KI im Travel Management: Mehr Kosteneffizienz und Komfort für Reisende und Unternehmen 

Warum künstliche Intelligenz im Reisemanagement? 

Business Travel ist zurück im Unternehmensalltag. Nach der Quasi-Pause während der Pandemie gehen die Buchungszahlen wieder nach oben. Denn persönliche Begegnungen bleiben für viele Verhandlungen essenziell und große Branchentreffen lassen sich nicht durch digitales Networking ersetzen. Anfang 2024, erwartet eine Deloitte-Studie, werde der Umsatz 85 % des vorpandemischen Niveaus erreichen. 

Angesichts hoher Reisekosten, steigender Nachhaltigkeitsanforderungen und wirtschaftlicher Unsicherheit in vielen Branchen müssen Mitarbeitende ihre Geschäftsreisen auf absehbare Zeit aber besser rechtfertigen und so kosteneffizient wie möglich gestalten. Der Durchbruch von künstlicher Intelligenz (KI) kommt vor diesem Hintergrund zur richtigen Zeit.

Was ist künstliche Intelligenz?

So häufig der Begriff in Meetings verwendet wird, so unklar ist vielen, wie KI überhaupt funktioniert. Kurzgefasst, beschreibt künstliche Intelligenz Anwendungen, die kognitive Funktionen nachahmen. Meist kommt hierbei maschinelles Lernen zum Einsatz.

Algorithmen, die Handlungsanweisungen für den Computer, werden nicht länger fest programmiert, sondern als Zielvorgabe formuliert. Der Computer ist in der Lage, mithilfe von lernenden Algorithmen nicht nur einfache Entscheidungen auf Datenbasis zu treffen, sondern komplexe Zusammenhänge in Daten zu erkennen und seine Entscheidungen nach der vorgegebenen Anleitung kontinuierlich zu verbessern. Sie möchten sich näher mit den Funktionsweisen von künstlicher Intelligenz befassen? Gut aufbereitete Informationen finden Sie bei „KI konkret“. 

Kombiniert mit Natural Language Processing, sind KI-Anwendungen außerdem in der Lage gesprochene Sprache zu verstehen und neue Inhalte zu erstellen. Generative KI liegt intelligenten Chat Bots wie ChatGPT zugrunde.

Künstliche Intelligenz in jeder Phase der Geschäftsreise 

Die Lufthansa gehört zu den KI-Innovationsführern beim Einsatz von künstlicher Intelligenz im Travel Management: Sie hat vor Kurzem die KI-App Swifty gelauncht, die Selbstständige und Kleinunternehmen via intelligentem Chat-Assistent bei ihrer Reiseplanung unterstützt und die besten Verbindungen nach persönlichen Vorlieben auswählt.  

Das ist allerdings nur eine Option, Prozesse mit KI zu vereinfachen. Für den gesamten Prozess des Reisemanagements bietet künstliche Intelligenz zahlreiche Möglichkeiten, Aufwand zu minimieren, Kosten zu senken und ein besseres, weil reibungsloseres, Reiseerlebnis zu schaffen. Werfen wir einen Blick auf einige beispielhafte Use Cases. 

Reiseplanung und Buchung

Unternehmensinterne Reiserichtlinien geben in der Regel Limits für Hotel- und Flugkosten vor. Mitarbeitende suchen teilweise stundenlang nach der besten Unterkunft: Sie soll nicht nur preiswert, sondern auch günstig zum Tagungsort gelegen sein. Mit künstlicher Intelligenz können Sie die Suche auf Sekunden abkürzen: KI-Anwendungen erfassen in einem Chat oder einen Nutzerflow Vorlieben und Prioritäten des Mitarbeitenden und stellen anschließend verschiedene Buchungsvorschläge vor. 

Bei Lanes & Planes haben wir eine KI trainiert, die in Echtzeit Tarife und Flugpläne abfragt und auf Basis der persönlichen Präferenzen des Anwenders in unseren mehr als 100 angeschlossenen Buchungsportalen die besten Unterkünfte und Flüge findet. So werden tausende möglicher Optionen in Sekunden auf 50, 20 oder 10 Vorschläge dezimiert. 

Wenn Reisende terminlich flexibel sind, könnte eine KI auch eine bestimmte Reiseroute monitoren und Hotel oder Flug automatisiert buchen, sobald die Preise einen vom Nutzer definierten Schwellenwert unterschritten haben.

