Travel Management: Entdecken Sie die 7 wichtigsten KPIs

Geschäftsreisemanagement ist heute komplexer denn je: Es geht nicht mehr nur darum, Reisende von A nach B zu bringen. Zum Arbeitsalltag von Travel Manager:innen gehört auch, verschiedenen Kostenstellen zu optimieren, die Sicherheit und Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass unternehmensweite Regelungen eingehalten werden. 

Doch wie erkenne ich ein gutes Reisemanagement? Und wie misst man eigentlich den Erfolg im Travel Management?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 7 wichtigsten KPIs vor, mit denen Sie Ihr Travel Management nicht nur effektiv messen und steuern, sondern auch kontinuierlich optimieren.

Die wohl wichtigste Frage vorab: Hat die Reise ihr Ziel erfüllt? Sei es einen Vertrag abzuschließen, Beziehungen aufzubauen oder zu pflegen oder ein neues Produkt vorzustellen – der Reisezweck ist der Haupt-Indikator, um zu beurteilen, ob eine Reise erfolgreich war oder nicht. 

Darüber hinaus gibt es noch weitere KPIs in den Bereichen Finanzielles, Compliance, Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Nachhaltigkeit, die wir uns jetzt ansehen:

Der Wert gibt an, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für eine Geschäftsreise sind, unabhängig davon, wer sie unternommen hat, oder wie viel im Unternehmen insgesamt gereist wird. 

Berechnung: Gesamtreisekosten / Anzahl der getätigten Reisen

Warum ist das wichtig? Diese Messgröße hilft Ihnen dabei einzuschätzen, wie wirtschaftlich die Reiseaktivitäten im Unternehmen generell sind, und Budgets für zukünftige Reisen effizienter zu planen. Sie können Trends ablesen, ob z. B. bestimmte Destinationen oder Transportmittel teurer sind oder welchen Einfluss saisonale Faktoren haben.

Reiserichtlinien sind wichtig, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten und die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Die sogenannte Compliance-Rate gibt an, wie sehr Mitarbeitende sich an die festgelegten Regeln für Geschäftsreisen halten und wie oft sie innerhalb des vorgegebenen Rahmens buchen. 

Berechnung: (Anzahl der richtlinienkonformen Buchungen / Gesamtzahl der Buchungen) * 100

Warum ist das wichtig? Diese Richtlinien umfassen oft Vorgaben zu Reisekosten, Unterkünften, Transportmitteln und der Reisekostenabrechnung. Eine hohe Compliance-Rate zeigt, dass Mitarbeitende die Richtlinien verstehen und befolgen, was für das Unternehmen weniger unerwartete Kosten und eine bessere Budgetkontrolle bedeutet.  

Ist die Rate dagegen niedrig, lohnt es sich zu überlegen, ob die Richtlinien klar genug kommuniziert werden oder ob sie möglicherweise zu restriktiv sind.

Gibt Ihre Reiserichtlinie ein bestimmtes Buchungstool vor? Oder nutzt Ihr Unternehmen sogar eine spezielle Geschäftsreise-Plattform? In jedem Fall lohnt es sich, zu tracken, wie hoch die Nutzungsrate dieser Buchungssysteme ist. 

Berechnung: (Anzahl der Buchungen über das Buchungstool / Gesamtzahl der Buchungen) * 100

Warum ist das wichtig? Online-Tools können den Buchungsprozess wesentlich leichter und schneller machen – aber nur, wenn sie auch genutzt werden. Unter Umständen bezahlt Ihr Unternehmen auch Geld für die Nutzung. Da wäre es eine Verschwendung von Ressourcen, das Tool nicht effizient zu nutzen.

Eine hohe Nutzungsrate des Tools deutet darauf hin, dass es einfach zu bedienen ist und die Reisenden es gerne nutzen. Eine niedrige Rate könnte bedeuten, dass Schulungen nötig sind oder das Tool nicht intuitiv genug ist.

Eigene Firmenraten mit bevorzugten Reiseanbietern, wie Airlines oder Hotels, auszuhandeln, ist ein gutes Mittel, um Kosten einzusparen. Wenn Sie eine Reiseplattform wie Lanes & Planes nutzen, können Sie Ihre Firmenraten direkt dort hinterlegen – so werden bei der Buchung automatisch die günstigeren Preise angezeigt.

Berechnung: [(regulärer Preis – vereinbarter Firmenpreis) / regulärer Preis] * 100

Warum ist das wichtig? Firmenraten auszuhandeln kann aufwändig sein, zahlt sich finanziell aber auf lange Sicht aus: Je höher das Buchungsvolumen ist, desto bessere Rabatte können vereinbart werden und desto höher fällt die entsprechende Ersparnis aus. 

Bei einer Umfrage von Business Travel News gaben mehr als 84 % der Befragten an, dass Geschäftsreisen für ihre Zufriedenheit im Job „wichtig“ oder „sehr wichtig“ seien. Wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden mit ihren Reiseerfahrungen sind, spielt also eine gewichtige Rolle für den Erfolg Ihres Travel Management.

Holen Sie sich ein Stimmungsbild ein, z. B. indem Sie Fragen zum Buchungsprozess, Transport, Unterkunft und der Reisekostenabrechnung stellen. 

Berechnung: Umfragen oder Feedback-Formulare nach der Reise

Warum ist das wichtig? Geschäftsreisen sollten positive, bereichernde Erfahrungen für Mitarbeitende sein. Sind sie das nicht, wirkt sich das negativ auf die Zufriedenheit und die Leistung aus. Daher lohnt es sich, Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

Auch bei sorgfältigster Planung lassen sich Änderungen nie ganz vermeiden. Unerwartete Ereignisse wie Unwetter, Streiks oder Naturkatastrophen können immer passieren. Da Umbuchungen oder Stornierungen jedoch zusätzliche Kosten und Aufwand verursachen, sollten diese Änderungen nicht zu häufig vorkommen.

Berechnung: (Anzahl der Umbuchungen + Anzahl der Stornierungen) / Gesamtzahl der Buchungen

Warum ist das wichtig? Müssen Sie nur selten Änderungen vornehmen, ist das ein guter Indikator, dass Ihr Travel Management gut durchdacht und effizient ist. Ist die Änderungsrate dagegen hoch, kann das daran liegen, dass die Reisen entweder nicht sorgfältig genug geplant wurden oder dass Ihr Unternehmen mehr Wert auf flexible Tarife legen sollte.

Nachhaltigkeit wird auch beim Thema Geschäftsreisen immer wichtiger. Viele Unternehmen setzen sich klare Nachhaltigkeitsziele – dafür ist es essenziell, die Umweltauswirkungen der eigenen Geschäftsreisen messbar zu machen. 

Berechnung: CO₂-Emissionen pro Reise, basierend auf Faktoren wie Transportmittel, Distanz etc. Diese Emissionen sind nicht ganz einfach zu berechnen; leichter geht es mit Geschäftsreiseplattformen, wie Lanes & Planes, die über ein integriertes CO₂-Reporting verfügen. 

Warum ist das wichtig? Ihren ökologischen Fußabdruck zu kennen, ermöglicht es Ihnen, bewusste Entscheidungen für umweltfreundliche Reiseoptionen zu treffen und so einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Wichtig ist auch die EU-weite Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die Unternehmen dazu verpflichtet, ihre gesamten Emissionen, einschließlich derer aus Geschäftsreisen, zu erfassen und darüber zu berichten.