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Warum Fürsorgepflicht auf Dienstreisen so wichtig ist

Schickt ein Unternehmen seine Mitarbeiter auf Reisen, hat es dafür Sorge zu tragen, dass die Sicherheit und die Gesundheit des Reisenden bis zu seiner Rückkehr und auch darüber hinaus gewährleistet ist. Dazu sind seitens des Unternehmens bereits im Vorfeld alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen.
Warum Fürsorgepflicht auf Dienstreisen so wichtig ist

Die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen beginnt dabei nicht etwa erst mit Reisebeginn, sondern bereits viel früher. Ab dem Entschluss zur Dienstreise ist das Unternehmen verpflichtet für den Schutz und die Sicherheit seiner reisenden Mitarbeiter zu sorgen, das schließt auch deren Gesundheit mit ein.

Viele Unternehmen vernachlässigen die Fürsorgepflicht und handeln daher grob fahrlässig, wenn sie die Gesetzesvorgaben nicht einhalten. Leider sind sie sich dessen oft nicht bewusst. Doch Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Werden die Gesetze und Vorschriften zur Fürsorgepflicht missachtet, drohen hohe Strafen.

Was bedeutet Fürsorgepflicht?

Bei der Fürsorgepflicht handelt es sich um gesetzlich geregelte Maßnahmen, die der Arbeitgeber treffen muss, um seinen Mitarbeitern den notwendigen Schutz vor Gefahren für Leib, Seele und Gesundheit zu gewährleisten. Dies beinhaltet sowohl die Arbeitssicherheit als auch den Mutterschutz und Arbeitsplatzbestimmungen.

Wo ist die Fürsorgepflicht geregelt

Die Fürsorgepflicht ist als Teil der Pflichten in einem aufrechten Arbeitsverhältnis zu sehen und ist in den Gesetzbüchern der jeweiligen Länder festgehalten.

In Deutschland finden sich die Vorschriften, die sich aus der Fürsorgepflicht ergeben im Bundesgesetzbuch unter §§ 617 bis 619. Weitere Unterpunkte und Ergänzungen sind in den Gesetzestexten der einzelnen Sparten zu finden.

Auch in Österreich hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber, eine Fürsorgepflicht. Die Vorschriften und Verordnungen sind im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch unter § 1157 nachzulesen. Schutz und Fürsorge gegenüber dem Arbeitnehmer sind in der Schweiz im Obligationenrecht Artikel 328  geregelt.

Was beinhaltet die Fürsorgepflicht?

Die einzelnen Punkte der Fürsorgepflicht für den Arbeitgeber sind sehr umfangreich und in seinen Einzelheiten mit sämtlichen ableitbaren Schutzpflichten in verschiedenen Gesetzbüchern und Zusätzen geregelt.

Im Allgemeinen sieht die Fürsorgepflicht vor, dass der Dienstgeber alle notwendigen Vorkehrungen trifft, um seine Mitarbeiter vor Gefahren zu schützen. So hat er unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Er muss auch präventive Maßnahmen setzen, um seine Mitarbeiter vor drohenden Gefahren zu bewahren, etwa das Zurverfügungstellen von adäquater Schutzkleidung bei Schweißarbeiten, einen ergonomischen Arbeitsplatz oder auch das Einholen von Informationen über den Zielort bei einer bevorstehenden Geschäftsreise.

Die Fürsorgepflicht auf Dienstreisen

Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen beginnt bereits vor der Reise, dauert während der Reise an und geht noch über die Rückkehr hinaus.

So muss der Arbeitgeber etwa sicherstellen, dass der Mitarbeiter psychisch sowie physisch zu der Reise in der Lage ist. Die medizinische Versorgung auf westlichem Standard muss gewährleistet sein und bei der Reise in Risikogebiete sind geeignete Sicherheitstrainings vorgeschrieben. Auch für die laufende Information des Reisenden über aktuelle Geschehnisse am Reiseort muss gesorgt sein.

Firmeninterne Reiserichtlinien geben dem Mitarbeiter klare Vorgaben und eine Struktur, wodurch er auch im Notfall weiß, wie er agieren soll und an wen er sich wenden kann.

Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen: Worum sich Unternehmen kümmern sollten

Jedes Land hat die Fürsorgepflicht für Unternehmen gesetzlich geregelt. Neben allgemeinen Vorgaben zur Sicherheit der Mitarbeiter sind auch die grundlegenden Punkte, die das Unternehmen in Bezug auf Geschäftsreisen zu beachten hat, klar definiert.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die das Unternehmen zur Sicherheit der Mitarbeiter in Bezug auf die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen erfüllen muss.