Während der Reise 

KI-Systeme lassen sich mit Datenbanken zu Verkehrslage und Wetter verbinden. Das richtige Datenmodell vorausgesetzt, sind sie in der Lage, Vorhersagen zu treffen, ob ein Flug pünktlich eintreffen wird oder mit welcher Verspätung zu rechnen ist. Für eng getaktete Geschäftsreisen ein hilfreiches Planungstool. 

Lanes & Planes bietet seit jeher einen Verspätungsalarm. Mithilfe von KI können wir mögliche Probleme in Bezug auf Buchungen oder Reisepläne jetzt noch früher erkennen. Unsere Travel Manager gehen dann proaktiv auf betroffene Kunden zu, um schnell die beste Lösung zu finden. So kombinieren wir das Beste aus beiden Welten: Die flexible Lösungsorientierung unserer menschlichen Mitarbeitenden  mit der Weitsicht und Schnelligkeit intelligenter Technologie. 

Auch in Hotels selbst wird KI mehr und mehr Einzug halten. Im Hilton beantwortet der KI-Roboter Connie bereits Fragen von Gästen – nicht nur zum Hotelbetrieb, sondern auch zu lokalen Gegebenheiten. Roboter werden vielleicht nicht in absehbarer Zeit in jeder Hotellobby stehen, aber Sprachassistenten könnten bald Standard sein Dann bitten wir die KI das Licht auszuschalten, uns die Zeiten des Frühstücksbuffets zu nennen, ein Uber zu buchen oder uns die lokalen Sehenswürdigkeiten vorzustellen.

Reiseabrechnung

Die Spesen- und Reisekostenabrechnung ist unbeliebt bei Reisenden und Sachbearbeitenden im Accounting. Die Digitalisierung hat zwar schon einen Großteil des Arbeitsaufwands abgenommen, zumindest bei Lanes & Planes: Digitale Buchungsbelege werden automatisch in der Reise-App des Mitarbeiters gespeichert, Papierbelege können mit dem Smartphone fotografiert und alle Dokumente nach Reiseende gebündelt in die Buchhaltung gesendet werden. 

Mit künstlicher Intelligenz wird der Prozess vor allem für Accounting Manager noch einfacher: Die KI erfasst aus den digitalen Belegen automatisch alle Ausgaben, generiert rechtskonforme Abrechnungen und unterstützt bei der Compliance. Fehlerhafte Buchungen gehören damit der Vergangenheit an. 

Berichte über Reisekostenentwicklungen können Anwender bereits in vielen Tools mit wenigen Klicks erstellen. Dank KI lassen sich jetzt noch treffgenauere Prognosen ableiten. Unternehmen erkennen Kostentreiber frühzeitig und können Schieflagen proaktiv entgegenwirken.

Was zeichnet das Travel Management der Zukunft aus?

Ist KI ein Allheilmittel, um den Kostendruck aus Geschäftsreisen zu nehmen? Wir sind überzeugt, dass sie ein wichtiger Baustein ist. KI markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie wir reisen. In den nächsten Monaten wird künstliche Intelligenz selbstverständlicher Teil jeder guten Travelmanagement-Software sein und im Hintergrund immer mehr Prozesse optimieren.

Aber auch in Zukunft wird es die Kombination von persönlicher Beratung und Begleitung mit KI-gestützten Prozessen sein, die den größten Mehrwert für Unternehmen und Geschäftsreisende stiftet. 

Einerseits ist auch künstliche Intelligenz nicht unfehlbar. Datenbasis und Datenmodell entscheiden darüber, wie verlässlich Entscheidungen und wie passend Empfehlungen sind (Stichwort: Bias). Andererseits wünschen sich Menschen in manchen Situationen auch weiterhin einen menschlichen Ansprechpartner, der mit Empathie auf sie eingeht und ihre Anliegen individueller betrachtet, als es eine KI kann.  

Lanes & Planes verfolgt daher einen integrierten Ansatz: Wir kombinieren das Beste menschlicher und künstlicher Intelligenz. Damit wir unseren Kunden mehr versprechen können als Kostenersparnis. Mit Lanes & Planes geben wir Unternehmen Weitblick, erhöhen die Prozesstransparenz und schaffen für Mitarbeitende das bestmögliche Reiseerlebnis. 

In der kommenden Zeit werden wir sukzessive neue KI-Funktionen freischalten. Wenn Sie über Produkt-Updates und Business Insights up to date bleiben möchten, abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter oder lernen Sie uns in einem persönlichen Gespräch kennen.