Spesenabrechnung & Auslagen Management – Das sollten Sie wissen

Gerade jetzt, wenn die Reisetätigkeit coronabedingt abnimmt, steigen oft die Auslagen  im Zusammenhang mit Home Office spürbar an. Auslagen der Mitarbeiter für IT, Software oder Büromöbel können genauso wie Reisekosten über ein effizientes Auslagen Management Tool wie Lanes & Planes abgerechnet werden.

Bei der Spesenabrechnung werden Kosten, die im Zuge einer beruflichen Tätigkeit für Ihr Unternehmen, für Reisen und Arbeiten außer Haus anfallen, abgerechnet. Darunter fallen unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Trinkgelder, Nebenkosten und auch der Verpflegungsmehraufwand.

Was Spesen sind, welche Ausgaben mit der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden können und wie Sie Ihr Auslagen Management effizienter gestalten können, verraten wir Ihnen im nachfolgenden Artikel.

• Was sind Spesen?
• Wer darf Spesen für Reisen verrechnen?
• Grundlagen der Spesenabrechnung
• Beförderungskosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Auslagen Management digitalisieren und Zeit sparen
• Nutzen Sie Ihr Travel Management System auch als Auslagen Management System

Was sind Spesen?

Jeglicher betrieblicher finanzieller Aufwand, der durch eine dienstliche Reise anfällt, zählt zu den Spesen. 

Kosten, die über Spesen abgerechnet werden können, sind unter anderem

• Beförderungskosten
  Kosten, die sich durch die An- und Abreise zum und vom Einsatzort ergeben, wie etwa Flugtickets, Taxifahrten, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel oder auch Benzinkosten.
• Kosten für die Unterbringung
  Übernachtungskosten für Hotel, Mietwohnung oder dergleichen.
• Verpflegungskosten
  Kosten für Speisen und Getränke für die Dauer des Einsatzes vor Ort und für die An- und Abreise.
• Diverse Nebenkosten
  Eintrittskarten für beruflich bedingte Teilnahmen an Messen oder Veranstaltungen, Kosten für Telefonate und Internetzugang, Parkgebühren, usw.

Für die richtige Abrechnung müssen sämtliche Kosten belegbar sein. Hier gilt die Regel – kein Beleg, kein Geld. Viele Finanzämter akzeptieren bereits die Einreichung von Reisekostenabrechnungen in digitaler Form ohne die Vorlage der Originalbelege. Voraussetzung ist jedoch, dass die Vorgaben des Amtes für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung der Daten eingehalten werden. So haben Unternehmen die Möglichkeit, ihr komplettes Belegmanagement zu digitalisieren – ohne lästiges Papierchaos.

Wer darf Spesen für Reisen verrechnen?

Angestellte, die für das Unternehmen dienstlich unterwegs waren, verrechnen sämtliche Aufwendungen mit einer Spesenabrechnung oder einer Reisekostenabrechnung. Doch auch Selbstständige können Reisekosten an den Auftraggeber weiterverrechnen, sofern dies im Vorhinein vereinbart und für die Durchführung der Arbeit notwendig ist.

Während Angestellte die Spesenabrechnung in der Regel an den Arbeitgeber richten, kann der Selbstständige seine Ausgaben für eine dienstliche Reise im Zuge der Steuererklärung unter dem Punkt Werbungskosten einreichen.

Die genaue Definition kann auf der Seite des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz nachgelesen werden.

Grundlagen der Spesenabrechnung

Das wichtigste bei einer Spesenabrechnung sind die Belege und die Dokumentation. Das bedeutet, dass für alle Auslagen ein schriftlicher Beleg vorhanden sein muss. Ohne diese können die Spesen im Nachhinein nicht geltend gemacht werden.

Anmerkung: Trinkgelder für Serviceleistungen sind von dieser Regelung ausgenommen, hier ist keine Rechnung nötig. Um trotzdem Ansprüche geltend machen zu können, muss der Reisende als Nachweis für die Auslagen einen eigenen Trinkgeldbeleg schreiben, welcher der zugehörigen Hotel- oder Restaurantquittung zugeordnet werden muss.

