Corporate Travel Managers: Zukunftsjob für analytische Reiseenthusiasten

Businessreisen sterben aus? Von wegen. Trotz digitaler Begegnungen sind in vielen Branchen persönliche Begegnungen für den Geschäftserfolg so wichtig wie nie. Und je internationaler die Reisen, je komplexer die Organisationsstrukturen und je intensiver der Wettbewerb, desto wichtiger ist die Rolle des Corporate Travel Managers. 

Wir zeigen, wie sich Aufgaben verändert haben, wohin sich das Berufsbild entwickelt und wie Unternehmen ihr Travel Management zukunftsfit aufstellen können.

In vielen Unternehmen kümmern sich immer noch Angestellte der Personalabteilung neben ihren eigentlichen Aufgaben um die Buchung von Geschäftsreisen und die Anliegen reisender Kollegen. Größere Unternehmen und solche mit hohem Reiseaufkommen erkennen aber zunehmend, dass es sich lohnt, ein professionelles Travelmanagement zu etablieren und die Rolle des Corporate Travel Managers oder Reisemanagers einzuführen. 

Warum? Reisekosten sind in vielen Organisationen die zweitgrößte Kostenstelle nach Löhnen und Gehältern. Geschäftsreisen können sich jedoch auch negativ auf die Nachhaltigkeitsbilanz eines Unternehmens auswirken und sind prädestiniert für Compliance-Verstöße. Ein Travel Manager kann Strukturen und Systeme schaffen, um all diese Faktoren bestmöglich zu managen. Er schafft Kosteneffizienz, Nachhaltigkeit und Transparenz.

Das Berufsbild des Corporate Travel Managers ist in Deutschland noch relativ jung. Mittlerweile gibt es aber ein breites Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebot. Neben Studiengängen in Travel Management an Hochschulen können Interessierte auch IHK-zertifizierte Ausbildungen im Geschäftsreisemanagement absolvieren. 

Grundsätzlich steht die Karriere als Corporate Travel Manager auch Quereinsteigern offen: Hilfreich ist eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise bringen die Kandidaten Erfahrungen in der Tourismusbranche mit.Das durchschnittliche Gehalt eines Travel Managers liegt laut Gehalt.de bei rund 53.000 Euro im Jahr. Kununu nennt einen Durchschnittswert von 44.400 Euro. Bei mehr als zehn Jahren Berufserfahrung seien für Männer durchschnittlich rund 62.000 Euro und für Frauen rund 49.000 Euro Jahresgehalt erreichbar.

Die Rolle eines Corporate Travel Managers oder Reisemanagers hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Früher waren Reisemanager hauptsächlich für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen zuständig. Das Ziel: Kosteneffizienz. Heute übernehmen sie mehr strategische Verantwortung: Travel Manager sind Gestalter einer nachhaltigen, sicheren und effizienten Reisekultur in ihrer Organisation. 

Corporate Travel Manager stehen vor einer komplexen Aufgabe: Sie müssen Kostenoptimierung, Reisesicherheit und Zufriedenheit der Angestellten in Balance bringen, um so den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu sichern und zu fördern. 

Welche Aufgaben in den Arbeitsbereich eines Travel Managers fallen, hängt von der Unternehmensorganisation ab. Einige Verantwortlichkeiten bilden jedoch den Kern des Jobprofils:  

Entwicklung und Umsetzung der Reisepolitik

Eine Kernaufgabe im Travel Management: Reiserichtlinien erstellen, die Mitarbeitenden eine klare Orientierung geben, welche Rahmenbedingungen für Buchungen von Reisen und Erstattungen von Reisekosten gelten. Sie finden meist Informationen zu Buchungs- oder Spesenabrechnungssoftware und Verhaltenshinweise für Notfälle. Eine gute Reiserichtlinie minimiert Missverständnisse und entlastet den Travel Manager. 

Buchung und Reiseplanung

Reisemanager kümmern sich auch heute noch um die Buchung von Reisen, zum Beispiel über ein B2B-Reisebüro oder über Online-Plattformen, wenn Angestellte dies nicht selbst übernehmen. Teilweise gehört auch die Organisation von Transporten und die Koordination von Zeitplänen zu ihrer Aufgabe.