Informationen über das Reiseziel sammeln

Noch vor Reiseantritt empfiehlt es sich, alle wichtigen Informationen über das Reiseziel zu sammeln, um etwaige Risiken besser einschätzen zu können. Dazu zählt das Klima, Details zur Kultur und die derzeitige politische Situation. Natürlich dürfen auch Reisebeschränkungen und die Gesundheitslage am Zielort nicht außer Acht gelassen werden. Reise- und Sicherheitsbeschränkungen können beim Auswärtigen Amt nachgelesen werden.  

Mitarbeiter informieren

Anschließend muss der Mitarbeiter über entsprechende Länderinformationen und auch mögliche Gefahren informiert werden. Auch während der Reise ist der Arbeitnehmer über das aktuelle Geschehen vor Ort am Laufenden zu halten.

Führt die Reise in ein sicheres Gebiet, der Weg dorthin jedoch über ein politisch oder gesundheitlich instabiles Gebiet, müssen auch hier Vorkehrungen für einen reibungslosen und sicheren Reiseverlauf getroffen werden.

Eignung des Mitarbeiters für die Geschäftsreise

Auch gilt es den aktuellen Gesundheitszustand des Mitarbeiters zu beachten. Ist er zum Reiseantritt gesund oder benötigt er bestimmte Medikamente? Zudem sollten eventuell notwendige Impfungen recherchiert und zeitgerecht organisiert werden.

Reiseversicherung

Um im Notfall versorgt zu sein, benötigt der Reisende im Zielland eine ausreichende Versicherung. Diese ist vom Unternehmen abzuschließen und alle diesbezüglichen Informationen dem Mitarbeiter auszuhändigen. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle möglichen Risiken abgedeckt und die Haftungssumme dem Risiko entsprechend vereinbart wurde. Für Unternehmen gibt es spezielle Business-Travel-Versicherungen, die alle notwendigen Punkte abdecken und für die nötige Absicherung sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer sorgen.

Notwendige Unterlagen zusammentragen

Desweiteren müssen alle notwendigen Unterlagen gesammelt und dem Reisenden zur Verfügung gestellt werden. Dazu zählen der Ausweis und Reisepass, der Führerschein (internationaler Führerschein), das Visum und wenn nötig der Impfpass mit den erforderlichen Impfungen. Auch die Versicherungsunterlagen, Reisetickets, Hotelbuchungen sowie die Firmenkreditkarte dürfen nicht fehlen. Eine Travel Management Software kann Ihnen dabei helfen, wichtige Reisedokumente, wie Zug- und Flugtickets sowie Hotelvoucher  in einem einzigen Tool Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen

Erreichbarkeit und Kommunikation sicherstellen

Zudem müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Kommunikation mit dem Reisenden sicherzustellen. Firmenhandy, Laptop und eine Telefon- und Internetverbindung vor Ort sind gängige Hilfsmittel, um in Verbindung zu bleiben. Um dem Reisenden im Notfall immer einen Ansprechpartner zur Verfügung stellen zu können und als Unternehmen erreichbar zu sein, empfiehlt sich eine Hotline über die Hilfe angefordert werden kann. Meist können Arbeitgeber dies nicht selbst bewerkstelligen. In diesem Fall bietet sich der Dienst eines Travel Managers oder eines Reisemanagementsystems an, welches alle notwendigen Anforderungen beinhaltet.

Travel Risk Management – Auf Notfälle vorbereiten

Tritt tatsächlich ein Notfall ein, sollten Unternehmen vorbereitet sein und schnell entscheiden können. Besonders in prekären Situationen ist eine rasche Hilfestellung unabdingbar. Mit einem Travel Risk Management kann das Vorgehen in bestimmten Szenarien bereits im Vorfeld definiert werden und somit eine rasche Reaktion ermöglicht werden. Hierin wird festgehalten, welche Personen die Befugnis haben Entscheidungen zu treffen, ohne Rücksprache zu halten.

Zudem muss auch der entsandte Mitarbeiter für Not- und Krisensituationen informiert und geschult werden, damit er weiß an wen er sich wenden kann und wie er zu agieren hat.

