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Verpflegungsmehraufwand 2023 – Die aktuellen Pauschalen auf einen Blick

Ab Januar 2023 gelten in einigen Ländern neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und geschäftliche Übernachtungen. Damit gewinnt das Thema Reisekostenpauschalen für Geschäftsreisende wieder an Bedeutung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Änderungen nun gelten und wie sich die Pauschalbeträge im jeweiligen Reiseland verändert haben.
Verpflegungsmehraufwand 2023 – Die aktuellen Pauschalen auf einen Blick

Für 2023 rechnen Experten nach den pandemiebedingten Einschränkungen der Vorjahre wieder mit einem erhöhten Reisevolumen bei Geschäftsreisen. Dem Deutscher Reiseverband (DRV) zufolge verzichten nur noch 3 Prozent der Fach- und Führungskräfte aufgrund von Corona auf anstehende Businesstrips.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Grundsätzlich gilt: Mitarbeiter, die im Rahmen einer geschäftlichen oder dienstlichen Tätigkeit reisen, haben Anspruch auf Leistungen zur Deckung der Verpflegungskosten. Pauschalbeträge für zusätzliche Verpflegungskosten werden allgemein als Reisekostenpauschale bezeichnet. Sie dienen zum Ausgleich der Verpflegungskosten auf Dienstreisen. Da die anfallenden Verpflegungskosten in der Regel höher sind als bei einer Verpflegung zu Hause, werden die Pauschalen an die Lebenshaltungskosten im jeweiligen Zielland angepasst.

Verpflegungsmehraufwand ab 2023 innerhalb Deutschlands

Beim Verpflegungsmehraufwand wird grundsätzlich nach zwei Pauschalen unterschieden. Im Falle einer Geschäftsreise zwischen 8 und 24 Stunden, wird die kleine Pauschale angewendet. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden fällt die große Pauschale an. Für jeden Kalendertag der Dienstreise ist dabei ein Ausgleich fällig. Für An- und Abreisetag gilt grundsätzlich die kleine Pauschale.

Das am 20.12.2022 beschlossene Jahressteuergesetz sieht für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands keine Erhöhung vor. Damit bleiben die seit 2021 festgelegten Pauschalen für Dienstreisen weiterhin gültig:

Kleine Pauschale – für Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden – 14 Euro

Große Pauschale – für Dienstreisen ab 24 Stunden – 28 Euro

Tag der An- und Abreise – 14 Euro

Bei Abwesenheiten von weniger als 8 Stunden steht keine Pauschale zu.

Beispiel: Berechnung des Verpflegungsmehraufwands

Für eine dreitägige Dienstreise innerhalb Deutschlands können folgende Pauschalen geltend gemacht werden:

Tag 1 – Anreisetag: 14 € (kleine Pauschale)

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 28 € (große Pauschale)

Tag 3 – Rückreisetag: 14 € (kleine Pauschale)

Für die dreitätige Geschäftsreise werden demnach insgesamt 56 Euro steuerfrei erstattet (14€ + 28€ + 14€).

Für Dienstreisen außerhalb Deutschlands ist eine individuelle Berechnung basierend auf den festgelegten Pauschalen des Ziellands notwendig. Im Falle einer dreitätigen Geschäftsreise in die Niederlande, gelten zum Beispiel folgende Pauschalen:

Tag 1 – Anreisetag: 32 € (kleine Pauschale)

Tag 2 – Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 47 € (große Pauschale)

Tag 3 – Rückreise: 32 € (kleine Pauschale)

Für die dreitätige Auslandsgeschäftsreise werden demnach insgesamt 111 Euro steuerfrei erstattet (32€ + 47€ + 32€). Die vollständige Tabelle mit den geltenden Pauschalen pro Zielland finden Sie am Ende dieses Beitrags.

Die Anwendung der Übernachtungspauschale

Zusätzlich zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands dürfen im Zuge einer Arbeitgebererstattung Übernachtungspauschalen zur Anwendung kommen. Bei geschäftlichen Übernachtungen dürfen dabei allerdings keine Pauschalbeträge angesetzt werden. Stattdessen werden die tatsächlich entstandenen Kosten (z.B. für Hotelübernachtungen) ohne Verpflegung berücksichtigt.

Der Arbeitgeber hingegen hat die Wahl entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die jeweiligen Pauschalen des Reiselands anzusetzen. Entscheidet man sich für die tatsächlich entstandenen Kosten, ist der Nachweis über die Höhe der Kosten in Form einer Rechnung notwendig. Hierbei gilt: Die ausländische Vorsteuer zählt ebenfalls zu den Kosten und darf nicht abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwand steuerlich ansetzen

Auf der Arbeitgeberseite sind die Mehrkosten für Verpflegung auf Dienstreisen steuerfrei, jedoch nur bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalsätze. Wird der Verpflegungsmehraufwand hingegen nicht vom Arbeitgeber erstattet, haben Geschäftsreisende die Möglichkeit, die fälligen Pauschalen als Teils der Einkommenssteuererklärung in Form von Werbungskosten anzusetzen.

