Online- oder Präsenzmeetings: Wann funktioniert welches Format? 

Die wichtigsten Vorteile von Online-Meetings 

Online-Meetings sind keine schwinden Erinnerungen aus Pandemiezeiten, sondern haben sich als festes Element unserer hybriden Arbeitswelt etabliert. Aus gutem Grund.  

Schnelligkeit gewinnen

Der vielleicht größte Vorteil von Online-Besprechungen: Die Begegnung ist mit wenigen Klicks hergestellt. Ohne lange Planungszeit. Ohne Anreiseaufwand. Ob der Gesprächspartner nur ein paar Büros weiter arbeitet oder am anderen Ende der Welt. 

Produktivität steigern

Die Hürde, einen Video Call zu vereinbaren, ist für die meisten Mitarbeitenden geringer als bei einem Präsenzmeeting – das kann sich positiv auf die Produktivität auswirken, wenn Fragen schneller geklärt werden und Projekte dadurch zügiger über die Ziellinie kommen. Und natürlich bleibt mehr effektive Arbeitszeit, wenn Mitarbeitende nicht zu Terminen anreisen müssen.

Kosten sparen

Wenn Unternehmen Kunden- und Mitarbeitertermine ins Digitale verlagern, kann das die Kosten, vor allem bei globalen Konzernen und Unternehmen mit mehreren Standorten signifikant senken. Ja, manchmal lassen sich Vor-Ort-Termine doch nicht vermeiden. Für diese Fälle können Sie mit ein paar Strategien trotzdem Geschäftsreisekosten sparen.

Sachorientiertes Arbeiten

Damit Online-Meetings effektiv sind, müssen sie strukturiert ablaufen und moderiert werden. Klare Zeitbegrenzungen und Gesprächsregeln, die Teilnehmende bei vor Ort Terminen gerne locker interpretieren, werden bei digitalen Besprechungen selbstverständlicher eingehalten. Da der Einblick in nonverbales Verhalten online beschränkt ist, werden Gespräche in der Regel auch faktenbezogener geführt. 

Die Nachteile von Online-Meetings

Online-Meetings sind schnell organisiert, kostengünstig und haben immer das Ergebnis im Blick. Nachteile scheint es kaum zu geben. Doch die Effizienz hat ihren Preis.

Ablenkungen

Vor allem im Homeoffice lauern viele Ablenkungen:  der Paketzusteller klingelt, die Nachbarn sind wieder mal laut, das Telefon klingelt. Doch die größte Ablenkungsquelle ist auch im Büro vorhanden, weil sie im Laptop selbst liegt: Online-Shops, E-Mail-Eingang und Chats sind nur wenige Klicks entfernt. Sich voll auf eine Online-Besprechung einzulassen, fordert von Teilnehmenden Disziplin und Konzentration – die nicht immer vorhanden sind.

Technische Probleme

Obwohl Video-Call-Anwendungen die meiste Zeit problemlos laufen, tauchen doch immer mal wieder Probleme auf. Und häufig genau dann, wenn eine wichtige Besprechung ansteht. Das kann die Zeitplanung durcheinanderbringen, den Gesprächspartner verärgern und es Teilnehmenden erschweren, sich voll auf das Thema des Meetings zu fokussieren.   

Begrenzte Kommunikation

Die vielleicht größte Hürde bei Online-Meetings ist die fehlende Körpersprache. In Calls mit mehreren Teilnehmenden ist ein Schmunzeln oder eine hochgezogene Augenbraue schnell übersehen. Dabei könnte sie wertvolle Hinweise über die Stimmung und Haltung des Gegenübers geben. Kein Wunder, dass 70 Prozent der befragten Angestellten in einer Studie zum Thema Zoom-Fatigue angaben, dass sie es als Belastung empfinden, in Online-Terminen non-verbale Signale nicht oder nicht ausreichend wahrnehmen zu können.

Die wichtigsten Vorteile von Präsenzmeetings

In einer immer komplexeren Welt brauchen wir mehr denn je funktionierende Zusammenarbeit, die verschiedene Perspektiven und Ansätze integriert. Es reicht nicht, wenn sich fachlich brillante Köpfe austauschen. Damit Kreativität und Innovation entstehen, muss es auch zwischenmenschlich stimmen. Und für den Aufbau und die Pflege von Beziehungen sind persönliche Begegnungen essenziell.  

Vertrauen aufbauen

Wenn sich Menschen physisch begegnen und Zeit miteinander verbringen, baut sich Vertrauen auf. Gerade bei einem ersten Kennenlernen können Mitarbeitende in kurzer Zeit einen viel tieferen Eindruck beim Kunden hinterlassen, als es über das limitierte Erlebnis eines Video-Calls möglich ist. 

Teambuilding stärken

Präsenzmeetings stärken die Beziehungen unter Teammitgliedern, das unterstreichen regelmäßig Studien. Und wir kennen es aus dem privaten Kontext:  Freunde, die wir häufig treffen, sind uns näher als die, denen wir nur über sporadische Telefonanrufe verbunden bleiben. Gleiche Prinzipien gelten für die Arbeitswelt. Freundschaftliche Beziehungen unter Kollegen sorgen für mehr Motivation, bessere Teamperformance und höhere Zufriedenheit der Angestellten. 

