Digitalisierung im Mittelstand: Neue Strategien für das Reisemanagement

Fehlende Fachkräfte, knappe Ressourcen, langwierige Entscheidungsprozesse –jedes zweite deutsche Unternehmen tut sich schwer, die digitale Transformation zu bewältigen. Laut einer Befragung des Branchenverbands Bitkom verfolgt zwar eine große Mehrheit eine Digitalstrategie. In vielen Bereichen schöpfen Unternehmen die Chancen des Digitalen aber nicht aus. Besonders im Travel Management  werden häufig Kosten- und Effizienzvorteile verschenkt.

Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sind aktuell schwierig: Unternehmen spüren die Auswirkungen der Inflation und geringem Wirtschaftswachstum. Damit wird die digitale Transformation noch dringlicher: Sie ist der Schlüssel, um in komplexen Kontexten weitsichtiger zu entscheiden, Prozesse zu automatisieren und knappe Budgets bestmöglich einzusetzen.

Kundenservice, Logistik und Buchhaltung gehören zu den Top-Bereichen, in denen Unternehmen ihre Prozessoptimierung vorantreiben. Doch auch das Travel Management  ist für Kostensenkung durch Digitalisierung prädestiniert: Geschäftsreisen stellen immer noch den zweit- bis drittgrößten Kostenblock in mittelständischen Unternehmen. Denn Online-Meetings können Präsenzmeetings in vielen Fällen dann doch nicht ersetzen.

Das Management von Geschäftsreisen ist komplex und anspruchsvoll. Natürlich nutzen Unternehmen in der Regel verschiedene digitale Tools für Spesenabrechnung, Buchungen oder Controlling, doch eine übergreifende digitale Strategie fehlt häufig. Nicht zuletzt, weil die Anforderungsliste an den optimalen Prozess lang ist.    

Veränderungen sollen nicht nur Kosten für Flüge und Hotelbuchungen senken, sondern Mitarbeitende spürbar von administrativen reisebezogenen Tätigkeiten entlasten und den gesamten Prozess beschleunigen. Transparenz ist genauso wichtig wie die Erfüllung von Nachhaltigkeitszielen – und natürlich möchten Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein angenehmes Reiseerlebnis bieten.  

Mal ist es die Unternehmensführung, mal sind es die Fachbereiche. So oder so, die Skepsis gegenüber neuen Tools und Methoden gehört zu den größten Fortschrittsbremsen. Dabei lohnt es sich, in die digitale Transformation von Prozessen rund um Geschäftsreisen zu investieren. Wer die digitale Transformation hinausschiebt, riskiert Wettbewerbsnachteile. Denn digitale Vorreiter liegen laut einer Deloitte-Studie regelmäßig deutlich vor Unternehmen mit niedriger digitaler Reife – in Wachstum und Gewinnmargen. 

Wie steht es um das Digitalisierungsniveau des Travel Managements in mittelständischen Unternehmen? Viele Unternehmen nutzen spezialisierte Anwendungen für die verschiedenen Prozessschritte. Mit jeder weiteren Anwendung steigt jedoch die Komplexität der IT-Infrastruktur und damit das Risiko für Datenschutz und Datensicherheit. Jede weitere Schnittstelle im Prozess stellt ein potenzielles Fehlerrisiko dar. Die Lösung liegt in All-in-One-Plattformen, die die Funktionen der einzelnen Anwendungen in sich vereinen – und im besten Fall noch einiges mehr bieten. 

Was viele Unternehmen davon abhält, die nächsten Schritte der Prozessoptimierung zu gehen und die Vorteile von neuen Technologien wie künstliche Intelligenz für sich zu nutzen: die fehlende Perspektive über den Return on Invest. Welche Einsparpotenziale lassen sich kurz- und mittelfristig erreichen? Etablierte Anbieter von Digitallösungen sollten hierzu vorab nachvollziehbar Auskunft geben können. Lanes & Planes kann beispielsweise  aus Erfahrung durchschnittliche Kostenvorteile von 33 Prozent nennen. 

Digitale Anwendungen sind kein Allheilmittel. 5 Impulse, mit denen Sie mehr aus der digitalen Transformation Ihres Travel Management machen.

