Reisebüro für Geschäftsreisen: So sieht die Zukunft aus

Geschäftsreisen bleiben in vielen Branchen unersetzlich

Vor wenigen Jahren mutmaßten Experten noch, dass digitale Meetings das Geschäftsreiseaufkommen auf ein Minimum reduzieren würden. Heute wissen wir, es ist anders gekommen. Der Markt wächst bis 2028 laut Valuates Report weltweit um 13,2 Prozent pro Jahr. Die persönliche Begegnung bleibt für viele Anlässe das effektivste Meetings-Format. 

Was aber auch bleibt, ist der hohe Organisationsaufwand für Geschäftsreisen. Hier boten klassische Reisebüros in der Vergangenheit die größte Entlastung. 

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Vorteile eines klassischen Reisebüros für Business Travel 

Wenn Unternehmen ihre Reisen über ein Reisebüro abwickeln, gewinnen Mitarbeitende Zeit, in der sie sich voll auf ihre Businessziele fokussieren können. Statt selbst Angebote vergleichen zu müssen, übernehmen die Reiseexperten die gesamte Organisation. 

Die Reiseverkehrskaufleute haben Zugriff auf Datenbanken und spezielle Kontingente, die nicht ohne Weiteres für Selbstbucher zur Verfügung stehen. Sie können bei Buchungen die besonderen Anforderungen und Reiserichtlinien von Unternehmen berücksichtigen, weit über das Maß hinaus, das Online-Plattformen bieten.  

Während Online-Plattformen höchstens via Chat oder Hotline erreichbar sind, punktet das klassische Reisebüro mit seiner Servicequalität: Sind besondere Vorsichtsmaßnahmen an eher seltenen Zielorten zu ergreifen? Worauf ist für einen reibungslosen Transfer zu achten? Die Experten stellen sicher, dass die Reise effizient und sicher abläuft – und sind bei Fragen und Problemen nur einen Anruf oder eine Nachricht entfernt.

Last but not least nimmt ein Reisebüro auch einen Teil der administrativen Arbeit ab, behält auf Wunsch das Budget im Auge und übernimmt das Reporting.

Warum das Reisebüro für Unternehmen dennoch nicht mehr zeitgemäß ist 

So bequem die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro ist, sie verursacht hohe Kosten. Höhere Kosten, als bei Buchungen über kostenlose Online-Portale anfallen. Dort bezahlen Unternehmen „nur“ mit der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden. 

Hinzu kommt, dass der Service eines Reisebüros zwar den Self-Services in der Regel überlegen ist, doch individuelle Reisebuchungen nach den gewünschten Anforderungen vorzunehmen, Sonderkonditionen auszuhandeln und Änderungswünsche zu berücksichtigen, dauert länger als ein paar Klicks. Menschen sind eben keine Algorithmen, die in Sekunden alternative Verbindungen vorschlagen. 

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Ja, viele Reisebüros arbeiten mit neuesten Technologien, sodass sie möglichst effizient zum Ergebnis kommen. Aber völlig transparent ist das nicht. Geschäftsreisende haben in der Regel keinen Einblick, ob das Reisebüro wirklich den besten Deal gefunden hat – und eigene Recherche würde den Effizienzvorteil untergraben. 

Selbst wenn Reisekaufleute über ihre Methoden ausführlich Auskunft geben, bleibt der Nachteil der langsamen Prozesse: Anders als bei der Selbstbuchung können Reisende Umbuchungen nicht einfach schnell durchführen, sie müssen immer den Weg über das Reisebüro gehen. Das kann besonders unterwegs lästig und nervenaufreibend sein.  

Digitale Anwendungen senken zwar Kosten, haben aber ihre Schattenseiten 

Sind digitale Buchungsplattformen also die Lösung? Der Markt ist voller Apps, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, ihre Geschäftsreisemanagement kosteneffizienter abzubilden. Und natürlich haben digitale Plattformen Vorteile: 

• Mitarbeitende können ihre Reisen 24/7 selbst buchen und umbuchen, Spesen via App einreichen – schnell und selbstbestimmt. 
• Die Kosten für die Zusammenarbeit mit dem Reisebüro entfallen und SaaS-Lösungen kosten meist nur einen Bruchteil.
• KI-Algorithmen sind wesentlich schneller als Menschen darin, Datenbanken nach den besten Angeboten für spezifische Buchungswünsche zu durchforsten.
• Verschiedene Apps unterstützen unterschiedliche Prozesse: Buchung, Reporting, Spesenabrechnung – so lässt sich die digitale Beschleunigung maximieren. 

Digitale Plattformen haben aber ihre eigenen Schwächen und schneiden in einigen Bereichen deutlich schlechter als das traditionelle Reisebüro ab. 

• Wenn Mitarbeitende ihre Reisen selbst buchen, kann die Suche nach der perfekten Unterkunft im Budget schnell ausufern und unverhältnismäßig viel Arbeitszeit binden. 
• Reiserichtlinien können nicht in jeder Anwendung hinterlegt werden. Wenn Mitarbeitende nicht an die Vorgaben denken, steigen die Reisekosten unnötig und es entsteht Mehraufwand, um Mitarbeitende zu erinnern und Budgets durchzusetzen.
• Wer über Businessanwendungen bucht, erhält oft nicht die exklusiven Konditionen, die über Reisebüros buchbar sind. 
• Die persönliche Betreuung im Vorfeld und während der Geschäftsreise entfällt. Bei Flugausfällen, Verspätungen und Unstimmigkeiten mit der Unterkunft ist der Reisende auf sich allein gestellt.

Auf den ersten Blick bieten digitale Anwendungen eine hohe Zeitersparnis. Auf den zweiten Blick wird aber klar, dass bei der Nutzung zahlreiche Fallen lauern, die diese Ersparnis im Handumdrehen aushebeln können. 

Das Reisebüro der Zukunft verbindet digitale Vorteile mit menschlichen Qualitäten 

Das Reisemanagement der Zukunft muss viele Anforderungen erfüllen: Unternehmen möchten nicht nur Reisekosten sparen, sie möchten ihren Mitarbeitenden eine bequemes Reiseerfahrung bieten und dabei die Umwelt möglichst wenig belasten. 

Digitale Lösungen allein können diese Anforderungen nicht erfüllen. Genauso wenig wie ein klassisches Reisebüro alle Antworten bereithält. Digitale Tools bringen Tempo und Selbstbestimmung in den Prozess, ein Reisebüro punktet mit maximaler Arbeitsentlastung, Sonderkonditionen und persönlicher Beratung. Wie lassen sich die Stärken beider Ansätze optimal kombinieren? Wir haben uns dieser Frage gestellt und unsere Antwort ist Lanes & Planes. Eine All-in-One-Travelmanagement-Plattform mit persönlichem Travel Service und digitalem Reisebegleiter. Eine Kombination aus KI-basierten Tools und menschlichen Experten. Für ein ideales Reiseerlebnis, das Finances und Mitarbeitende überzeugt.

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