Komplexe Herausforderungen meistern

Diskussionen geraten bei Online-Meetings oft ins Stocken. Viele Teilnehmende halten sich zurück, manche klinken sich gedanklich ganz aus. Wenn neue Ideen entwickelt, Ideen auf den Prüfstand gestellt werden und Themen offen diskutiert werden sollen, bieten Präsenzmeetings bessere Rahmenbedingungen. Teilnehmende sind fokussierter  und können einfacher ad-hoc aufeinander eingehen. 

Konflikte lösen

Sensible oder konfliktträchtige Themen sollten, wenn möglich, immer vor Ort stattfinden. Der Gesprächsleiter kann die Körpersprache der Teilnehmenden besser einordnen und die Emotionen im Raum wahrnehmen. Bei Online-Meetings können wesentliche non-verbale Signale leicht untergehen und Missverständnisse auslösen. In persönlichen Terminen mit Kunden oder Mitarbeitenden lassen sich aufkommende Spannungen oder Verunsicherungen schnell ansprechen und ausräumen. 

Die Nachteile von Präsenzmeetings

Wer sich für Vor-Ort-Termine mit Mitarbeitenden und Kunden entscheidet, hat alle Register der Kommunikation zur Verfügung, um hervorragende Gesprächsergebnisse zu erzielen. Der Preis dieser Herangehensweise? 

Nachhaltigkeit

Die Anreise von Gesprächspartnern verursacht CO2-Emissionen. Vor allem Flüge wirken sich negativ auf die Umweltbilanz eines Unternehmens aus. Hier bietet es sich an, den Schaden zumindest mit Kompensationszahlungen auszugleichen. 

Bei Lanes & Planes können sich Nutzer die CO2-Bilanz ihrer Geschäftsreise detailliert berechnen lassen und dann mit wenigen Klicks durch Spenden an durch ClimatePartner zertifizierte Projekte kompensieren. Wie funktioniert’s genau?

Kosten

Je größer die Gruppe der Teilnehmenden, desto höher Anreise- und Übernachtungskosten bei internen Meetings. Bei Kundenterminen wird es eventuell notwendig, externe Räume anzumieten und für Catering zu sorgen. Zusätzlich ist die unproduktive Arbeitszeit der Angestellten zu bedenken, die bei Online-Meetings kürzer ausfällt. 

Inflexibilität

Es kommt kurzfristig ein anderer wichtiger Termin dazwischen? Wenn Präsenzmeetings geplant sind, lassen sie sich aufgrund des größeren Organisationaufwands schlecht verschieben. 

Wie wählen Sie das richtige Format für Ihr Anliegen?

Es gibt keine Universalformel, wann ein Online-Meeting und wann eine Präsenzveranstaltung die bessere Wahl ist. Stattdessen gilt es verschiedene Faktoren gegeneinander abzuwägen. Die drei wichtigsten: 

• Ziel des Meetings: Geht es um reine Informationsvermittlung oder um kollaboratives Arbeiten? Steht ersteres im Vordergrund kann ein Online-Meeting ausreichen, wenn kreative Zusammenarbeit oder offener Austausch gefragt sind, eignen sich Präsenzveranstaltungen besser. Wie wichtig ist der Aufbau oder die Pflege von Beziehungen? Je wichtiger die zwischenmenschliche Komponente, desto eher gilt: Treffen Sie sich vor Ort. 
• Bedürfnisse und Umstände der Teilnehmenden: Von wo müssten Gesprächspartner anreisen? Haben alle ausreichend Zeit und Ressourcen, um anzureisen? Verfügen alle über die technische Kompetenz, um an einem Online-Meeting teilzunehmen? Fragen Sie im Vorfeld die Präferenzen der Teilnehmenden ab.
• Budget: Welche direkten und indirekten Kosten entstehen durch ein Meeting? Welches Budget steht insgesamt für Meetings zur Verfügung? Kalkulieren Sie, wie viel Kosten für ein einzelnes Meeting vertretbar sind, ohne weitere wichtige Planungen und Projekte zu beeinträchtigen. 

Beides Meeting-Formate haben ihre Vorzüge: Erstellen Sie von Fall zu Fall eine Kosten-Nutzen-Analyse. 

Als grobe Faustformel: 

Nutzen Sie Online-Meetings, für Termine mit niedriger Wichtiger, aber hoher Dringlichkeit, bei denen der Austausch von Sachinformationen – im Idealfall unter sich vertrauten Menschen im Vordergrund steht. 

Nutzen Sie Präsenzmeetings für Termine mit niedriger Dringlichkeit, aber hoher Wichtigkeit. Insbesondere dann, wenn Beziehungsarbeit für den Erfolg des Termins entscheidend ist und/oder das Gespräch mit Personen stattfindet, die bisher noch wenig Vertrauen zueinander aufgebaut haben. Kurz: Wenn es unternehmerische darauf ankommt, liegen Präsenzmeetings auch in Zukunft vorn.