Dienstreisen produktiv gestalten – 6 Tipps für unterwegs

1. Gute Reiseorganisation im Vorfeld der Geschäftsreise

Wenn Sie Ihre Dienstreise gut planen, verschafft es Ihnen Ruhe und Klarheit über die nächsten Schritte nach der Ankunft und gibt Ihnen Zeit, sich bereits im Flieger oder auf dem Weg ins Hotel voll und ganz auf die Arbeit zu konzentrieren. Eine gute Geschäftsreiselösung hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Informationen in kürzester Zeit zusammenzusuchen und alle Buchungen auf einer Plattform vorzunehmen – vom Flug über Hotel, bis hin zum Mietwagen oder Businesstaxi. 

So sparen Sie sich schon bei der Planung und Organisation Ihrer Dienstreise viel Energie und können Stress sowie große Zeitaufwände vermeiden. Stattdessen können Sie sich voll und ganz Ihren Aufgaben widmen. 

2.  Digitale Hilfsmittel zur Einteilung der mobilen Arbeitszeit

Nutzen Sie die Technologie und digitale Helfer, um sich unterwegs gut zu organisieren. Tragen Sie zum Beispiel vorab die Zeiten ein, in denen Sie auf Ihrer Dienstreise am Stück arbeiten können. So fällt es leichter, den Überblick zu behalten und sich auf Wesentliches zu fokussieren. Vorab sollten Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber über den Umfang Ihrer anstehenden Aufgaben abstimmen und sich über die rechtlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit bei einer Geschäftsreise informieren. 

Die Verwendung von mobilen Apps helfen Ihnen, eine detaillierte Übersicht über Ihren gesamten aktuellen Reiseplan stets griffbereit zu haben und zeigen Ihnen auf einen Blick  welche Transportmittel und Unterkünfte gebucht wurden oder wann die Umstiege anstehen. So sind Sie immer up-to-date und können sogar von unterwegs aus Änderungen vornehmen.

Der digitale Reisebegleiter von Lanes & Planes bietet diese Features an und unterstützt Sie so bei Ihrer Reiseplanung. In der Zwischenzeit heißt es, Laptop an und produktiv werden!

3. Klare Kommunikation mit den Kollegen im Büro

Bevor Sie auf Ihre Dienstreise aufbrechen, ist es sinnvoll, auf die Erwartungen Ihres Chefs und Kollegen einzugehen und im Team abzustimmen, welche Aufgaben zeitkritisch sind und wann Sie von unterwegs darauf reagieren können. 

Wenn Ihr Team von Ihnen erwartet, stets erreichbar zu sein, ist es gut, klar zu kommunizieren. Sprechen Sie ab, dass Sie an bestimmten Tagen oder Stunden absolut nicht erreichbar sind und keine E-Mails beantworten können.

So kommen Sie nicht in Zugzwang und Ihren Mitarbeitern ist ebenfalls klar, dass Wichtiges unter Umständen warten muss. Hilfreich sind auch Abwesenheitsnotizen in Ihren E-Mail- und Voicemail-Einstellungen.

4. Sinnvolle Nutzung der Wartezeiten

Reisen ist oftmals mit viel Wartezeit verbunden. Zwischen Anschlussflügen, der Ankunft oder Abfahrt entstehen einige kleine Zeitfenster, die man sinnvoll nutzen kann.

Verwenden Sie diese für Dinge, die sich gut „nebenbei“ erledigen lassen, beispielsweise Telefonate für Terminabsprachen oder für die Klärung wichtiger Details für Ihr nächstes Meeting vor Ort. Nehmen Sie sich arbeitsrelevanten Lesestoff mit, zu dem Sie sonst selten kommen. Auch Podcasts können tolle Impulse geben oder neue Erkenntnisse liefern.

Wäre es nicht toll, am Zielort mit vielen neuen Ideen einzutreffen und Ihre Geschäftspartner damit zu begeistern?

5. Ein gutes Arbeitsumfeld schaffen

Natürlich können Sie Ihr Büro auf Reisen nicht mitnehmen. Trotzdem gibt es Tricks, die Sie auch außerhalb Ihres Schreibtischs in den richtigen Arbeitsmodus bringen und Ihre Produktivitätskurve steigen lassen. Versuchen Sie etwa Hotels zu buchen, die auf Geschäftsreisende eingestellt sind, sodass es kein Problem darstellt, etwas kurzfristig auszudrucken oder ein Kleidungsstück in die Reinigung zu geben.

Richten Sie sich in Ihrem Hotelzimmer einen kleinen Arbeitsplatz ein – dies hilft enorm für erhöhte Konzentration. Kleine Gegenstände aus Ihrem Büro verhelfen Ihnen zusäzlich dabei, in einen Workmodus zu gelangen, da sich Ihr Gehirn automatisch auf „Arbeiten“ einstellt.

Vergessen Sie aber auch nicht, zwischen der Arbeit und den Meetings ganz gezielte Bewegungs- und Entspannungseinheiten einzuplanen. Ein Spaziergang hilft Ihnen dabei, den Kopf nach einer intensiven Konferenz freizukriegen und abzuschalten. Auch eine Sportsession im hoteleigenen Fitnessstudio wirkt belebend und macht Sie fit für die nächste Besprechung. Nehmen Sie sich auch ausreichend Zeit für den Schlaf und erholen Sie sich gut vom stressigen Tag, um danach noch produktiver durchzustarten. Schließlich sollte man auch auf Geschäftsreisen gesund bleiben und klaren Geist für mehr Konzentration behalten. 

6. Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise

Nach Ihrem Business Trip heißt es – Belege speichern, sortieren und einreichen. Bei der Fülle an Dokumenten ist es kein Wunder, dass es Ihnen vor der Reiseabrechnung graut. Eine gut ausgearbeitete mobile App verschafft Ihnen ein entspanntes Reiseerlebnis.

Bei der Nutzung der Lanes & Planes App wird Ihnen Chaos erspart, denn alle notwendigen Daten wie Buchungsbelege, Tickets und Live-Updates sind immer in Ihrem digitalen Reisebegleiter griffbereit. Zusätzlich können Sie bereits unterwegs sämtliche Belege einscannen, was den späteren Abrechnungsvorgang erleichtert. So können Sie auch dabei enorm viel Zeit sparen und sich direkt wieder in die Arbeit stürzen. 

Unsere Tipps und Tricks helfen Ihnen hoffentlich, die Zeit auf Ihren Geschäftsreisen optimal zu nutzen. Trotz alledem ist es erwiesen, dass Abschalten ebenfalls für erhöhte Produktivität sorgt. Berufliche Reisen sind anstrengend und der reine Vorsatz in dieser Zeit zu arbeiten, kann nicht immer umgesetzt werden. So brauchen Sie kein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie Ihre freien Stunden für ein gutes Buch oder Erholung „verschwenden“.

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