Standorten in Deutschland und weiteren in Frankreich, sind die Mitarbeiter von Covivio viel unterwegs.

Wir haben mit Robin, Digital Coordinator bei Covivio, gesprochen um mehr darüber zu erfahren wie sie Lanes & Planes nutzen und welche Vorteile sie daraus ziehen.

Robin ist in seiner Firma für die Digitalisierung von Prozessen zuständig. Er hinterfragt bestehende Abläufe und optimiert sie, gerade die manuellen.
Mit dem Wachstum der Firma fielen Robin die Ineffizienzen der Geschäftsreiseprozesse zunehmend auf. Vielreisende buchten Ihre Reisen über Ihre Firmenkreditkarte. Für Mitarbeiter, die selten reisten, arbeitete die Personalabteilung mit einem Reisebüro zusammen. Darüber hinaus buchten Mitarbeiter Ihre Zugreisen über die DB und Hotels wurden über die üblichen Plattformen, wie Booking.com, reserviert.

Auf der Suche nach einer Lösung

Mit dem Ziel das Travel Management zu digitalisieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen, machte Robin sich auf die Suche nach einer passenden Lösung.

“Das musste hier alles strukturierter werden, so funktionierte es nicht mehr länger. Der Prozess, den wir hier gelebt haben, ähnelte einem Wildwuchs. Die Idee war, geordnete Prozesse aufzunehmen und dann haben wir halt mal geschaut: ‘OK, wie buchen wir derzeit Reisen und wie wollen wir zukünftig Reisen buchen.’” – Robin

Obwohl die Mitarbeiter bei der Organisation und Buchung von Reisen teilweise sehr routiniert waren und auch bereits einige Hotels als Favoriten abgespeichert hatten, war der Zeitaufwand bei der Buchung noch immer zu hoch. Dank dem Einsatz von Lanes & Planes hat sich der Aufwand deutlich reduziert.

“Die Zeitersparnis hat sich hier insbesondere durch die Übersicht aller Verkehrsmittel ergeben. Das größte Plus ist hier tatsächlich die mobile App, die alle Dokumente beinhaltet sowie die Navigation zum Hotel, zum Beispiel.”

Kontrolle der Reisekosten wiedererlangen

Vor allem die Reisekostenabrechnung war Robin ein Dorn im Auge. Sie wurde, ganz klassisch, mit Excel durchgeführt. Es gab sogar mehrere Excel Tabellen, was eine strukturierte und übersichtliche Reisekostenabrechnung fast unmöglich machte.

Bevor er zum Digital Coordinator bei Covivio wurde, war Robin Referent für den Finanzvorstand. In dieser Funktion begleitete er das Internal Audit. Er kennt sich also bestens mit der monatlichen Qual der Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen aus.

Ich habe vorher intensiv an Internal Audits bei uns gearbeitet und dabei ist aufgefallen, dass teilweise eine Überreizung stattgefunden hat und Reiserichtlinien nicht entsprechend eingehalten wurden oder es Missverständnisse bei der Einhaltung der 3 Monatsregelung gab. Sodass der Vorstand und die Geschäftsführung gesagt haben: ‘OK wir müssen die Nutzung von den Kreditkarten reduzieren und auch dessen Ausgaben.’ Dass, das bei Lanes & Planes mittels Lastschrift läuft, war für uns in diesem Zusammenhang besonders interessant.”

Durch den Einsatz von Lastschriftverfahren konnte auch die Anzahl und somit die Kosten der Firmenkreditkarten deutlich gesenkt werden.

“Wir hatten um die 60 Kreditkarten und haben diese um etwa 50% reduziert.”

Das Ausdrucken von Excel Sheets die vorher manuell bearbeitet und nachher auch noch mit der Hand unterzeichnet wurden mussten, haben Robin besonders geärgert.

“Unterlagen in Papier einreichen…das ist einfach nicht mehr zeitgemäß.“

Vereinfachte Reisekostenabrechnung

Bei Covivio ist die Personalabteilung für die Reisekostenabrechnung und dessen Prüfung verantwortlich. Die vollständige Digitalisierung der Reisekosten haben dazu geführt, dass die Abteilung nichts mehr manuell eingeben muss. Die Daten werden alle, nachdem sie geprüft wurden, digital bereitgestellt und, durch eine Schnittstelle mit SAP, automatisch hochgeladen. Mühsame Fehlerquellen in Excel durchsuchen – das gehört bei Covivio jetzt der Vergangenheit an.

“Je nach Umfang und Dauer der Reise hat die Reisekostenabrechnung bis zu 40 Minuten gedauert. Jetzt liegen wir dank der App, tatsächlich bei maximal 20 Minuten, da etwa das Scannen von Dokumenten entfällt und die Abrechnung nicht noch separat in Papier dem Vorgesetzten vorgelegt werden muss. Der Workflow ist nun tatsächlich digital.”

Die Richtlinien bei Covivio sehen eine nachgelagerte Kontrolle der Reisebuchungen und deren Abrechnungen vor, somit verging zwischen Reise und Auszahlung manchmal bis zu einem Monat. Nun macht die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung die Freigabe zum Kinderspiel und kann zeitnah einfach mittels Knopfdruck erteilt werden.

“Der Prozess hat teilweise von Freigabe bis Auszahlung 30 Tage gedauert.”

Reiserichtlinien und Genehmigungen

Auch die Freigaben und jeweilige Bestätigungen von Prozessen im Travelmanagement waren für Robin einfach nur noch nervig.

Manager mussten oft einen letzten Blick auf die Reisedaten werfen, bevor endgültig gebucht werden konnte.

Dank Lanes & Planes erledigt Covivio dies nun alles digital, spart dabei viel Zeit und behält den Überblick.

Das Ergebnis: ein voll digitalisiertes Reisemanagement

“Angefangen von der Suche bis hin zum Buchungsprozess, Bereitstellung der Reiseunterlagen innerhalb der App bis hin zur Erstellung der Reisekostenabrechnung, zieht sich bei uns jetzt ein roter Faden durch”

Das Travel Management funktioniert bei Covivo jetzt reibungslos, so Robin.

Es kommt, ohne Systembruch, alles aus nur einem Tool und ist damit wesentlich schneller und übersichtlicher.

Robin ist in seinem Unternehmen einer der Vielreisenden und erzählte uns was seine persönliche Erfahrung mit dem Tool ist. Vor allem die Reisekostenabrechnung und dessen geordnete Übersicht hilft ihm am meisten. Er weiß immer welche Kosten wann und wo angefallen sind und erspart sich somit die zusätzliche Kreditkartenabrechnung. Auf Rechnungssuche gehen – das ist nicht mehr Teil seines Alltags.

Auch das ständige Hin und Her switchen zwischen mehreren Systemen, um Reisen zu buchen, empfand Robin als anstrengend. Auf diese Art zu buchen, kostet Unternehmen im Schnitt 1,5 bis 2 Stunden pro Reisen – ein enormer Aufwand!

Durch unsere Door-To-Door Lösung hat Covivio es geschafft dies auf 15 Minuten zu reduzieren.

Die Mitarbeiter bei Covivio buchen Ihre Reisen nun alle selber und haben im System vordefinierte Reiserichtlinien, sodass es hier auch nicht mehr zu nervigen Freigabe- und Bestätigungsprozessen kommt.

“Dieses Click & Feel was man auch so klassisch bei Lanes & Planes im Vergleich zu Expedia oder Booking.com hat, wenn man seine Privatreisen auch bucht, fanden wir sehr angenehm.”