Verpflegungsmehraufwand verbuchen

Berechnen Sie die Verpflegungsmehraufwendungen Ihrer Reisen korrekt. Eine genaue Dokumentation der Mitarbeiter ist dazu unabdinglich.

Verpflegungsmehraufwendungen - So sollten Sie vorgehen

Um Verpflegungsmehraufwendungen richtig zu berechnen gibt es einige Dinge, die man beachten muss. Eine genaue Dokumentation des Reiseverlaufs des Mitarbeiters ist dabei die Grundvoraussetzung. Das heißt:

  • Wann ist der Mitarbeiter von zu Hause oder dem Büro aus gestartet, um seine Dienstreise anzutreten?
  • In welches Land ist er gereist, bzw. wurden mehrere Länder bereist?
  • Von wann bis wann hat sich der Mitarbeiter jeweils dort aufgehalten? Die genaue Uhrzeit ist wichtig!
  • Um wie viel Uhr wurde die Dienstreise beendet?
  • Beachten Sie, dass sich die Beträge der Verpflegungspauschalen teilweise innerhalb eines Landes unterscheiden können, so z.B. in Frankreich:

Haben Sie dies korrekt abgebildet, so lässt sich ermitteln, welche Verpflegungspauschalen als Berechnungsgrundlage anzusetzen sind.

Nun gilt es die tatsächlich anzusetzenden Verpflegungskosten zu ermitteln:

  • Vom Unternehmen geleistete Ausgaben für Verpflegung, z.B. Frühstück im Hotel
  • Vom Mitarbeiter geleistete Spesen für die er in Vorleistung gegangen ist, z.B. eingereichter Bewirtungsbeleg
  • Vom Unternehmen tatsächlich genehmigte Auslagen, für die der Mitarbeiter in Vorleistung gegangen ist

Werden die Verpflegungskosten übernommen, so muss die steuerfreie Tagespauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzung beträgt 20% für ein Frühstück und je 40% für Mittag- bzw. Abendessen. Z.B.: Bei einer Geschäftsreise innerhalb Deutschlands muss die Verpflegungspauschale um 9,60 € (40%) gekürzt werden, wenn dem Mitarbeiter das Mittagessen ersetzt wird.

An dem gesamten Prozess sind in der Regel mindestens drei Parteien beteiligt:

  1. Der Mitarbeiter, der seine Reisekostenabrechnung einreicht
  2. Der Vorgesetzte, der die Reiserichtlinien bestimmt, bzw. im Genehmigungsprozess involviert ist
  3. Der Buchhalter und oder der Steuerberater, der die Belege prüft / verbucht

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Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen lassen

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Wenn man den gesamten Prozess aufzeichnet, sieht man, dass dies zum einen sehr zeitaufwendig ist, aber auch, durch die vielen Schnittstellen eine hohe Fehleranfälligkeit in sich birgt. Nur wenn alle relevanten Buchungen, die eine Dienstreise betreffen auch in einem einzigen System abgebildet werden, können Prozesskosten als auch Fehlerquoten auf ein Minimum reduziert werden. Lanes & Planes ist darauf spezialisiert diesen Prozess, von der Buchung bis zur Abrechnung in einem Portal zu aggregieren, automatisch zu berechnen und transparent darzustellen.

Quelle: BundesfinanzministeriumSIS Online Nachrichten-Steuerrecht

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