Verpflegungsmehraufwand 2024 – Ein Überblick der aktuellen Pauschalsätze

Verpflegungsmehraufwand – Was bedeutet das überhaupt?

Der Verpflegungsmehraufwand, verankert im Einkommensteuergesetz (EStG), ist eine steuerliche Erleichterung für Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte tätig sind. Diese Regelung ermöglicht es Arbeitgebern, steuerfrei zusätzliche Kosten für Mahlzeiten während Geschäftsreisen zu erstatten. Dabei ist zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand als Pauschale abhängig von Reisedauer und Ziel pro Tag berechnet wird. Diese Regelung spielt eine entscheidende Rolle im deutschen Steuersystem, entlastet Arbeitnehmer finanziell und ermöglicht Unternehmen eine effiziente Kostenverwaltung bei Geschäftsreisen.

Verpflegungsmehraufwand ab 2024 innerhalb Deutschlands

Beim Verpflegungsmehraufwand wird grundsätzlich nach zwei Pauschalen unterschieden. Im Falle einer Geschäftsreise zwischen 8 und 24 Stunden, wird die kleine Pauschale angewendet. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden fällt die große Pauschale an. Für jeden Kalendertag der Dienstreise ist dabei ein Ausgleich fällig. Für An- und Abreisetag gilt grundsätzlich die kleine Pauschale.

Im Zuge des Wachstumschancengesetz der Bundesregierung wurden Änderungen der Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschland vorgeschlagen. Im Gesetzesentwurf wurde dazu eine Anhebung der kleinen Pauschale auf 15 Euro und der großen Pauschale auf 30 Euro vorgesehen.

Update vom 22.03.2024:
Als Ergebnis des Vermittlungsausschusses des Bundestags wurde beschlossen, dass die Pauschalen für Geschäftsreisen im Inland nicht wie zunächst vorgesehen erhöht werden, sondern weiterhin die bisherigen Verpflegungspauschalen gelten:

Kleine Pauschale – für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden – 14 Euro

Große Pauschale – für Dienstreisen ab 24 Stunden – 28 Euro

Tag der An- und Abreise – 14 Euro

Bei Abwesenheiten von weniger als 8 Stunden steht keine Pauschale zu.

Beispiel: Berechnung des Verpflegungsmehraufwands

Für eine dreitägige Dienstreise innerhalb Deutschlands können folgende Pauschalen geltend gemacht werden:

Tag 1 – Anreisetag: 14 € (kleine Pauschale)

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 28€ (große Pauschale)

Tag 3 – Rückreisetag: 14 € (kleine Pauschale)

Für die dreitätige Geschäftsreise werden demnach insgesamt 56 Euro steuerfrei erstattet (14€ + 28€ + 14€).

Für Dienstreisen außerhalb Deutschlands ist eine individuelle Berechnung basierend auf den festgelegten Pauschalen des Ziellands notwendig. Im Falle einer dreitätigen Geschäftsreise in die Niederlande, gelten zum Beispiel folgende Pauschalen:

Tag 1 – Anreisetag: 32 € (kleine Pauschale)

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 47 € (große Pauschale)

Tag 3 – Rückreise: 32 € (kleine Pauschale)

Für die dreitätige Auslandsgeschäftsreise werden demnach insgesamt 111 Euro steuerfrei erstattet (32€ + 47€ + 32€). Die vollständige Tabelle mit den geltenden Pauschalen pro Zielland finden Sie am Ende dieses Beitrags.

Die Anwendung der Übernachtungspauschale

Zusätzlich zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands dürfen im Zuge einer Arbeitgebererstattung Übernachtungspauschalen zur Anwendung kommen. Bei geschäftlichen Übernachtungen dürfen dabei allerdings keine Pauschalbeträge angesetzt werden. Stattdessen werden die tatsächlich entstandenen Kosten (z.B. für Hotelübernachtungen) ohne Verpflegung berücksichtigt.