Beginnen Sie nicht mit der Tool-Recherche, sondern mit der Analyse Ihres Bedarfs. Wo liegen aktuell die größten Prozessbremsen, wo sind Fehlerquellen? Woran würden Sie den idealen Prozess erkennen? Beziehen Sie die Erfahrungen aller am Prozess Beteiligten ein, um einen umfassenden Eindruck von Herausforderungen und Wünschen zu gewinnen. Nehmen Sie die Informationen als Basis für Ihre Marktrecherche. Nutzen Sie die Erfahrung von Kollegen und Ihrem Netzwerk, um über die Selbstaussagen von Herstellern hinaus zu recherchieren. Verschaffen Sie sich einen realistischen Überblick über Funktionen und Möglichkeiten digitaler All-in-One-Plattformen, indem Sie Anwendungen testen. Halten Sie Ausschau nach Zertifizierungen und Referenzen und fragen Sie nach der Produktroadmap, damit Sie sich am Ende wirklich für eine zukunftssichere und passgenaue Lösung entscheiden.

Differenzieren Sie, wo Technologie Herausforderungen minimieren und wo prozessuale Anpassungen, Wissensaufbau und Mindset-Arbeit geeignetere Werkzeuge sind, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. 

Ein Beispiel: Wenn Mitarbeitende viel Zeit mit der Datenzusammenführung verbringen, um Reportings zu erstellen, lässt sich der Aufwand durch digitale Tools leicht reduzieren. Wenn Mitarbeitende wenig nachhaltige Transportmittel für ihre Reisen wählen und das Budget für Geschäftsreisen stetig wächst, ist das dagegen eine Aufgabe für die interne Kommunikation und die Unternehmenskultur.

Gerade in Stresssituationen schätzen Menschen den Kontakt zu menschlichen Ansprechpartnern. Den größten wirtschaftlichen Mehrwert aus der digitalen Transformation ziehen Unternehmen dann, wenn sie menschliche Bedürfnisse und technologische Stärken strategisch kombinieren. 

Definieren Sie beispielsweise in Ihrem Buchungstool Reiserichtlinien, sodass Mitarbeitende automatisch Budget- und Nachhaltigkeitsvorgaben einhalten. Die Selbstbuchung beschleunigt den Prozess, ohne andere Unternehmensziele zu sabotieren. Menschliche Mitarbeitende können die Effektivität der Richtlinien monitoren und diese zielorientiert weiterentwickeln. Ein anderes Beispiel: Geschäftsreisende sind es gewohnt, sich während ihrer Reise via App über aktuelle Änderungen zu informieren. Künstliche Intelligenz kann hier verlässlich Auskunft geben und schnell Alternativen vorschlagen. Doch in komplexeren Umständen gibt ein persönlicher Travel Service durch menschliche Kundenbetreuer mehr Sicherheit.

Je mehr Entlastung eine Travel-Management-Lösung verspricht, desto tiefer muss sie in die bestehende digitale Infrastruktur integriert werden. Wenn Sie intern nicht über ausreichend IT-Knowhow verfügen, sollten Sie sich externe Expertise an Bord holen. Im Idealfall gehört eine Begleitung bei der Anbindung der Travel-Management-Plattform zum Kundenservices des Herstellers, genauso wie ein Onboarding von Power Usern und die Bereitstellung von Video Tutorials. 

Wenn Sie Wert auf persönlichen technischen Kundensupport legen, prüfen Sie, welche Service-Level der Hersteller anbietet. Wie sind Reaktionszeiten? Welche Kommunikationswege stehen offen? Je weniger internes Digitalknowhow Sie haben, desto wichtiger sind die Antworten.  

Die technologische Entwicklung ist hoch dynamisch. Wenn Sie sich heute für den Branchenführer im Travel Management entschieden haben, kann dessen Lösungen in ein paar Jahren zu den schwächsten am Markt gehören. Behalten Sie den Markt im Blick. Ein guter Hersteller wird Sie regelmäßig über Produktinnovationen informieren und dafür sorgen, dass Sie jederzeit von dem besten Setup profitieren. 

Das technische Setup ist aber nur ein Baustein für starke Prozesse: Prüfen Sie Workflows regelmäßig, um die Travel-Management-Plattform so effektiv wie möglich einzusetzen. Denn am Ende entscheidet nicht die Software über Ihre Wettbewerbsstärke, sondern die Art und Weise, wie Ihre Teams mit der Software arbeiten. Möchten Sie den Kostenblock Geschäftsreisen reduzieren? Nutzen Sie bereits eine All-in-One-Lösung für Ihr Travel Management ? Mit Lanes & Planes sehen Sie schnell messbare Erfolge. Lernen Sie die Anwendung unverbindlich kennen.