„Dank Lanes & Planes sparen wir 90% unserer Zeit für das Travel Management”

erdbär spart dank Lanes & Planes 90% des Zeitaufwands für das Travel Management. In dieser Customer Story erfahren Sie, wie Erdbär sein Reisemodell auf Eigenverantwortung der Mitarbeiter umgestellt hat, wie so der Reisekostenabrechnungsaufwand auf ein Minimum reduziert wurde und wie die Kostenübernahmen bei Hotels eine Menge Arbeit erspart.

Die B Corporation erdbär ist ein junges deutsches Unternehmen mit der Mission, gesundes Essen für Kinder spaßig zu machen. Zur Markenfamilie des Berliner Start-ups zählen unter anderem die Freche Freunde Bio-Snacks.

Das erdbär-Team ist durch den Vertrieb viel unterwegs.

Wir haben mit Nicole, Recruiter & Office Manager bei erdbär, und Rimma, Buchhalterin bei erdbär, gesprochen, um mehr darüber zu erfahren, wie sie Lanes & Planes nutzen und welche Vorteile sich daraus für sie ergeben. 

Nicole kümmert sich in ihrer Firma um diverse Projekte und Prozesse und in diesem Zusammenhang auch um das Reisemanagement. Rimma kümmert sich um den Bereich Finance. Mit dem raschen Wachstum von erdbär fielen Nicole und Rimma zunehmend das ineffiziente Travel Management und das damit verbundene Chaos auf. Zeitaufwand aber vor allem auch die Frustration innerhalb der Buchhaltung waren kaum mehr zu stemmen. Bei einem Reisebudget von 100.000 € pro Jahr war die aufwändige, monatliche Rechnungssuche bei erdbär nicht mehr zu tragen. 

Um das Chaos wieder in den Griff zu bekommen, machte sich das Team auf die Suche nach einer passenden Lösung. Nach dem Vergleich von mehreren Anbietern wurde schnell klar, dass Lanes & Planes für erdbär die beste Lösung sei, so Nicole und Rimma.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für Lanes & Planes war die Rundum-Lösung: Angefangen von der Buchhaltung, über die Möglichkeit zur Kostenübernahme bei Hotels, bis hin zur Kompatibilität der Reisekostenabrechnung mit dem firmeneigenen Buchhaltungssystem. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis hat zu der Entscheidung für Lanes & Planes beigetragen.

Vorheriges Reisemodell

Vor Lanes & Planes haben die 80 Mitarbeiter bei erdbär ihre Reiseanforderungen per E-Mail an die für das Reisemanagement zuständige Kollegin geschickt. Diese hat dann mit der Firmenkreditkarte über die üblichen Plattformen wie Booking.com, DB, etc. die Reisen für alle ihre Kollegen gebucht – ein riesiger Aufwand bei so vielen Mitarbeitern!

Die Mitarbeiter versäumten es zudem oft, ihre Rechnungen einzureichen, was zu großen Problemen in der Buchhaltung führte.

Am Monatsende kamen dann die Kreditkartenabrechnungen an und damit ging die Suchaktion nach fehlenden Rechnungen los. Anschließend musste Nicole jeweils ein bis zwei Tage Hotels anschreiben und diese um vermisste Belege bitten – dass, das nicht sehr angenehm ist, kann man sich vorstellen.

Chaos beseitigt, dank digitaler Reisekostenabrechnung

Der Außendienst von erbär fotografiert nun seine Belege ganz einfach über die App und lädt diese dann mit wenig Mühe ins System hoch. Damit die Mitarbeiter durch diesen Vorgang nicht zu oft unterbrochen werden, hat erbär das System eingeführt, dass sich die Mitarbeiter jeweils am Ende der Woche eine Stunde lang Zeit für ihre Reisekostenabrechnung nehmen.

Besonders die Buchhaltung von erbär schätzt Lanes & Planes, da ihr die Rechnungssuche nun endgültig erspart bleibt.

erdbär hat anfangs zusammen mit dem Customer Support von Lanes & Planes viel Zeit investiert, um die Mitarbeiter umzuschulen und dafür zu sorgen, dass das Onboarding reibungslos verläuft. Die Umstellung war innerhalb von sechs bis acht Wochen ohne Probleme erfolgt, so Nicole und Rimma. 

Jetziges Reisemodell  

Mittlerweile haben alle Mitarbeiter ihr eigenes Profil innerhalb des Tools, welches auch mit vorgegebenen Reiserichtlinien zusammenhängt. So können sie ihre Reisen problemlos und selbstständig buchen. Die Buchhaltung hat somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und muss keine Ratespiel mehr spielen. 

Die Mitarbeiter von erdbär schätzen Lanes & Planes sehr. Die Außendienstler können nun eigenverantwortlich buchen und sind somit nicht mehr von anderen abhängig. Gerade in Fällen, in denen z.B. Termine verschoben werden, kann man sich vorstellen, wie viel einfacher der Prozess nun ist. 

Kostenübernahme bei Hotels  

Durch die Kostenübernahme von Lanes & Planes bei Hotels ist auch dieser Punkt für die Mitarbeiter viel einfacher geworden. Sie können nun beim Check-in einfach ihre digitalen Kostenübernahmen vorzeigen und müssen nicht mehr, wie so oft passiert, das Hotel aus eigener Tasche bezahlen, weil irgendwas schiefgegangen war. Somit fällt auch das rückwirkende Deklarieren der Reisekosten und das Warten auf die Vergütung weg. 

90% Zeitersparnis 

Nicole und Rimma sparen durch Lanes & Planes 20 Stunden pro Woche! 

Durch die gewonnene Zeit können Sie nun andere, wichtige Prozesse vorantreiben.  

Am Ende des Monats setzt sich das Team noch mal mit der Buchhaltung zusammen, um zu kontrollieren, ob alle Buchungen und Eintragungen korrekt sind.

Die 20 Stunden, die die beiden vorher wöchentlich mit Travel Management verbracht haben, wurden durch die Umstellung eigenverantwortlich auf die Mitarbeiter verteilt.
Im Schnitt, so schätzt Nicole, verbringen die Mitarbeiter mit der Buchung ihrer Reise lediglich 15 Minuten.