Der Arbeitgeber hingegen hat die Wahl entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die jeweiligen Pauschalen des Reiselands anzusetzen. Entscheidet man sich für die tatsächlich entstandenen Kosten, ist der Nachweis über die Höhe der Kosten in Form einer Rechnung notwendig. Hierbei gilt: Die ausländische Vorsteuer zählt ebenfalls zu den Kosten und darf nicht abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwand steuerlich ansetzen

Auf der Arbeitgeberseite sind die Mehrkosten für Verpflegung auf Dienstreisen steuerfrei, jedoch nur bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalsätze. Wird der Verpflegungsmehraufwand hingegen nicht vom Arbeitgeber erstattet, haben Geschäftsreisende die Möglichkeit, die fälligen Pauschalen als Teils der Einkommenssteuererklärung in Form von Werbungskosten anzusetzen.

In diesen Fällen wird der Pauschalsatz gekürzt

Nicht immer können die geltenden Pauschalbeträge vom Dienstreisenden vollständig angesetzt werden. Werden einzelne Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt bzw. die Kosten getragen, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden. Dabei gelten pro Mahlzeit folgende Prozentsätze gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EstG:

Frühstück: 20 % Abzug

Mittagessen: 40 % Abzug

Abendessen: 40 % Abzug

Rechenbeispiel für die Anpassung der Pauschalbeträge:

Im Falle einer geschäftlichen Inlandsreise und dem geltenden Tagessatz von 30 Euro ergibt sich bei der Kürzung um das Frühstück ein Abzug von 6 Euro (20%). Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Mittag- oder Abendessen bereit, wird der zu berechnende Tagessatz um jeweils 12 Euro (40%) gekürzt. Ein häufiger Fall von fälligen Kürzungen sind beispielsweise Frühstücksleistungen als Teil einer Hotelübernachtung.

Weitere Informationen und typische Beispiele zur Optimierung Ihrer Reisekostenabrechnung finden Sie in unserem kostenlosen Guide rund um das Thema Reisekostenabrechnung.

Übersicht der geltenden Pauschalbeträge ab 1. Januar 2024

Zum Jahresende 2023 hat das Bundesministerium für Finanzen die überarbeiteten Pauschalsätze für betrieblich und beruflich bedingte Auslandsreisen, gemäß § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz, veröffentlicht, welche ab dem 1. Januar 2024 gelten. Im Zuge dieser Aktualisierung wurden die geltenden Pauschalsätze für verschiedene Länder angepasst, darunter beispielsweise Spanien, Norwegen und Österreich.

Verpflegungsmehraufwand 2024 Übersicht Ausland – Europa:

(Länder der EU sind fett hervorgehoben)

Verpflegungsmehraufwand 2024 Übersicht Ausland – Außereuropäische Länder:

Wie Sie mit geeigneten Tools Ihre Abrechnung vereinfachen

Die manuelle Erfassung und Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen kann zeitaufwendig und mühsam sein. Durch den Einsatz geeigneter Reisekostentools können Sie gesetzlich vorgeschriebene Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwendungen und individuelle Anpassungen Ihres Unternehmens effizient verwalten.

Spesenmanagement in einer All-in-One Dienstreise-App

Die unkomplizierte Abwicklung von Spesenabrechnungen und Verpflegungsmehraufwand wird durch eine Dienstreise-App, die auch unterwegs genutzt werden kann, gewährleistet. Sobald sämtliche erforderlichen Reisedaten im Profil des Mitarbeiters hinterlegt sind, erfolgt eine direkte Berechnung des Verpflegungsaufwands und der Spesenabrechnung. Auf diese Weise wird die digitale Reisekostenabrechnung vollautomatisch und fehlerfrei ermöglicht.

Quellen:
(1) Report Chefsache Business Travel, Deutscher Reiseverband (DRV), 2022

(2) Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich
und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024; Bundesministerium für Finanzen, 2023