Travel Management System und Travel Tracker

Besonders bei Reisen in Krisengebiete oder Risikoländern, aber auch auf normalen Geschäftsreisen muss die Firma den Aufenthaltsort des Mitarbeiters kennen, um ihm im Notfall die notwendige Unterstützung bieten zu können. Travel Tracker, meist über GPS, machen eine Lokalisierung möglich und bieten sowohl dem Reisenden als auch dem Unternehmen Sicherheit. Da dies keine gesetzliche geregelte Vorgehensweise darstellt, muss der Mitarbeiter dem Einsatz dieser Technik zustimmen. Doch auch die Buchung über ein Travel Management System oder über einen Travel Management Anbieter kann die Reise für das Unternehmen nachvollziehbar machen und über den aktuellen Aufenthaltsort des Mitarbeiters informieren. Lanes & Planes bietet Unternehmen die Möglichkeit über eine interaktive Karte die Reisedestination ihrer Reisenden nachzuverfolgen. Die Karte beinhaltet auch Reisewarnungen des Auswärtigen Amts.

Notfallnummern und Notfallkarten

Jeder Mitarbeiter sollte die wichtigsten Notfallnummern immer mit sich führen. Neben dem Einspeichern im Handy haben sich auch folierte Notfallkarten bewährt, die die wichtigsten Informationen des Reisenden wie Name, Blutgruppe und Notfallkontakte beinhalten.

Aktuelle Infos via Travel Alert

Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet seine reisenden Mitarbeiter über etwaige Gefahren, politische und gesundheitliche Einschränkungen und Risiken während der Reise stets informiert zu halten. Dies kann entweder über SMS-Warnungen oder mit Meldungen über ein Travel Management System mit Push-up Benachrichtigungen erfolgen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter wichtige Informationen und Änderungen rasch und zeitgerecht erhält.

Fürsorgepflicht vs. Treuepflicht

Doch nicht nur der Arbeitgeber hat Pflichten zu erfüllen, auch der Arbeitnehmer steht in der Treuepflicht seinem Dienstgeber gegenüber. Das bedeutet, dass der Dienstnehmer nicht grob fahrlässig handeln und dabei sich und das Unternehmen schädigen darf. So muss auch der Arbeitnehmer die Interessen des Betriebes wahren, diese bestmöglich vertreten und sich selbst nicht unnötig in Gefahr bringen.

Wenn die Fürsorgepflicht verletzt wird

Das Unternehmen ist grundsätzlich dazu verpflichtet sich über die gesetzlichen Vorschriften zur Fürsorgepflicht zu informieren und diese nach bestmöglichem Wissen und Gewissen umzusetzen. Kommt der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen jedoch nicht nach oder erfüllt er diese nur unzureichend muss er im Schadensfall mit einer Klage und empfindlich hohen Schadenersatzansprüchen rechnen.

Neben einer Geltendmachung von Schmerzensgeld über einen hohen Reputationsschaden für das Unternehmen sind auch weitere zivilrechtliche Forderungen seitens des Arbeitnehmers möglich.

Travel Risk Management als Unterstützung zur Einhaltung der Fürsorgepflicht

Wer seine Mitarbeiter auf Reisen schickt, setzt diese damit auch einer großen Bandbreite an Risiken aus, die oft unvorhergesehen eintreten können. Der Aufbau eines Risikomanagements für Geschäftsreisen kann sinnvoll und hilfreich sein, um dem Personal die notwendige Sicherheit zu geben und für Notfälle gewappnet zu sein.

Viele mögliche Gefahren lassen sich bereits im Vorfeld evaluieren und somit auch umgehen oder gar vermeiden, manche Risiken bleiben jedoch auch mit noch so guter Vorbereitung bestehen. Unfälle, der Ausbruch einer Pandemie, Diebstähle, Naturkatastrophen, politische Unruhen, Terrorismus und Streiks sind nur einige davon. Risiken und Gefahrenquellen bestehen auch außerhalb von Krisenregionen und Risikogebieten.

Um Risiken und Gefahren besser einschätzen zu können, müssen detaillierte Informationen über das Reiseland gesammelt und ausgewertet werden. Die Kultur und deren Besonderheiten gehört ebenso durchleuchtet, wie landesspezifische Sitten und Gebräuche. Auch die Infrastruktur, die Möglichkeit der schnellen medizinischen Versorgung und die derzeitige politische Lage gehören zur Evaluierung und Risikoeinschätzung.

Im Notfall die richtigen Entscheidungen zu treffen, kann Leben retten und vor möglichen gesundheitlichen, politischen und gerichtlichen Folgen schützen. Daher sollten bei der Ausarbeitung des Risikomanagements sämtliche Aspekte berücksichtigt und neben der Geschäftsleitung auch das betroffene Personal, Betriebsmediziner und Sicherheitsfachleute zu Rate gezogen werden.

