Spesenmanagement

Wenn auf einer Geschäftsreise eine Quittung verloren geht oder gar nicht erst ausgestellt wird, kann der Eigenbeleg als Ersatz dienen. Dieser Blogartikel erklärt, was ein Eigenbeleg ist, welche Informationen darauf enthalten sein müssen und wann er verwendet werden darf. Erfahren Sie, wie Sie fehlende Belege richtig dokumentieren, um Ihre Reisekosten korrekt abzurechnen und zu vermeiden, dass Sie auf Ihren Ausgaben sitzen bleiben.

Alle Geschäftsreisen über eine Plattform buchen und das besonders einfach und effizient. Das ist das Versprechen von Online Booking Engines. Unternehmen könnten hunderte Arbeitsstunden pro Jahr sparen. Wie funktionieren sie und was sind ihre Vor- und Nachteile? Wir haben die wichtigsten Informationen und erklären, welche Lösungen für (die meisten) Unternehmen vorteilhafter sind.

Reisekosten abzurechnen ist lästig, für Reisende und für Sachbearbeiter in der Buchhaltung. Denn damit Unternehmen die Ausgaben beim Finanzamt geltend machen können, sind einige Formalia zu beachten. Mit smarten Prozessen lässt sich der Aufwand für die Reisekostenabrechnung allerdings minimieren. Das entlastet nicht nur Mitarbeitende, sondern erhöht auch den Return on Invest der Geschäftsreisen. 

Gut gemeint, aber nicht gut gemacht – so könnte man die Digitalisierungsbemühungen vieler Unternehmen nach der Corona-Pandemie beschreiben. Auch im Management von Geschäftsreisen. Unternehmen integrieren neue Reisekostentools, dabei würden sie mit einer vollwertigen Travelmanagement Software deutlich mehr Effizienz gewinnen.

Ein langer Arbeitsweg, zahlreiche Dienstreisen – Fahrtkosten können sich für Angestellte schnell zum Kostenfaktor entwickeln. Wir erklären, welche Möglichkeiten Arbeitnehmer:innen haben, die finanzielle Belastung zu reduzieren.

Bei Dienstreisen von Arbeitnehmern kommt meist der Arbeitgeber für Übernachtungskosten auf. Die teilweise hohen Frühstückskosten in Hotels sind darin jedoch nicht unbedingt eingeschlossen. Welche Möglichkeiten Angestellte haben, die Kosten erstattet zu bekommen und wie Arbeitgeber ihre Ausgaben steuern können.

Sind Ihre Mitarbeiter oft im Außendienst unterwegs oder auf Dienstreisen? Oder sind Ihre Kollegen im Home Office? Dann hilft Ihnen ein gut durchdachtes und digitalisiertes Auslagen Management, alle Kosten, Spesen und Aufwendungen rasch und übersichtlich abzurechnen.

Verwendet Ihr Unternehmen viel Zeit darauf, einzelne Rechnungen zum gleichen Rechnungssteller zu akkumulieren und zu prüfen? Dies muss nicht sein. Mit so genannten Sammelrechnungen, die alle Ihre gebuchten Leistungen auf einer einzigen Rechnung zusammenfassen, haben Sie nicht nur einen ausgezeichneten Überblick, Sie sparen sich auch sehr viel Zeit und Nerven.

Prämien für den Einsatz von Geschäftskreditkarten auf Geschäftsreisen klingen vielleicht nicht nach einem wichtigen Teil Ihrer Business-Strategie. Jedoch können sie Teil einer sinnvollen Gesamtkonzeption Ihres Travel Managements werden, wenn Sie sie richtig einsetzen. Insbesondere können Reiseprämien Ihnen dabei helfen, Dinge zu tun, für die Sie sonst möglicherweise nicht über den entsprechenden Cashflow verfügen.

Manche Firmen verwalten ihr Geld nicht immer weise und so manch eine Insolvenz hätte verhindert werden können, wenn die Finanzpolitik einer Firma klüger gewesen wäre. Ein Bereich, der anfällig für überflüssige Ausgaben ist, sind Geschäftsreisen.

Business-Trips sind Freude und Leid in einem: Man entdeckt neue Städte, Länder, Plätze und lernt interessante Menschen kennen; trotzdem sind Geschäftsreisen kein Urlaub und Reisestrapazen müssen mit Business verbunden werden. Eine Geschäftsreise sollte sich für Mitarbeiter möglichst angenehm gestalten – letztendlich kommt es dem Unternehmen zugute, wenn sich die Reisenden wohlfühlen.

Über 51,6 Mrd. Euro geben deutsche Firmen jährlich für Geschäftsreisen aus (Quelle: VDR-Studie 2017), dies entspricht 1,5 Prozent mehr als im Vorjahr und ist absoluter Rekordwert. Die starke Wirtschaftslage, die größere Mobilität sowie die Selbstverständlichkeit von Unternehmen, seine Mitarbeiter auf Reisen zu schicken, sind Gründe hierfür. Business-Reisen sind auch dieses Jahr auf einem weiteren Höhenflug und nehmen im Gesamt-Budget von Unternehmen einen großen Posten ein.