Einfacher geht es mit Bewirtungsbelegen. Dort wird das Trinkgeld immer vermerkt, somit muss kein eigener Trinkgeldbeleg erstellt werden.

Bei der Spesenabrechnung können alle Aufwendungen, die aufgrund der Reise angefallen sind, geltend gemacht werden.

Alle Angaben zu angefallenen Kosten sollten immer der Wahrheit entsprechen und nachvollziehbar sein. Gibt ein Angestellter überhöhte Kosten an oder schummelt Rechnungen von privaten Aufwendungen unter die Spesenabrechnung, kann dies zur Kündigung führen.

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Reisekostenabrechnung ist zudem die Angabe der Reisenden, der Grund für die Reise, das Reiseziel, das genaue Reisedatum und die Dauer.

Für das Finanzamt müssen die Kosten anhand der beigefügten Belege einzeln aufgeführt und in verschiedene Kategorien zugeteilt werden. Hier sollte man möglichst penibel und genau vorgehen, da bereits beim geringsten Fehler die Abrechnung abgelehnt werden könnte.

Beförderungskosten

Jeder dienstliche Einsatz außerhalb des Unternehmens ist mit Kosten verbunden, das fängt bereits mit der Anreise zum Termin oder dem jeweiligen Einsatzort an.

Fahrtkosten und Kilometergeld sind in jeder Reisekostenabrechnung ein wichtiger Punkt. Egal ob die Anfahrt mit dem eigenen PKW, mit dem Firmenfahrzeug, der Bahn oder mit dem Flugzeug stattfindet, alles verursacht Kosten, die vom Unternehmen übernommen werden.

Die Nutzung des Firmen PKWs ist grundsätzlich die einfachste Variante. Hier muss lediglich das Fahrtenbuch ordentlich geführt werden. Ticketkosten für Flugzeug, Bahn oder Bus werden zur Gänze in der Spesenabrechnung angeführt und vom Unternehmen getragen.

Wird für die Anreise jedoch der eigene PKW verwendet, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Abrechnung. Bei der Verrechnung des Kilometergeldes kann entweder ein pauschaler Satz von 0,30 Euro pro Kilometer zur Anwendung kommen oder ein individuell ermittelter Kilometersatz.

Der individuelle Kilometersatz wird gerne bei neuen oder teuren Fahrzeugen angewendet. Die Ermittlung dieses Satzes ist recht aufwendig, da hierfür verschiedene Parameter wie Versicherung, Steuer, Wartung, Treibstoff uvm. berücksichtigt werden müssen.

Übernachtungskosten

Dauert die Dienstreise länger, ist es oft notwendig, dass der Mitarbeiter in einem Hotel, einer Pension oder einer Dienstwohnung übernachtet. Diese Kosten können entweder nach dem tatsächlichen Aufwand oder auch mit einer Pauschale abgerechnet werden.

Werden die tatsächlichen Kosten zur Abrechnung herangezogen, muss darauf geachtet werden, dass eventuelle Frühstückspauschalen herausgerechnet werden. Denn diese fallen in die Verpflegungsaufwendungen und werden separat ausgewiesen.

Verpflegungsmehraufwand

Wer dienstlich unterwegs ist, hat auch Anspruch auf die Vergütung der Ausgaben für Essen und Trinken. Mit dem Verpflegungsmehraufwand können Kosten für die Verpflegung des Reisenden geltend gemacht werden.

In der Regel werden diese mit einer Verpflegungspauschale abgerechnet, welche sich nach der Dauer der Reise richtet. Für Deutschland gelten folgende Pauschalen:

• Für Reisen bis zu 8 Stunden kann keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden.
• Für Reisen zwischen 8 Stunden und 24 Stunden können 14 Euro verrechnet werden.
• Für Reisen ab 24 Stunden gilt eine tägliche Pauschale in Höhe von 28 Euro.
• Bei Reisen die weniger als 8 Stunden dauern, jedoch in der Nacht stattfinden, können ebenso 14 Euro verrechnet werden.

 Im Ausland gelten gesonderte Pauschalsätze.