Fürsorgepflicht in Ausnahmesituationen

In Ausnahmesituationen oder im Eintreten von Krisen stellt die Fürsorgepflicht das Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Hier muss der Arbeitgeber verstärkt sich selbst und auch den Mitarbeiter im Krisengebiet über aktuelle Meldungen und Geschehnisse am Laufenden halten. Zur Sicherstellung der Weiterleitung der notwendigen Informationen an den Arbeitnehmer müssen geeignete Kommunikationswege gefunden werden.

Falls möglich sollten Geschäftsreisen abgesagt oder verschoben werden. Ist der Mitarbeiter bei Eintreten einer Ausnahmesituation bereits am Zielort müssen umgehend entsprechende Schutzmaßnahmen gewährleistet werden. Dies kann die sofortige Rückholung, die Organisation von Schutzausrüstung oder wenn nicht anders möglich die Unterbringung an einem sicheren Ort sein.

Wie wirkt sich die Corona-Pandemie auf die Fürsorgepflicht aus

Jede neue Herausforderung bedeutet auch Weiterentwicklung und Anpassung. Die Fürsorgepflicht zeigt an und für sich, die grundlegenden Aufgaben und Pflichten der Unternehmen seinen Mitarbeitern gegenüber auf.

Besonders in Zeiten wie diesen müssen Arbeitgeber zahlreiche Maßnahmen ergreifen, um deren Mitarbeiter zu schützen, dabei dürfen diese jedoch nicht unzumutbar sein. Sprich die Vorkehrungen und Anordnungen müssen sinnvoll und auch zweckdienlich sein. So kann einem Mitarbeiter mit Atemwegserkrankungen keine Maskenpflicht auferlegt werden oder Mitarbeiter aus gefährdeten Personengruppen auf Geschäftsreisen in Risikogebiete geschickt werden.

Unternehmen dürfen jedoch, sofern dies zum Wohl der Mitarbeiter dient, eine generelle Hygieneverordnung festlegen. Zahlreiche Verordnungen durch die Regierung und das Gesundheitsamt zwingen Unternehmer, Arbeitgeber und Selbstständige diese in ihren Betrieben umzusetzen, folglich müssen Richtlinien für Geschäftsreisen überarbeitet und angepasst werden.

Ziel der Überarbeitung von Verhaltensregeln im Unternehmen und auf Dienstreisen ist das Infektionsrisiko so gering wie möglich zu halten und Mitarbeiter zu schützen.

Durch die Corona Pandemie ergeben sich viele Fragen rund um Geschäftsreisen, die es zu klären gilt.

Was, wenn sich ein Mitarbeiter weigert auf Dienstreise zu gehen

Verständlicherweise haben viele Mitarbeiter Bedenken, in Zeiten wie diesen auf Reisen zu gehen und sich womöglich im Ausland mit dem Virus anzustecken. Doch aus Angst eine Geschäftsreise nicht anzutreten oder dem Arbeitsplatz fernzubleiben, ist gleichzusetzen mit einer Arbeitsverweigerung, sofern alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen seitens des Unternehmens getroffen wurden.

In solchen Fällen sollte ein offenes Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter Klärung bringen. Denn die Fürsorgepflicht sieht auch vor, dass das Unternehmen rücksichtsvoll mit seinen Mitarbeitern umgeht und diese nicht zu Leistungen zwingt, die physische oder psychische Schäden verursachen könnten.

Vermeidbare Schäden müssen daher bereits im Vorfeld evaluiert und Maßnahmen zu deren Vermeidung getroffen werden. Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet eventuelle Unterweisungen im richtigen Verhalten zum Schutz der Gesundheit während der Reise zu vermitteln.

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers: Sind Reisen in Risikogebiete zulässig?

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter nur auf Geschäftsreise geschickt werden, wenn dies explizit im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Darüber hinaus muss sich der Arbeitgeber vergewissern, dass die Reise nicht gegen die Fürsorgepflicht verstößt, sprich, der Auslandseinsatz muss auch die Interessen des Arbeitnehmers wahren. So gilt es also abzuwägen, ob sich die betrieblichen Interessen mit denen des Arbeitnehmers decken oder diese zumindest nicht überwiegen.

Besteht eine offizielle Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für das Reiseland dürfen Arbeitnehmer die Dienstreise verweigern. Eine grundlose Verweigerung kann jedoch eine Abmahnung oder die Entlassung zur Folge haben.

Die Reisenotwendigkeit in Risikogebiete muss immer im Einzelfall betrachtet und abgewogen werden. Dabei muss die Fürsorgepflicht des Unternehmens unbedingt beachtet und eingehalten werden.

Blog In Corona Travel Policy 01 11

Bildnachweis:
Pexels/Andrea Piacquadio
Unsplash/Obi Onyeador

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