Liebe KI, welche Rolle spielst du in der Zukunft des Travelmanagements?

Die gute alte Zeit ist vorbei. Geschäftsreisen werden heute bewusster genehmigt. Unternehmen versuchen, Budget und Umwelt zu schonen und ihre Reiseprozesse effizienter zu organisieren. Künstliche Intelligenz soll dabei eine Schlüsselrolle spielen. Aber wie schätzt KI selbst ihr Potenzial ein? Wir haben sie gefragt. 

Konventionelle Reisemanagement-Anwendungen beschleunigen bereits die Planung und Organisation von Geschäftsreisen. Sie streamlinen Prozesse, automatisieren einfache repetitive Tätigkeiten und verhelfen zu mehr Überblick. Doch künstliche Intelligenz eröffnet jetzt ganz neue Dimensionen für Effizienz- und Kosteneinsparungen möglich. 

Wir haben ChatGPT gefragt: „Welche Rolle wird KI im Travelmanagement in Zukunft spielen?“ Die Antwort: „Künstliche Intelligenz (KI) wird eine transformative Rolle im Travelmanagement spielen …“ Natürlich. KI neigt nicht zu Selbstzweifeln. 

Als generative KI greift ChatGPT auf eine riesige Datenbank an Inhalten zurück, mit denen es trainiert wurde und nutzt Inhalte des Internets, um Antworten zu liefern. Es greift also auf bereits publiziertes Wissen zurück, das es allerdings neu kombinieren kann und so auch neue Ideen und Lösungen beisteuern könnte. 

Welche Unterstützung bietet KI aus eigener Sicht also in Zukunft im Management von Geschäftsreisen? Sehen wir uns die Antworten einmal kritisch an.

„Reisepräferenzen analysieren: KI kann Reisevorlieben und -muster analysieren, um personalisierte Empfehlungen für Flüge, Hotels und Aktivitäten zu geben.
Automatisierte Buchungen: KI-basierte Systeme können Buchungen automatisch durchführen, basierend auf den Präferenzen und dem Verhalten der Reisenden.“
Personalisierte Vorschläge, wie wir sie von Streamingplattformen kennen, könnten den Buchungsprozess von Geschäftsreisen tatsächlich abkürzen. Die KI erkennt beispielsweise, wenn ein Angestellter bereits mehrfach bei einer bestimmten Hotelkette gebucht hat und schlägt dann für die aktuelle Buchung ein Zimmer in einem Hotel dieses Unternehmens vor, wenn es am Zielort vertreten ist.
Damit automatisierte Buchungen durch KI aber nicht zu Fehlern und Unzufriedenheit führen, müssen die Algorithmen mit klaren Vorgaben geführt werden. Es reicht nicht, zurückliegende Buchungen zu analysieren. Schließlich verändern sich persönliche Präferenzen je nach Reiseziel und Anlass. Dass Reisende mit KI-Agenten sprechen und diese dann im Dialog alle notwendigen Anforderungen für die Buchungen erfragen, ehe sie autonom aktiv werden, könnte schon bald Unternehmensrealität sein.

„Chatbots und Sprachassistenten: KI-gestützte Chatbots und Sprachassistenten können rund um die Uhr Unterstützung bieten, Fragen beantworten und bei Buchungen helfen. […] Sie können Reisende über Flugänderungen, Wetterbedingungen und andere relevante Informationen in Echtzeit informieren.“

Sorry, aber das ist nicht die Zukunft, sondern die Gegenwart! Denn KI-gestützte Reiseassistenten gibt es bei Lanes & Planes bereits. Über unsere mobile App können Reisende Echtzeit-Informationen zu ihren Flugverbindungen erhalten und via Chat eine KI um Hilfe bitten oder sich mit einem menschlichen Reiseberater verbinden lassen.

„Spesenabrechnung: KI kann die Spesenabrechnung automatisieren und dabei helfen, Abweichungen und Betrug zu erkennen.

Kostenoptimierung: Algorithmen können die besten Zeiten und Preise für Buchungen vorhersagen und somit Reisekosten optimieren.“

Automatisierungen sind bereits heute Standard in den meisten Travelmanagement-Anwendungen, mit und ohne KI. Ihre Genauigkeit wird durch KI weiter verbessert. In Zukunft werden menschliche Bearbeiter:innen weniger grundständige Verwaltungsaufgaben übernehmen, als vielmehr eine Kontrollfunktion ausüben. 

Dass uns Flugvergleichsportale in Echtzeit anbieterübergreifend die Preise monitoren und wir Alerts einstellen können, um unser Urlaubsziel zum Schnäppchenpreis zu erreichen, kennen wir bereits. Diese Funktion auch in eine Travelmanagement-Lösung zu integrieren, ist eigentlich naheliegend. Sollten wir sie auf unsere Roadmap setzen? 

