Blick in die digitale Zukunft des Auslagen Managements und der Reisekostenabrechnung

Das Jahr 2020 hat uns gezeigt, wie schnell sich gewohnte Abläufe ändern können. Wir sind gezwungen, uns im privaten als auch im geschäftlichen Bereich anzupassen.

Geschäftsreisen und persönliche Meetings wurden nahezu unmöglich und mussten notgedrungen durch virtuelle Treffen und Besprechungen abgelöst werden. Arbeitsprozesse mussten optimiert werden und die Digitalisierung hat in vielen Betrieben aus der Not heraus Einzug gefunden.

Doch egal wie die Zukunft aussieht, der Fortschritt im digitalen Bereich bleibt uns erhalten und kann weiter forciert werden.

Auch wenn sich nur schwer Prognosen erstellen lassen, gehen Experten davon aus, dass zukünftig etwa 30 % weniger Geschäftsreisen stattfinden werden. Die aufgrund der Pandemie eingesetzte Beschleunigung der Digitalisierung hingegen wird voraussichtlich weiter voranschreiten und Unternehmen mehr Möglichkeiten zur Entwicklung bieten.

Obwohl viele Betriebe das letzte Jahr genutzt haben, um interne Prozesse zu optimieren, Reiserichtlinien anzupassen und das Travel Management neu aufzustellen, haben sich einige Unternehmen noch nicht ausreichend mit dem Bereich der Abrechnung auseinandergesetzt. Dabei kann die Umstellung auf ein digitales Auslagen- und Reisekostenmanagement zahlreiche Vorteile für Unternehmen haben.

Da in diesem Jahr zwar die Spesen aufgrund des Rückganges der Geschäftsreisen ein weitaus geringeres Ausmaß annahmen, stiegen im Gegenzug die Ausgaben für IT und Homeoffice Ausstattungen.

Die Einschränkungen im Reiseverkehr haben ihre Spuren hinterlassen und sind auch in der Budgetverwaltung sichtbar geworden. Grob geschätzt geht man von bis zu 90 % geringeren Spesenaufwendungen für Dienstreisen aus, die im Laufe der letzten Monate über digitale Abrechnungsprogramme eingereicht wurden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die betreffenden Unternehmen diese Kosten einsparen konnten. Durch die vermehrte Umstellung auf Remote Work und Homeoffice sind an anderer Stelle Kosten entstanden. Technische Ausstattungen am Heimarbeitsplatz waren notwendig, Bürobedarf und Büromöbel wurden angeschafft.

Viele dieser Aufwendungen konnten mit herkömmlichen Standardprogrammen zur Reisekostenabrechnung jedoch nicht bearbeitet werden, so entstand für manche Buchhaltungsabteilungen ein zusätzlicher Arbeitsaufwand.

Dass die analoge Reisekostenabrechnung sehr aufwendig und zeitintensiv sein kann, ist kein Geheimnis. Umso häufiger haben bereits zahlreiche Unternehmen den Weg der Digitalisierung in diesem Bereich beschritten. Aufgrund der Entwicklungen der letzten Monate sind auch viele Firmeninhaber und Selbstständige, die den Einsatz technischer Hilfsmittel noch nicht geplant hatten, auf eine digitale Abrechnung umgestiegen.

Innovative Tools für Reisekostenabrechnungen erobern die digitale Welt nahezu im Sturm. Viele dieser Programme sind aber auch in Zeiten des Reisestillstandes nutzbar und können als Auslagen Management eingesetzt werden.

Wer effizient und wirtschaftlich arbeiten möchte, kommt am Einsatz digitaler Technik nicht vorbei. Lange vorbei sind die Zeiten, in denen Belege von Hand sortiert, erfasst und abgeheftet wurden. Weitaus zeitsparender geht dies mithilfe von speziellen Softwareprogrammen. Die Zeit, die dadurch gespart wird, können Mitarbeiter mit wichtigeren Dingen füllen.

Auch die Fehlerquote bei der analogen Bearbeitung von Spesen ist weitaus höher als bei der digitalen Abrechnung.

Bei der Auswahl an möglichen Abrechnungsprogrammen ist es nicht leicht den Überblick zu bewahren. Wir sagen Ihnen, worauf es bei der Wahl des richtigen Tools zum Reisekosten- und Belegmanagement ankommt.

Funktionen, die ein digitales Auslagen Management haben sollte:

Achten Sie darauf, dass das ausgewählte Tool auf Ihre Bedürfnisse anpassbar ist und sämtliche Bereiche in der Reisekosten- und Belegabrechnung abdeckt. Das Ziel sollte eine Zeit- und damit auch Kostenersparnis sowie die Entlastung Ihrer Mitarbeiter und des Finance Teams sein.

Wirtschaftliches Handeln kann die Kosten in Ihrem Unternehmen senken, dazu zählt auch der Einsatz von entsprechenden Tools.

Alteingefahrene Prozesse, die nicht mehr zeitgemäß sind, kosten Geld. Überdenken und optimieren Sie diese. Die Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt, dass sich Anforderungen schnell ändern können. Nutzen Sie die Möglichkeit zur Automatisierung, um den Workflow zu verbessern und den Aufwand für die einzelnen Mitarbeiter zu senken.

Die permanente physische Anwesenheit der Mitarbeiter ist oft nicht mehr gegeben, da viele Unternehmen vermehrt auf Homeoffice setzen oder Angestellte in anderen Ländern haben. Dadurch wird eine digitale Belegabrechnung notwendig.

Betriebe, die nach wie vor analog arbeiten, benötigen weitaus mehr Zeit für die Abrechnung. Das Weiterleiten der Belege, unzählige Excel-Tabellen und Freigaben mit Unterschrift verzögern die Auszahlung.

Der zunehmende Einsatz an technischen Neuerungen macht es notwendig auch im wirtschaftlichen Sektor mit der Zeit zu gehen und sich auf den digitalen Wandel einzulassen.

Lernfähige Systeme, die erweiterbar sind und an die sich ändernden Gegebenheiten und Bedürfnisse angepasst werden können, bieten Betrieben eine effizientere Arbeitsweise und mehr Spielraum in der Durchführung.

Die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten ist wichtiger denn je, so sind Anwendungen, die auch auf mobilen Endgeräten durchführbar sind, im klaren Vorteil. Ein übersichtliches und intuitiv benutzbares User Interface ist ebenso Voraussetzung für effektives Arbeiten, wie Schnittstellen zu bereits vorhandenen Buchhaltungsprogrammen oder dem Finanzamt.

Last but not least hilft eine laufende Aktualisierung und Synchronisierung der Daten stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben und ohne Zeitverlust zu arbeiten. Neben den Grundfunktionen sollte die passende Anwendung allerdings auch auf die individuellen Bedürfnisse der User abgestimmt werden können.

Was die Nutzer brauchen, ist in erster Linie ein Tool, welches hilft den Mitarbeitern Zeit zu sparen und somit in weiterer Folge dem Unternehmen Geld.

Die Reisebranche ändert sich, gehen Sie mit der Zeit und optimieren Sie noch heute Ihre Reisekostenabrechnung mit dem Tool von Lanes & Planes.

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