Was sind Eigenbelege und wer kann sie nutzen?

In der Finanzwelt gilt der Satz „Keine Buchung ohne Beleg“. Auf einer Geschäftsreise fallen jedoch häufig Kosten an, für die Sie üblicherweise keine Belege erhalten, wie Trinkgelder und Parkkosten, oder diese Belege gehen verloren. In solchen Fällen hilft ein Eigenbeleg, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben. Hier erfahren Sie, wann ein solcher Ersatzbeleg genutzt wird und was darin stehen muss.

Der Eigenbeleg (auch Not- oder Ersatzbeleg genannt) kommt ins Spiel, wenn Reisende unterwegs Ausgaben tätigen, für die Originalbelege fehlen oder gar nicht erst ausgestellt werden. In diesen Fällen ist der Eigenbeleg eine Möglichkeit, diese Ausgaben nachzuweisen und beim Arbeitgeber oder dem Finanzamt geltend zu machen. 

Er dient also als Ersatz für einen nicht vorhandenen Beleg – das sollte aber nicht zur Gewohnheit werden: Eigenbelege stellen die Ausnahme dar, nicht die Regel, und sollten nur für kleine Beträge verwendet werden. 

In der Praxis sind kleinere Rechnung bis zu 250 Euro meist unproblematisch. Bei höheren Beträgen prüft das Finanzamt genauer und kann weitere Angaben oder Belege einfordern. 

Prinzipiell gilt, dass die Höhe der Kosten plausibel sein sollte: Wenn Sie 150 Euro für ein Abendessen alleine ausgeben, wird das Finanzamt dies eher beanstanden, als wenn Sie für den gleichen Betrag Geschäftspartner zum Essen einladen.

Eigenbelege werden außerdem eher akzeptiert, wenn als zusätzlicher Nachweis der Ausgabe ein Kontoauszug oder eine Kreditkartenrechnung vorhanden ist. Es lohnt sich also, nach Möglichkeit elektronisch zu bezahlen. 

Damit er anerkannt wird, muss ein Eigenbeleg die folgenden wichtigen Details enthalten: 

Es gibt keine Vorschriften, welche Form der Ersatzbeleg haben muss. Er kann digital am Computer oder handschriftlich erstellt werden. Wichtig ist nur, dass alle notwendigen Informationen vermerkt sind. 

Ein Fremdbeleg ist eine Rechnung oder Quittung, die von einem Dritten (z. B. einem Lieferanten oder einem Dienstleister) ausgestellt wird und eine geschäftliche Transaktion dokumentiert. Beispiele für Fremdbelege sind Hotelrechnungen, Kassenbons oder Lieferscheine.

Ein Eigenbeleg hingegen ist ein von einem Mitarbeitenden oder einem Unternehmen selbst erstelltes Dokument, das als Ersatz für einen fehlenden oder verlorenen Fremdbeleg dient. Eigenbelege kommen z. B. bei Parkgebühren oder Trinkgeld zum Einsatz, sowie als Notlösung bei fehlenden oder unleserlichen Belegen bis zu 250 Euro.  

Zwar wird der Betrag eines Eigenbelegs als Betriebsausgabe anerkannt, eine Vorsteuer kann dabei jedoch nicht geltend gemacht werden. Eigenbelege müssen zudem im Rahmen der gesetzlichen Fristen 10 Jahre aufbewahrt werden. 

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