TIPP: Lanes & Planes ermittelt automatisch anhand der hinterlegten Reisedaten den passenden Verpflegungsmehraufwand für Ihre Reisen. So sparen Sie sich komplizierte und langwierige Berechnungen. Auch bei kurzfristigen Änderungen Ihrer Reisepläne wird die Verpflegungspauschale dementsprechend angepasst.

Auslagen Management digitalisieren und Zeit sparen

Wer schon einmal eine Spesenabrechnung oder eine Reisekostenabrechnung gemacht hat, weiß wie unübersichtlich und zeitintensiv sich diese Arbeit gestalten kann. Alle Belege müssen gesammelt, dokumentiert und sicher aufbewahrt werden und anschließend aufgelistet und mit einem speziellen Formular zur Weiterverrechnung eingereicht werden.

Mit einer geeigneten Software für Auslagen Management kann die Reisekosten- und Spesenabrechnung erleichtert werden. Eine integrierte App hilft, sämtliche Belege bereits während der Reise zu erfassen und digital aufzubewahren. So geht nichts mehr verloren.

Für die Optimierung des Travel Managements ist ein System für Auslagen Management von großer Bedeutung. Denn nicht nur die Organisation einer Reise kann viel Zeit in Anspruch nehmen, auch die Reisekostenabrechnung ist ein enormer Zeitfresser.

Mit bereits zuvor definierten und im System hinterlegten Reiserichtlinien werden Überschreitungen des Reisebudgets sofort aufgezeigt und erlauben eine entsprechende zeitnahe Reaktion. Ist die Reise beendet und die Spesenabrechnung eingereicht.

Der Workflow könnte einfacher nicht sein: Mitarbeiter scannen die Belege ein, erstellen eine Spesenabrechnung und leiten sie zur Freigabe weiter. Der Vorgesetzte kann mit einem Knopfdruck die Auslagen genehmigen oder diese nochmal zur Klärung retour senden. Hat alles seine Richtigkeit, wird die Abrechnung an die Buchhaltung weitergeleitet und ausbezahlt.

Sammelrechnungen erleichtern die Reisekostenabrechnung

Nutzen Sie bereits die Option für Sammelrechnungen? Eine einzelne Rechnung für mehrere Leistungen spart Zeit bei der Abrechnung. Zudem sorgt sie für mehr Übersicht in der Buchhaltung und eine raschere Überweisung.

Lanes & Planes bietet seinen Nutzern die Abrechnung über Lastschriftverfahren, welche als Sammelrechnung verrechnet werden. Zahlungsavis erleichtern die Zuordnung der Sammelrechnung zu den entsprechenden Kontobewegungen. Durch den einheitlichen Rechnungssteller wird die Arbeit der Buchhaltung und die Kontrolle vereinfacht.

Nutzen Sie Ihr Travel Management System auch als Auslagen Management System

Mit einem End-to-End Travel Management System können Sie von der Buchung der Reise bis hin zur Abrechnung den Workflow deutlich verbessern und Ihren Mitarbeitern Nerven und Zeit sparen.

Mit Lanes & Planes haben Sie alles an einem Ort. Auch wenn Ihre Mitarbeiter nicht auf Reisen sind, können tägliche Auslagen über das System verwaltet werden.

Sobald ein Mitarbeiter einen Beleg einscannt und hochlädt ist dieser für alle relevanten Bereiche im Unternehmen ersichtlich. Die Zugriffsrechte können Sie individuell festlegen. Auch Überschreitungen des Budgets können so schnell erkannt und geklärt werden.

Der Mitarbeiter hat weniger Stress, weil er nicht mehr ständig auf die Belege achten muss – einmal hochgeladen – schon erledigt. Die Buchhaltung spart Zeit, da die Suche nach fehlenden Belegen wegfällt und der Genehmigungsprozess wird durch die effiziente und einfache Weiterleitung zur Freigabe beschleunigt.

Vorgesetzte und Manager haben stets den vollen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens und die volle Kostenkontrolle. So ist sichergestellt, dass die Kosten im Rahmen bleiben und das Budget eingehalten wird.

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4freephotos/alegri