In diesen Fällen wird der Pauschalsatz gekürzt

Nicht immer können die geltenden Pauschalbeträge vom Dienstreisenden vollständig angesetzt werden. Werden einzelne Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt bzw. die Kosten getragen, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden. Dabei gelten pro Mahlzeit folgende Prozentsätze gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EstG:

Frühstück: 20 % Abzug

Mittagessen: 40 % Abzug

Abendessen: 40 % Abzug

Rechenbeispiel für die Anpassung der Pauschalbeträge:

Im Falle einer geschäftlichen Inlandsreise und dem geltenden Tagessatz von 28 Euro ergibt sich bei der Kürzung um das Frühstück ein Abzug von 5,60 Euro (20%). Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Mittag- oder Abendessen bereit, wird der zu berechnende Tagessatz um jeweils 11,20 Euro (40%) gekürzt. Ein häufiger Fall von fälligen Kürzungen sind beispielsweise Frühstücksleistungen als Teil einer Hotelübernachtung.

Weitere Informationen und typische Beispiele zur Optimierung Ihrer Reisekostenabrechnung finden Sie in unserem kostenlosen Guide rund um das Thema Reisekostenabrechnung.

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Übersicht der geltenden Pauschalbeträge ab 1. Januar 2023

Am 23. November 2022 hat das Bundesministerium für Finanzen die angepassten Pauschalen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 2023 bekannt gemacht. Dabei wurden die geltenden Pauschalsätze für einige Länder angepasst (z.B. Belgien, Dänemark, Frankreich).

Verpflegungsmehraufwand 2023 Übersicht Ausland – Europa:

(Länder der EU sind fett hervorgehoben)

 Kleine PauschaleGroße PauschaleÜbernachtungspauschale
Albanien1827112
Andorra284191
Belgien4059141
Bosnien und Herzegowina162375
Bulgarien1522115
Dänemark5075183
Estland202985
Finnland3350136
Frankreich (Paris + Depart. 77, 78, 91-95)3958159
Frankreich (Rest)3653105
Griechenland (Athen)2740139
Griechenland (Rest)2436150
Großbritannien (London)4466163
Großbritannien (Rest) + Nordirland355299
Irland3958129
Island4162187
Italien (Mailand)3045158
Italien (Rom)2740135
Italien (Rest)2740135
Kasachstan3045111
Kosovo162471
Kroatien2435107
Lettland243576
Liechtenstein3756190
Litauen1726109
Luxemburg4263139
Malta3146114
Nordmazedonien182789
Moldau (Republik)172673
Monaco3552187
Montenegro213285
Niederlande3247122
Norwegen5380182
Österreich2740108
Polen (Breslau)2233117
Polen (Danzig)203084
Polen (Krakau)182786
Polen (Warschau)2029109
Polen (Rest)202960
Portugal2132111
Rumänien (Bukarest)213292
Rumänien (Rest)182789
Russland (Jekatarinburg)192884
Russland (Moskau)2030110
Russland (St. Petersburg)1726114
Russland (Rest)162458
San Marino233479
Schweden4466140
Schweiz (Genf)4466186
Schweiz (Rest)4364180
Serbien182797
Slowakische Republik2233121
Slowenien2538126
Spanien (Barcelona)2334118
Spanien (Kanarische Inseln)2740115
Spanien (Madrid)2740118
Spanien (Palma de Mallorca)2435121
Spanien (Rest)2334115
Tschechische Republik213277
Türkei (Istanbul)1726120
Türkei (Izmir)202955
Türkei (Rest)121795
Ukraine172698
Ungarn213285
Vatikanstaat3552160
Weißrussland132098

Verpflegungsmehraufwand 2023 Übersicht Ausland – Außereuropäische Länder:

 Kleine PauschaleGroße PauschaleÜbernachtungspauschale
Albanien1827112
Afghanistan203095
Ägypten3350112
Äthiopien2639130
Äquatorialguinea2436166
Algerien3247120
Angola3552299
Argentinien2435113
Armenien162459
Aserbaidschan294488
Australien (Canberra)3451158
Australien (Sydney)4568184
Australien (Rest)3451158
Bahrain3248153
Bangladesch3350165
Barbados3552165
Benin3552115
Bolivien203093
Botsuana3146176
Brasilien (Brasilia)3857127
Brasilien (Rio de Janeiro)3857145
Brasilien (Sao Paulo)3653132
Brasilien (Rest)345184
Brunei3552106
Burkina Faso2538174
Burundi2436138
Chile2944154
China (Chengdu)2841131
China (Hongkong)4974145
China (Kanton)2436150
China (Peking)2030185
China (Shanghai)3958217
China (Rest)3248112
Costa Rica324793
Côte d’Ivoire4059166
Dominikanische Republik3045147
Dschibuti4465305
Ecuador1827103
El Salvador4465161
Eritrea335091
Fidschi233469
Gabun3552183
Gambia2740161
Georgien243588
Ghana3146148
Guatemala233490
Guinea3146118
Guinea-Bissau2132113
Haiti3958130
Honduras3857198
Indien (Bangalore)2842155
Indien (Chennai)213285
Indien (Kalkutta)2435145
Indien (Mumbai)3350146
Indien (Neu Delhi)2538185
Indien (Rest)213285
Indonesien2436134
Iran2233196
Israel4466190
Jamaika3857138
Japan (Tokio)4466233
Japan (Rest)3552190
Jemen162495
Jordanien3857134
Kambodscha253894
Kamerun3350180
Kanada (Ottawa)3247142
Kanada (Toronto)3451161
Kanada (Vancouver)3350140
Kanada (Rest)3247134
Kap Verde2030105
Katar3756149
Kenia3451219
Kirgisistan182774
Kolumbien3146115
Kongo (Republik)4162215
Kongo (Demokratische Republik)4770190
Korea (Demokratische Volksrepublik)192892
Korea (Republik)3248108
Kuba3146228
Kuwait3756241
Laos223396
Lesotho1928104
Libanon4059123
Libyen4263135
Madagaskar233487
Malawi2841109
Malaysia243686
Malediven3552170
Mali2538120
Marokko2842129
Marshall Inseln4263102
Mauretanien243586
Mauritius3654220
Mexiko3248177
Mongolei182792
Mosambik2538146
Myanmar2435155
Namibia2030112
Nepal2436126
Neuseeland3756153
Nicaragua3146105
Niger2842131
Nigeria3146182
Oman4364141
Pakistan (Islamabad)1623238
Pakistan (Rest)2334122
Palau3451179
Panama284182
Papua-Neuguinea4059159
Paraguay2538108
Peru2334143
Philippinen2030107
Ruanda2944117
Sambia2538105
Samoa2639105
São Tomé (Príncipe)324780
Saudi-Arabien (Djidda)3857181
Saudi-Arabien (Riad)3756186
Saudi-Arabien (Rest)3756181
Senegal2842190
Sierra Leone3248161
Simbabwe3045140
Singapur3654197
Sri Lanka2842100
Sudan2233195
Südafrika (Kapstadt)2233130
Südafrika (Johannesburg)2436129
Südafrika (Rest)2029109
Südsudan2334150
Syrien2538140
Tadschikistan1827118
Taiwan3146143
Tansania294497
Thailand2538110
Togo2639118
Tonga263994
Trinidad + Tobago3045177
Tschad4364163
Tunesien2740115
Turkmenistan2233108
Uganda2841143
Uruguay324890
USA (Atlanta)5277182
USA (Boston)4263333
USA (Chicago)4465233
USA (Houston)4162204
USA (Los Angeles)4364262
USA (Miami)4465256
USA (New York City)4466308
USA (San Francisco)4059327
USA (Washington D.C.)4466203
USA (Rest)4059182
Usbekistan2334104
Venezuela3045127
Vereinigte Arabische Emirate4465156
Vietnam284186
Zentralafrikanische Republik314674
Zypern3045116

Wie Sie mit geeigneten Tools Ihre Abrechnung vereinfachen

Die manuelle Erfassung und Abrechnung der Verpflegungsmehraufwände kann viel Zeit und Aufwand bedeuten. Mit geeigneten Reisekostentools können Sie die gesetzlich geltenden Kilometer-Pauschalen, Verpflegungsmehraufwände sowie individuelle Anpassungen Ihres Unternehmens hinterlegen.

Spesenmanagement in einer All-in-One Dienstreise-App

Die einfachste Handhabung von Spesenabrechnungen und Verpflegungsmehraufwand gelingt mit einer Dienstreise-App auch von unterwegs aus. Sobald alle notwendigen Reisedaten im Profil des reisenden Mitarbeiters hinterlegt sind, wird der Verpflegungsaufwand und die Spesenabrechnung direkt berechnet. So gelingt die Reisekostenabrechnung digital, vollautomatisch und fehlerfrei.

Quellen:
(1) Report Chefsache Business Travel, Deutscher Reiseverband (DRV), 2022

Bildnachweis:
Unsplash

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