Covivio halbiert seinen Aufwand für Reisekostenabrechnungen

Covivio ist eines der größten Immobilienunternehmen in Europa. Ob Büroimmobilien in Italien und Frankreich, Hotels in vielen europäischen Ländern oder Wohnungen und Gewerbeeinheiten in Deutschland: Covivio entdeckt Räume neu, verbindet Arbeiten, Reisen und Wohnen miteinander und entwickelt zeitgemäße Konzepte des Zusammenlebens.

Mit fünf Standorten in Deutschland und weiteren in Frankreich, sind die Mitarbeiter von Covivio viel unterwegs.

Wir haben mit Robin, Digital Coordinator bei Covivio, gesprochen um mehr darüber zu erfahren wie sie Lanes & Planes nutzen und welche Vorteile sie daraus ziehen.

Robin ist in seiner Firma für die Digitalisierung von Prozessen zuständig. Er hinterfragt bestehende Abläufe und optimiert sie, gerade die manuellen.

Mit dem Wachstum der Firma fielen Robin die Ineffizienzen der Geschäftsreiseprozesse zunehmend auf. Vielreisende buchten Ihre Reisen über Ihre Firmenkreditkarte. Für Mitarbeiter, die selten reisten, arbeitete die Personalabteilung mit einem Reisebüro zusammen. Darüber hinaus buchten Mitarbeiter Ihre Zugreisen über die DB und Hotels wurden über die üblichen Plattformen, wie Booking.com, reserviert.

Mit dem Ziel das Travel Management zu digitalisieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen, machte Robin sich auf die Suche nach einer passenden Lösung.

Obwohl die Mitarbeiter bei der Organisation und Buchung von Reisen teilweise sehr routiniert waren und auch bereits einige Hotels als Favoriten abgespeichert hatten, war der Zeitaufwand bei der Buchung noch immer zu hoch. Dank dem Einsatz von Lanes & Planes hat sich der Aufwand deutlich reduziert.

Vor allem die Reisekostenabrechnung war Robin ein Dorn im Auge. Sie wurde, ganz klassisch, mit Excel durchgeführt. Es gab sogar mehrere Excel Tabellen, was eine strukturierte und übersichtliche Reisekostenabrechnung fast unmöglich machte.

Bevor er zum Digital Coordinator bei Covivio wurde, war Robin Referent für den Finanzvorstand. In dieser Funktion begleitete er das Internal Audit. Er kennt sich also bestens mit der monatlichen Qual der Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen aus.

Durch den Einsatz von Lastschriftverfahren konnte auch die Anzahl und somit die Kosten der Firmenkreditkarten deutlich gesenkt werden.
Das Ausdrucken von Excel Sheets die vorher manuell bearbeitet und nachher auch noch mit der Hand unterzeichnet wurden mussten, haben Robin besonders geärgert.

“”Unterlagen in Papier einreichen…das ist einfach nicht mehr zeitgemäß.“

Bei Covivio ist die Personalabteilung für die Reisekostenabrechnung und dessen Prüfung verantwortlich. Die vollständige Digitalisierung der Reisekosten haben dazu geführt, dass die Abteilung nichts mehr manuell eingeben muss. Die Daten werden alle, nachdem sie geprüft wurden, digital bereitgestellt und, durch eine Schnittstelle mit SAP, automatisch hochgeladen. Mühsame Fehlerquellen in Excel durchsuchen – das gehört bei Covivio jetzt der Vergangenheit an.

Die Richtlinien bei Covivio sehen eine nachgelagerte Kontrolle der Reisebuchungen und deren Abrechnungen vor, somit verging zwischen Reise und Auszahlung manchmal bis zu einem Monat. Nun macht die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung die Freigabe zum Kinderspiel und kann zeitnah einfach mittels Knopfdruck erteilt werden.

Auch die Freigaben und jeweilige Bestätigungen von Prozessen im Travelmanagement waren für Robin einfach nur noch nervig.
Manager mussten oft einen letzten Blick auf die Reisedaten werfen, bevor endgültig gebucht werden konnte.

Dank Lanes & Planes erledigt Covivio dies nun alles digital, spart dabei viel Zeit und behält den Überblick.

Das Travel Management funktioniert bei Covivo jetzt reibungslos, so Robin.
Es kommt, ohne Systembruch, alles aus nur einem Tool und ist damit wesentlich schneller und übersichtlicher.

Robin ist in seinem Unternehmen einer der Vielreisenden und erzählte uns was seine persönliche Erfahrung mit dem Tool ist. Vor allem die Reisekostenabrechnung und dessen geordnete Übersicht hilft ihm am meisten. Er weiß immer welche Kosten wann und wo angefallen sind und erspart sich somit die zusätzliche Kreditkartenabrechnung. Auf Rechnungssuche gehen – das ist nicht mehr Teil seines Alltags.

Auch das ständige Hin und Her switchen zwischen mehreren Systemen, um Reisen zu buchen, empfand Robin als anstrengend. Auf diese Art zu buchen, kostet Unternehmen im Schnitt 1,5 bis 2 Stunden pro Reisen – ein enormer Aufwand!

Durch unsere Door-To-Door Lösung hat Covivio es geschafft dies auf 15 Minuten zu reduzieren. Die Mitarbeiter bei Covivio buchen Ihre Reisen nun alle selber und haben im System vordefinierte Reiserichtlinien, sodass es hier auch nicht mehr zu nervigen Freigabe- und Bestätigungsprozessen kommt.