„Trendanalyse: KI kann große Datenmengen analysieren, um Trends und Muster zu erkennen, die bei der strategischen Planung von Geschäftsreisen helfen.

Risikomanagement: KI kann potenzielle Risiken (z. B. politische Unruhen, Naturkatastrophen) vorhersagen und Alternativen vorschlagen.“

Welche Reiseroute ist ideal, um Zeit und Kosten im Vertrieb zu senken? Was sind die größten Kostentreiber im Bereich Geschäftsreisen? Wird die Region auch in sechs Monaten noch ein sicheres Reiseziel sein? Künstliche Intelligenz ist hervorragend darin, versteckte Zusammenhänge zu erkennen und aus der Vergangenheit valide Prognosen für die Zukunft abzuleiten. Entscheidend wird sein, dass sich Unternehmen in Zukunft nicht blind auf die KI verlassen, sondern ihre Empfehlungen nachvollziehen und die Qualität der Algorithmen einschätzen können.

„Automatisierung von Routineaufgaben: Viele administrative Aufgaben, wie die Bearbeitung von Reiserouten und das Einholen von Genehmigungen, können automatisiert werden.

Zeiteinsparung: Durch die Automatisierung können sich Travel Manager auf strategischere Aufgaben konzentrieren.“

Hier fehlt ChatGPT ein wenig der Weitblick. Alles, was beschrieben wird, ist heute bereits gang und gäbe. Dass die Entlastung für Mitarbeitende mit zunehmender Intelligenz der Algorithmen weiter steigen wird, ist keine gewagte These.

„CO₂-Fußabdruck Berechnung: KI kann den CO₂-Fußabdruck von Reisen berechnen und umweltfreundlichere Alternativen vorschlagen.

Nachhaltigkeitsoptionen fördern: Reisende können über nachhaltigere Reiseoptionen informiert und dazu ermutigt werden, umweltfreundlichere Entscheidungen zu treffen.“Zur Berechnung des CO₂-Fußabdrucks einer Reise braucht es zwar keine KI, aber sie kann helfen, die Kompensationszahlungen automatisch und integriert in der Travelmanagement-Anwendung anzuzeigen. Lanes & Planes stellt zurzeit beispielsweise über detaillierte Statistiken die Werte bereit, über die Unternehmen dann ihren CO-Ausstoß berechnen können. Die CO₂-Kompensation ist im Anschluss über unseren Partner ClimateChange Deutschland möglich.

„Gefährdungsanalyse: KI kann Bedrohungen in Echtzeit erkennen und Reisende sowie Unternehmen proaktiv informieren.

Notfallunterstützung: Bei Notfällen können KI-Systeme schnellere und effizientere Unterstützung bieten.“

Künstliche Intelligenz wird Bedrohungen nur dann in Echtzeit erkennen, wenn die Algorithmen auf relevante Datenbanken und Informationsdienste (Wetter, Polizeimeldungen u.a.) zugreifen können. Dann können sie viele Gefahren zeitnah an Reisende melden. Eine Echtzeit-Erkennung sämtlicher denkbarer Gefahren ist allerdings unrealistisch. Beispielsweise kündigen sich Unwetterlagen an, Attentate geschehen in der Regel aber ohne konkrete Vorwarnung.  

In Notfallsituationen hat künstliche Intelligenz großes Potenzial, da es Nutzern eines KI-Systems Zugriff auf medizinisches Wissen und medizinische Einschätzung gibt – hier steht die Entwicklung noch in den Anfängen. Ein Kernbereich des Travelmanagements ist dies allerdings nicht.

Was unser Dialog mit ChatGPT zeigt? KI ist eine gute Ausgangsbasis, um sich einen Überblick über ein Thema zu verschaffen und auf Ideen zu kommen. Man kann natürlich auch tief in Detailfragen hineingehen. Aber ob eine Information richtig oder falsch, eine Idee umsetzbar oder nicht umsetzbar, gewünscht oder nicht gewünscht ist – dazu kann künstliche Intelligenz keine verlässliche Auskunft geben. Das entscheidet der Mensch. 

Menschen künstliche Intelligenz als Assistenten und Sparringspartner verwenden, können großartige Lösungen entstehen. Und dass KI in Zukunft wesentlich beeinflussen wird, wie wir Geschäftsreisen organisieren, steht außer Frage. In den nächsten Monaten und Jahren werden Reisen dank KI nicht nur nachhaltiger und ihre Verwaltung kosteneffizienter, Reisende können sich auf neue Services freuen, die Sicherheit und Komfort erhöhen. Wann diese neuen Lösungen veröffentlicht werden und was sie genau können – das kann aber selbst KI nicht vorhersagen.