Sammelrechnungen und Zahlungsavis – mit Lanes & Planes kein Problem

Sammelrechnung: Alles auf einen Blick

In einer Sammelrechnung werden in einer einzigen Rechnung mehrere Kundenaufträge abgerechnet. Eine Sammelrechnung sollte genutzt werden, wenn man von einem einzelnen Kunden permanent Aufträge erhält und diese dann in periodischen Abständen (bei Lanes & Planes wöchentlich) gemeinsam abrechnen möchte.

Mit einer Sammelrechnung können sie schnell und einfach alle relevanten Informationen auf einer Rechnung vorfinden.

Neben der enormen Zeitersparnis, nicht nur für den Rechnungssteller, sondern auch für den Kunden, ergeben sich noch weitere Vorteile:

• Ein Beleg statt mehrerer Einzelbelege
• Vereinfachte Buchung und daher weniger Buchungssätze für die Buchhaltung.
• Schnellere Freigaben aufgrund einer kompakten Übersicht.
• Schnellere Zuordnung einer L&P Abbuchung gegenüber dem Abrechnungsmodel mit Einzelabrechnung

Ein einheitlicher Rechnungssteller für mehr Übersicht

Wenn Sie unser Feature ‚Sammelrechnung‘ nutzen, dann erhalten Sie ausschließlich Rechnungen von Lanes & Planes als Rechnungssteller. Statt also eine Flut an Rechnungen sortieren und sichten zu müssen, erhalten Sie nur eine Rechnung – die Sammelrechnung. Wir stellen Ihnen eine Sammelrechnung im wöchentlichen Turnus zur Verfügung.

Mit Lanes & Planes als einheitlichem Rechnungssteller wird das Abrechnungsverfahren um ein Vielfaches vereinfacht. In der Praxis bedeutet das für Sie, dass sämtliche Ausgaben, sei es ein einzelner Beleg oder die Sammelrechnung selbst, durch Lastschriftverfahren direkt von Ihrem Firmenkonto abgebucht werden.

Anschließend werden alle über das Firmenkonto gebuchten Reisen von Lanes & Planes in einer Sammelrechnung erfasst und für die Buchhaltung digitalisiert übermittelt.

Dank des schlanken und vereinfachten Buchhaltungsprozesses entfällt die Belegsortierung und mühsame Nachkontrolle einzelner Posten.

Robin Ringhardt von Covivio sieht den großen Vorteil im Einzug per Lastschriftverfahren. Mehr dazu können Sie in unserer Kundenstory von Covivio nachlesen.

Natürlich finden Sie alle Ihre gebuchten Leistungen auf der Sammelrechnung, übersichtlich zusammengefasst und mit allen für die Buchhaltung und das Finanzamt notwendigen Informationen, vor:

• Das Rechnungsdatum
• Die Kostenstelle
• Der Leistungszeitraum
• Die Referenz
• Der Zweck der Reise 

Die Sammelrechnung berücksichtigt auch verschiedene Länderdifferenzen

Gerade bei Geschäftsreisen ins Ausland kommen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze zur Anwendung. In unserer Sammelrechnung werden diese unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze berücksichtigt und transparent ausgewiesen.

Zudem sieht die Buchhaltung für jeden Umsatzsteuersatz sofort den kumulierten Betrag aller Buchungen zu einem Steuersatz. Das vereinfacht die Verbuchung, als auch die Nachkontrolle der einzelnen Belege. Durch die Anbindung an gängige Buchhaltungsprogramme ist auch das Erfassen der Buchungen durch digitales Einspielen mit weniger Aufwand verbunden.

Periodengerecht nach Leistungsmonat aufgeschlüsselt

Zusätzlich in unserer Sammelrechnung sind die einzelnen Rechnungsvorgänge einer Geschäftsreise nach dem entsprechenden Leistungsmonat aufgeschlüsselt. 

Meist werden vor allem Hotelrechnungen oder Rechnungen von Mietwagenfirmen erst mit Leistungserbringung, sprich Reiseantritt oder Entgegennahme des Leihwagens erstellt. Hieraus ergibt sich oft eine Abweichung von Leistungsdatum zu Belegerstellungsdatum.

Eine Rechnung zu einer Hotelbuchung, die erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt wird, kann somit über die Sammelrechnung von Lanes & Planes bereits dem richtigen Leistungsmonat zugeordnet und passend gebucht werden.