Sicherheits- und Krisenmanagement

Corporate Travel Manager sind erste Ansprechpartner für Reisende, wenn diese unterwegs mit unvorhergesehenen Ereignissen konfrontiert sind – zum Beispiel ihre Sicherheit vor Ort gefährdet ist, sie vorzeitig abreisen oder ihre Unterkunft wechseln müssen. 

Kostenkontrolle und Budgetverwaltung

Halten sich Angestellte an die vereinbarten Kostengrenzen? Travel Manager kontrollieren die Reiseausgaben (Unterkünfte und Spesen) müssen sicherstellen, dass die Kosten im vereinbarten Budget bleiben. 

Analyse und Berichterstattung

Nicht nur die Kosten fließen in die Analyse des Reisegeschehens ein. Travel Manager monitoren auch Nachhaltigkeitsaspekte, Reisepräferenzen der Angestellten und den Return on Invest von Geschäftsreisen, um Handlungsempfehlungen und Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.

Nachhaltigkeitsinitiativen

Da Geschäftsreisen einen massiven Einfluss auf die Nachhaltigkeitsbilanz haben, nimmt die Förderung umweltfreundlicher Reiseoptionen einen immer größeren Raum im Travel Management ein. Neben der Anpassung von Reiserichtlinien geht es vor allem um die Sensibilisierung von Mitarbeitenden und die Auswahl geeigneter Reisepartner.

Schulung und Support von Mitarbeitenden 

Damit Angestellte souverän mit neuen Buchungstools umgehen und ihre Spesenabrechnung auch mobil oder digital korrekt einreichen, bieten Travel Manager Schulungen an. Bei einfachen Anwenderfragen stehen sie häufig auch als erster Support-Ansprechpartner zur Seite. 

Welche Rolle spielt Technologie im Job des Travel Managers? 

Die Anforderungen an Corporate Travel Manager sind in den vergangenen Jahren massiv gestiegen, doch es gibt auch immer mehr digitale Unterstützung, mit die Aufgaben effizienter und teils automatisiert zu bewältigen. 

SaaS-Plattformen zur Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung haben den Markt erobert und aufwändige manuelle Prozesse abgelöst. Allerdings bieten die meisten Anwendungen nur punktuelle Unterstützung: Sie streamlinen entweder den Buchungsprozess, die Spesenabrechnung oder die Kostenauswertung.

Lanes & Planes ist die erste End-to-End-Travelmanagement-Lösung, mit der Reisemanager den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Datenanalyse über ein System abbilden können: Selbstbuchung durch Mitarbeitende, Beratung durch Tourismusfachleute und mobile Echtzeit-Infos zur Reise inklusive. Somit sparen Unternehmen Kosten von bis zu 30 Prozent.  

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Bereits jetzt erleichtern erste KI-Features die Reiseorganisation. In Zukunft werden künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen fester Bestandteil von Reisemanagement-Anwendungen sein. In Sekunden könnten Nutzer sich von ihrer App dann personalisierte Reisepläne erstellen lassen, die optimal auf ihre Präferenzen zugeschnitten sind und die Corporate Reiserichtlinien verlässlich einhalten. Bei Verspätungen könnte ein KI-Assistent in Travel Management Apps automatisiert eine neue Reiseroute vorschlagen und Umbuchungen vornehmen.

Corporate Travel Manager ist ein Beruf mit wachsender Bedeutung und einer vielversprechenden Zukunft. Zwar hatte die Corona-Pandemie zu einem zwischenzeitlichen Einbruch des Reiseaufkommens geführt, doch mittlerweile hat sich das Reisegeschehen wieder erholt und es ist klar: Digitale Begegnungen werden Geschäftsreisen nicht ersetzen. In einer Studie von Harvard Business Review von 2023 sagten 88 % der befragten Manager, dass persönliche Begegnungen entscheidend sind, um gute Beziehungen zwischen Kollegen zu fördern. 

Die Rolle des Travel Managers wird sich allerdings weiter verändern. In Zukunft rückt die strategische Arbeit noch mehr in den Fokus. Reisemanager brauchen starke analytische und digitale Kompetenzen, um Datenanalysen auszuführen und Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Angestellte werden einen Großteil der operativen Arbeit wie Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen mithilfe von KI-gestützten Tools selbst übernehmen.