Das gleiche funktioniert auch umgekehrt: Wenn zum Beispiel im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise ein Bahnticket im Vorfeld gebucht und in Rechnung gestellt wird, kann diese Buchung über die Sammelrechnung von Lanes & Planes dem tatsächlichen Leistungsmonat zugeordnet und so auch verbucht werden. So erhalten Sie für zukünftige Leistungsmonate eine scharfe Trennung.

Die Buchhaltung freut sich:

Eine Sammelrechnung statt unzähliger Einzelnachweise, die bei einer Geschäftsreise gebucht werden müssten.

Transparente Kosten und mehr Überblick mit Sammelrechnungen

Als Unternehmen haben Sie durch den Erhalt einer Sammelrechnung nicht nur den transparenten Überblick Ihrer erhaltenen Leistungen, sondern auch die Möglichkeit Ihre Kontobewegungen übersichtlicher und schneller zu verfolgen. Statt mit einem Zahlungsavis zu arbeiten, erhalten Sie von uns wöchentlich Sammelrechnungen mit der passenden Zahlungsreferenz. 

Die Buchhaltung kann damit sofort die Bank-Position mit der Sammelrechnung(en) abgleichen. Der buchhalterische Aufwand beschränkt sich damit auf die Rechnungsprüfung und wenige Buchungen pro Woche.

Der unschlagbare Vorteil: Sie sparen mit Lanes & Planes Zeit und somit auch Geld.

Für mehr Überblick haben Sie zudem die Möglichkeit sich im Lanes & Planes Tool bereits fakturierte und noch ausstehende Posten anzeigen zu lassen. So sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand bezüglich Ihrer Reisebuchungen.

Nutzen Sie Lanes & Planes als mobiles Auslagenmanagement-Tool – nicht nur auf Reisen

Mit Lanes & Planes können Sie auch unabhängig von Reisen die Auslagen Ihrer Mitarbeiter projektbezogen oder gesammelt nach Mitarbeiter erfassen und verwalten.

Dazu können Ihre Mitarbeiter Belege und Ausgaben einfach einscannen und einer Kostenstelle oder einem Projekt zuordnen. Auf diese Weise behalten Sie weiterhin die volle Kostenkontrolle und den Überblick über Projekte und Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter.

Die vereinfachte Benutzeroberfläche ermöglicht die intuitive Erfassung und Eingabe von Belegen und Daten, über die mobile App oder auch am Arbeitsplatz direkt.

Ist die Sammelrechnung steuerkonform?

Mit Lanes & Planes haben Sie ein Tool an Ihrer Seite, dass speziell für deutsche Unternehmen optimiert wurde. So können sämtliche Spesen- und Reisekostenabrechnungen digitalisiert und vereinfacht im System erfasst werden.

Die Tools von Lanes & Planes wurden in Übereinstimmung mit dem deutschen Steuergesetz entwickelt und an dieses angepasst. Daher sind sämtliche Buchungsvorgänge für deutsche Unternehmen GoBD-konform. 

Digitale Schnittstelle zur Buchhaltung

Anbindungsmöglichkeiten an die gängigsten Buchhaltungssysteme wie Datev, SAP, Navision, Sage und Diamant machen Lanes & Planes zu einem wertvollen Feature, kompatibel mit Ihrem Buchhaltungssystem. 

Zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter

Der Einsatz eines Reisemanagementtools ist eine Prozessoptimierung im Travel Management. Neben der enormen Zeitersparnis bei der Buchung der Reisen profitiert der Reisende als auch das Unternehmen von der einfacheren Handhabung bei der Reisekostenabrechnung. Auch die Buchhaltung freut sich über eine schnellere Abwicklung dank Lastschrifteinzugsverfahren und Sammelrechnungen.

Lanes & Planes als einziger Rechnungssteller sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Übersicht. Statt einer Unmenge an verschiedenen Belegen und Buchungsvorgängen sind sämtliche Ausgaben auf einer Sammelrechnung und in unserem Tool übersichtlich zusammengefasst.

Dank des integrierten Systems von Lanes & Planes können sämtliche Ausgaben zentral erfasst und gesammelt fakturiert werden.

Vorbei sind die Zeiten der unzähligen Überprüfung und Bezahlung von Kleinbeträgen an unterschiedliche Kreditoren. All das übernimmt Lanes & Planes für Sie. 

Lanes & Planes bietet Ihnen ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren bei vollständiger Transparenz. Die vereinfachte Prüfung von Belegen spart eine Menge Zeit in der Buchhaltung. Wo früher jede einzelne Buchungsposition separat erfasst werden musste, sorgt heute die Sammelrechnung für mehr Überblick und eine einfachere buchhalterische Abwicklung.

Bildnachweis:
Pixabay/777546